3. Матэрыялы справаводства

3.1. Агульная характарыстыка

З таго часу як чалавек вымушаны быў перадаваць інфармацыю, ён шукаў для таго розныя шляхі. Можна было накіраваць свайго падначаленага, але вусная перадача інфармацыі магла сказіць яе сутнасць. Тады з’яўляецца неабходнасць у стварэнні дакумента (што ў перакладзе з латыні вызначаецца як «спосаб доказу»).

На працягу стагоддзяў узнікла мноства тыпаў і відаў дакументаў. Іх класіфікацыя праводзіцца па наступных крытэрыях.

1. Па спосабу фіксацыі інфармацыі іх дзеляць на пісьмовыя, графічныя, фона- і фотакінадакументы.

2. Па змесце: на арганізацыйна-распарадчыя, фінансава-разліковыя, забеспячэння і збыту і па асабістаму складу.

3. Па найменаванні: загады, пратаколы, распараджэнні, інструкцыі і г. д.

4. Па відах: тыповыя, прыкладныя, індывідуальныя, трафарэтныя.

5. Па месцы складання: унутраныя і знешнія.

6. Па галоснасці: сакрэтныя і несакрэтныя, для службовага карыстання. Сакрэтныя дакументы маюць асобую адзнаку аб сакрэтнасці: «совершенно секретно», «секретно» ці «К».

7. Па тэрмінах захавання: на дакументы пастаяннага, доўгачасовага (звыш 10 гадоў) і часовага (да 10 гадоў) захавання і г. д.

Асобную групу дакументаў справаводства складаюць службовыя пісьмы, тэлеграмы, тэлефанаграмы, якія маюць сваім прызначэннем перадачу тэрміновых паведамленняў.

У якасці асобных стадый стварэння дакументаў справаводства, як і іншых відаў дакументаў, можна акрэсліць:

чарнавік – дакумент у папярэдняй рэдакцыі;

арыгінал (аўтэнтык) – першы экземпляр дакумента, складзены ў адпаведнасці з пэўнымі патрабаваннямі;

копія – дакладнае ўзнаўленне арыгінала з паметай на правым верхнім ражку – копія. Копія можа быць заверана адпаведнай асобай;

дублікат – асобны від копіі, які выдаецца ў выпадку страты арыгінала і мае такую ж юрыдычную сілу, што і арыгінал.

Дакументы рэгіструюцца (складаюцца рэестры і інш.). Пры гэтым яны атрымліваюць пэўны нумар, дату рэгістрацыі.

Дзейнасць устаноў і асоб па стварэнні дакументаў называюць справаводствам (ад тэрміна справа). У сучасным разуменні справа – гэта сукупнасць дакументаў, якія датычацца аднаго пытання ці напрамку дзейнасці і змешчаны пад адной вокладкай.

Адрозніваюць справаводства дзяржаўных і судовых устаноў, палітычных партый і прыватных гаспадарак.

Любая выканаўча-гаспадарчая дзейнасць выяўляецца ў форме дакументаў і актаў. Дзяржаўныя ўстановы і асобы, надзеленыя дзяржаўнай уладай, зносяцца між сабой менавіта праз дакументы. Форма дакументаў дакладна вызначаецца і рэгулюецца заканадаўствам.

Дакумент – гэта матэрыяльны аб’ект з інфармацыяй, замацаванай пэўным спосабам для яе перадачы ў часе і прасторы. Дакументу папярэднічаюць падрыхтоўчыя і прамежкавыя матэрыялы. У друку вы можаце сустрэць такое вызначэнне, як афіцыйна-дакументальныя матэрыялы.

Афіцыйны дакумент – гэта дакумент, створаны арганізацыяй, установай ці службовай асобай і аформлены ва ўстаноўленым парадку.

Рух дакументаў ва ўстанове ці арганізацыі з моманту іх стварэння ці атрымання да завяршэння выканання ці адпрацоўкі называюць дакументазваротам.

Для стварэння дакументаў і працы з імі ва ўстановах звычайна існуюць спецыяльныя аддзелы, якія маюць назву «канцылярыя».