8. Использование совместных приложений Microsoft Office

8.1. Построение диаграмм с помощью Microsoft Graph

График или диаграмма являются эффективным способом представления табличных данных. Для запуска Microsoft Graph выполнить следующее:

1. Установить курсор в место вставки диаграммы.

2. Выполнить команду Вставка, Объект. Откроется диалоговое окно Вставка

объекта. На вкладке Создание выбрать Microsoft Graph из списка Тип объекта и нажать кнопку ОК. Или выполнить команду Вставка, Рисунок, Диаграмма.

3. Microsoft Graph будет запущен, появятся образец диаграммы, таблица данных и панели инструментов Microsoft Graph. В строку меню добавятся пункты: Данные и Диаграмма.

Таблица данных Microsoft Graph состоит из строк и столбцов. Строки таблицы пронумерованы от 1 до 3999, а столбцы помечены А, В, С…АА, АВ, АС, и т.д., до столбца EWU. Пересечением каждой строки и столбца является ячейка, в которую можно ввести текст или число. В таблице Microsoft Graph не могут использоваться формулы.

Образец таблицы данных состоит из условных трёх строк или рядов данных: Восток, Запад, Север. Ряды данных содержат точки данных, которые вычерчиваются вдоль оси Y (вертикальной оси) диаграммы как столбцы, строки или сектора круговой диаграммы. Первый столбец таблицы данных содержит имена рядов, которые идентифицируют каждый ряд данных. Эти имена отображаются в легенде диаграммы. В первой строке таблицы данных содержатся метки категорий. Метки категорий используются при разметке горизонтальной оси (ось категорий).

Чтобы выбрать тип размещения данных на диаграмме, необходимо нажать кнопку По строкам или По столбцам на панели инструментов Стандартная или выбрать команду По Строкам или По столбцам из меню Данные.

При запуске Microsoft Graph по умолчанию строится объёмная (трехмерная) гистограмма по данным, взятым из образца таблицы данных. С помощью Microsoft Graph можно создать и другие типы диаграмм. Диаграммы могут содержать дополнительные элементы, облегчающие их чтение и понимание. Например, можно добавить заголовки, легенду, метки осей, метки данных или линии сетки.

Для редактирования диаграммы необходимо выделить ее, щелкнув дважды по ней, а затем выполнить следующее:

1. Выполнить команду Данные, Тип диаграммы или воспользоваться кнопкой на панели инструментов, чтобы изменить тип диаграммы.

2. Выполнить Данные, Параметры диаграммы для добавления элементов диаграммы.

3. Воспользоваться командами форматирования пункта меню Формат, предварительно выделив элемент, который необходимо форматировать.

Для удаления диаграммы нажать кнопку Вырезать на панели инструментов или клавишу Delete, предварительно выделив диаграмму одинарным щелчком.

8.2. Создание структурных схем с помощью организационной диаграммы

Организационная диаграмма используется для более наглядной и интересной подачи материала. Для добавления диаграммы можно воспользоваться командой Вставка, Организационная диаграмма или панелью инструментов Рисование. Кроме организационной диаграммы существуют и другие типы диаграмм:

• диаграмма Венна (для отображения областей перекрывания элементов);

• циклическая диаграмма (для иллюстрации процессов, имеющих продолжительный цикл);

• пирамидальная диаграмма  для отображения базисно-надстроечных связей);

• целевая диаграмма (для отображения шагов, ведущих к намеченной цели);

• радиальная диаграмма  для отображения связей элементов с основным элементом).

При добавлении или изменении диаграммы вокруг неё отображается полотно, ограниченное непечатаемой границей с маркерами управления размерами. С помощью команд изменения размера диаграммы можно увеличить полотно или убрать лишнее пространство, придвинув границу ближе к диаграмме.

Для ввода текста в какой-либо элемент диаграммы, щёлкнуть по нему левой кнопкой мыши и ввести нужный текст либо щёлкнуть этот элемент правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить текст.

Чтобы добавить новый элемент, нажать кнопку Добавить фигуру на панели инструментов Организационная диаграмма (выводится вместе с диаграммой). Для изменения макета диаграммы (обычный, двусторонний, левосторонний, правосторонний) предназначена кнопка Макет.

Чтобы применить готовый стиль (отформатировать диаграмму целиком), нажать кнопку Автоформат на панели инструментов Организационная диаграмма, а затем выбрать нужный стиль в диалоговом окне Библиотека стилей диаграмм. Части диаграмм форматируются так же, как любые другие фигуры, – посредством добавления цвета и текста, изменения толщины и типа линии, добавления заливки, текстуры и фона. Для форматирования отдельного элемента диаграммы необходимо щёлкнуть этот элемент правой кнопкой мыши, затем отменить действие автоформата и выбрать команду Формат автофигуры.