2.5.2.3. Официальные и неофициальные (частные) документы

Официальные документы преимущественно отражают общественные связи, выражают коллективную точку зрения и являются результатом коллективного опыта. Официальные документы, как отмечают немецкие ученые, носят "служебный” характер (32, с.351). Данные документы составляются и утверждаются государственными или общественными органами, разными учреждениями и могут выступать в качестве юридического доказательства (например, постановления правительственных органов, приказы и распоряжения администраций предприятий и учреждений, карточки, протоколы заседаний собраний, отчеты и документы партийных и общественных организаций, с известными ограничениями, также газеты, книги, служебные характеристики, свидетельские показания и т.д. и т.п.).

Официальные документы могут быть только вербальными или статистическими, а чаще всего они сочетают в себе обе эти формы. Эти документы могут исходить как от одного лица, так и от того или иного учреждения. В зависимости от типа учреждения, от которого исходят официальные документы, они обладают своими информативными достоинствами и могут быть классифицированы следующим образом:

- документы, связанные с работой того или иного предприятия или социальной группы;

- документы, характеризующие какое-то общественное движение;

- документы, характеризующие какую-нибудь отрасль деятельности (например, документы министерства характеризуют руководимую им сферу деятельности);

- документы политического и государственного порядка.

В зависимости от характера и содержания документы можно разделить на следующие группы:

а) текущая документация - текущая переписка данного учреждения, директивы и приказы, входящая и исходящая документация, договоры и соглашения и пр. Анализ этой документации позволяет достичь тех же целей, которые обычно достигают с помощью других методов (опрос, наблюдение, эксперимент и др.) Текущую документацию используют и как вспомогательный источник информации и, как средство оценки достоверности всего исследования в целом;

б) документы периодического характера - отчеты (месячные, квартальные, годовые и т.д.), ведомости и т.п. Наиболее важный для социолога источник информации;

в) обзорные документы, носящие непериодический характер, - отчеты, доклады и акты различных комиссий, обследовавших определенное учреждение, рапорты и пр. (14, с.150-151).

Чтобы использовать официальные документы в социологическом исследовании, исследователь должен знать способы хранения документации и быть знакомым с основами архивного дела. Для исследователя чаще всего наиболее ценными бывают документы временного характера, так как на их основе часто удается проследить специально не учитываемые процессы, которые в совокупности позволяют получить более полную картину жизни организации или предприятия (34, с.278).

Все документы имеют определенные сроки хранения в организации и предприятии, где они были созданы. Они подразделяются на документы временного хранения и документы постоянного хранения. Время хранения зависит от ценности того или иного документа. Документы временного хранения через определенные сроки уничтожаются, а документы постоянного или длительного хранения через несколько лет передаются в иные архивы.

В нашей стране развита широкая сеть архивов: региональные архивы (республиканские, краевые, областные, районные); специальные (партархивы, профархивы); ведомственные (отраслевые), архивы учреждений, предприятий, организаций, ведомств и центральные государственные архивы.

В большинстве случаев при изучении проблем трудового коллектива социолог ограничивается анализом текущей документации, которая является результатом деятельности данного коллектива, имеет оперативный характер и относительно короткие сроки хранения. Если перед исследователем стоит задача изучить динамику социальных процессов или исследование носит региональный или межотраслевой характер, то ему приходится обращаться уже к другому кругу документальных источников.

Также официальные документы делят на документы государственных и административных учреждений и документы общественных организаций.

Неофициальные документы - это "данные, составленные по личному поводу или на основании прямого либо косвенного задания, и не имеют официального, "служебного" подтверждения их правильности и действенности со стороны партийных, правительственных, хозяйственных или научных органов и учреждений либо вообще не нуждаются в этом по своему содержанию и назначению" (32, с.352). Это могут быть как личные материалы, так и составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные исследователем на основе собственных наблюдений).

Основным критерием различения официальных и неофициальных документов выступает официальное, общественное признание или непризнание общезначимости содержания документа, объективной истинности высказываний в нем. Многие авторы подчеркивают, что для официальных документов характерна более высокая, по сравнению с неофициальными документами, степень обобщения (32, с.352).

Но необходимо иметь в виду, что возможность обобщения и объективная истинность официальных документов не являются сами собой разумеющимися и не вытекают автоматически из официального, служебного характера. Пригодность официальных документов для анализа в социологических исследованиях во многом зависит от направленности, замысла и задач документа, от отображенной в нем пространственной и временной ситуации, а также от заказчика, автора и характера обработки исходного материала.

Официальные документы обладают более высокой доказательностью и показательностью по сравнению с неофициальными документами, что делает их наиболее пригодными и наиболее важными для социологических исследований.

При анализе официальных документов возникает важная проблема - определение степени доверия к этим документам. Ведь то, что они носят официальный, служебный характер, не дает стопроцентную гарантию, что им присуща объективная истинность. Задача исследователя заключается в том, чтобы по достоинству оценить степень объективности содержащейся в них информации. Для этого, как указывал А.Г. Здравомыслов, исследователю необходимо знать по крайне мере следующие вещи:

"1. Какова была та непосредственная ситуация, в которой составлялся данный документ?

2. Кто конкретно имел отношение к составлению данного документа?

3. Каковы цели и задачи составления данного документа?

4. В чем состоит заинтересованность тех, кто составлял этот документ?

5. Каков способ обработки информации, применявшийся при составлении данного документа?" (14, с.151).

Ценность официальных документов заключается в объяснении основополагающих и относительно общезначимых, определенным образом детализированных социальных явлений, в том числе конкретных условий их существования, движущих сил, связей, взаимодействий и тенденций их развития.