Тема 5. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания Теоретические вопросы темы

1. Регистрация как составная часть технологии делопроизвод­ства и информационно-поисковой системы по документам пред­приятия. Общие принципы и правила регистрации.

2. Назначение и основные цели регистрации.

3. Характеристика современных регистрационных форм. Состав реквизитов регистрационных форм и правила их заполнения.

4. Правила индексирования документов.

5. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы. Принципы формирования инфор­мационно-поисковых систем в условиях традиционной системы работы с документами.

Методические рекомендации

При изучении вопросов, входящих в данную тему, следует исходить из того, что регистрация документов - это, с одной сто­роны, составная часть технологии обработки документов, а с дру­гой - неотъемлемая часть информационно-поисковой системы по документам предприятия.

Являясь технологической операцией, регистрация позволяет за­фиксировать факт создания, отправления или получения докумен­тов. Это, в свою очередь, делает возможным учет документов, их поиск, а также осуществление контроля за сроками исполнения документов. Достижение этих целей возможно только при усло­вии рационально организованной системы регистрации. Поэтому, прежде всего, нужно изучить принципы и общие правила регист­рации, закрепленные в действующих нормативно-методических документах. При рациональной организации регистрации важно учитывать и то, какая организационная форма делопроизводства (централизованная, децентрализованная или смешанная) принята на данном предприятии.

Одним из основных является правило, в соответствии с ко­торым в пределах одного предприятия должна быть установле­на единая система индексирования документов, т. е. присвоения документам при регистрации условных обозначений - индексов, имеющих постоянное расположение составных частей. При этом важно понимать, как формируются индексы, и какое назначение имеет каждая часть, входящая в их состав.

Особое значение имеет выбор регистрационной формы. Сту­денты должны не только знать современные виды регистрацион­ных форм, но и понимать преимущества и недостатки каждой из них как при традиционной, так и при автоматизированной техно­логии обработки документов. При оценке возможности примене­ния той или иной системы регистрации следует учитывать объем документооборота организации, количество и состав документов, требующих учета и контроля за их исполнением, наличие средств автоматизации отдельных делопроизводственных операций или программных продуктов для комплексной автоматизации доку­ментооборота.

Следует уделить внимание составу информации о документах, которая вносится в регистрационные формы, и правилам их запол­нения. При изучении этого вопроса нужно исходить из того, что состав данных о документе напрямую связан с целями регистрации и зависит от того, к какому документопотоку относится документ: входящему, исходящему или внутреннему.

Таким образом, студенты должны знать современные требо­вания к организации регистрации документов и уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреж­дении.

Являясь частью информационно-поисковой системы по доку­ментам предприятия, регистрация связана с организацией справочно-информационной работы и последующей обработкой докумен­тов. Поэтому логическим продолжением данной темы является информационно-справочное обслуживание аппарата управления. Здесь ключевыми вопросами являются принципы построения ин­формационно-поисковых систем (ИПС), порядок использования информации (баз данных) о документах в оперативной управлен­ческой деятельности.