Тема 10. Подготовка и передача дел в архив организации Теоретические вопросы темы

1. Нормативно-методические документы федеральных архивных органов, содержащие требования к делам, сдаваемым в архив.

2. Основные требования к оформлению дел при их подготовке к передаче на дальнейшее хранение.

3. Описи дел. Правила составления и оформления описей.

4. Передача дел в архив организации.

Методические рекомендации

Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в делопроизводстве - подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение в архив организации.

Основные требования к порядку работы с документами на этом этапе содержатся в нормативно-методических документах, разра­ботанных архивными органами. С их проработки следует начинать изучение данной темы.

Студент должен знать, что правила подготовки документов для передачи в архив организации касаются не всей докумен­тации. Так, дела с документами временных (до 10 лет) сроков хранения могут храниться в тех структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечении срока хранения уничтожать­ся. Та их часть, которая передается в архив, также после оконча­ния срока хранения уничтожается. Поэтому правила подготовки дел распространяются только на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые обязательно должны переда­ваться в архив организации. Важно понимать, что от соблюдения установленных в настоящее время требований во многом зависит будущая сохранность документации и возможность ее дальней­шего использования.

Подготовка дел предусматривает их полное оформление. Прежде всего, следует знать, что полное оформление дела скла­дывается из ряда операций, таких, как подшивка дела или его пе­реплет, нумерация листов и т. д. Каждая операция производится по соответствующим правилам, сформулированным с учетом пос­ледующего хранения дел в архиве. Следует обратить внимание на форму и состав информации листа-заверителя дела и внутрен­ней описи, их назначение. Кроме того, на данном этапе работы с документами предусматривается полное оформление обложек дел. Часть реквизитов выносится на обложку дела при его заве­дении, поэтому нужно знать, какие сведения уточняются, корректируются или дополнительно вносятся при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Изучая данную тему, студент должен знать, какие виды описей составляются в современных организациях и каково конкретное назначение каждой из них, правила их составления и оформления. Следует обратить внимание на различия в формах разных видов описей, последовательность расположения дел в описи и т. д.

Также нужно знать, что при заполнении определенных граф описи, например графы «Заголовок дела», опираются на номен­клатуру дел. Кроме того, в номенклатуре зафиксированы сроки хранения документов. Это позволяет распределить дела в описи на отдельные категории по срокам хранения (для дел долговре­менного хранения).

Не менее важным вопросом является оформление описей. Описи дел постоянного и временного хранения оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Сле­дует обязательно учитывать то, что разные виды описей име­ют свои особенности в оформлении и удостоверении. Поэтому нужно уметь определять состав должностных лиц, принимаю­щих участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.