Тема 8. Формирование и хранение дел в делопроизводстве Теоретические вопросы темы

1. Понятие «формирование дел». Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел и хранению документов в делопроизводстве.

2. Организация и общий порядок формирования дел. Принципы систематизации документов внутри дел.

3. Правила формирования документов различных категорий в дела.

4. Частичное оформление дела.

5. Организация хранения и использования документов после завершения работы с ними.

6. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение.

7. Регламентация требований к составлению номенклатуры дел в современных нормативно-методических документах.

8. Правила составления номенклатуры дел. Классификационная схема номенклатуры. Источники определения сроков хранения дел.

9. Особенности оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Методические рекомендации

Тема логически продолжает одну из предыдущих тем: «Орга­низация документооборота». В нее включены вопросы, связанные с систематизацией и хранением документов, законченных дело­производством.

Студент должен знать общие принципы систематизации до­кументов и правила группировки в дела отдельных категорий до­кументов, изложенные в современных нормативно-методических документах.

Сформированные дела определенное время хранятся в струк­турных подразделениях и используются для наведения различных справок. При изучении этих вопросов нужно уяснить, что в данном случае речь идет об обеспечении сохранности документов, поэтому установлен специальный порядок выдачи документов из закончен­ных (сформированных) дел. Также важно обратить внимание на особые требования к хранению и порядку выдачи некоторых видов документов негосударственных коммерческих организаций.

Существенную роль в понимании и усвоении темы играют вопросы, связанные с номенклатурой дел предприятия или уч­реждения. Рассматривая номенклатуру дел как основу для фор­мирования документов в дела, следует уяснить, как именно нуж­но использовать информацию, включенную в номенклатуру, при систематизации управленческих документов.

Существующие виды номенклатур дел, форма номенклатуры, требования к ее составлению регламентированы рядом действу­ющих нормативно-методических документов. В частности, форма номенклатуры дел унифицирована. Однако при использовании унифицированной формы необходимо знать правила заполнения каждой графы. Особое внимание необходимо уделять формулиров­кам заголовков дел, их расположению внутри номенклатуры, опре­делению сроков хранения каждого дела. Следует уяснить возмож­ности использования перечней документов в качестве основных источников по изучению состава и содержания документов, уста­новления сроков хранения и обеспечения единства оперативного и архивного хранения документов конкретной организации.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводственной организации?

2. В соответствии с какими общими правилами составляется номенклатура дел?

3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?

4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел разных категорий документов? Каков порядок их расположения в номенклатуре?

5. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?

6. Что понимается под термином «формирование дел»?

7. Каков порядок систематизации документов внутри дел?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?