VII. Работа с данными при помощи Запроса – Выборки.

До этого мы говорили о способах ввода информации в БД. В режиме таблица можно выполнить многие операции с данными: просмотреть, сортировать, фильтровать, обновить, печатать. Теперь пришло время изучить способы ее извлечения. Одним из наиболее полезных функций современных БД являются функции создания запросов, которые позволяют задавать «вопросы» БД. Достаточно часто необходимо на основе данных делать вычисления или просматривать данные из нескольких таблиц сразу. Выбрать нужные данные можно с помощью запроса. Результат выполнения запроса можно видеть на экране.

При выполнении созданного вами запроса – выборки, Accessсоздает набор записей, содержащий выбранные данные. С этим набором можно работать, как и с таблицей, однако, в отличие от реальной таблицы этот набор записей физически не существует в БД. Он создается только во время выполнения определенного запроса.

После того, как вы научитесь создавать формы и отчеты, вы обнаружите, что запрос является наилучшим способом выделения именно тех данных, которые вам необходимы.

Accessпозволяет создавать следующие типы запросов:

• Запросы-выборки.Используются для извлечения данных из таблиц, базируясь на критериях, указанных в запросе. Это наиболее часто используемый тип запросов.

• Активные запросы(запросы-действия). Используются для выполнения действий над записями, которые отвечают условиям, указанным в запросе. Этот тип запросов позволяет изменять или перемещать данные, создавать новые таблицы или удалять записи из таблицы.

• Итоговые запросы.Используются для подсчета средних, суммарных данных и других суммарных расчетов.

• Перекрестные запросы.Частный случай итоговых запросов. Используются для суммирования данных в табличной форме, основываясь на критериях, указанных в запросе.

• И другие запросы.

1. Создание Запроса – Выборки.

Перед созданием запроса необходимо обдумать структуру запроса. Примите решения по следующим вопросам:

• Какая таблица (таблицы) содержат нужную информацию

• Правильно ли установлены отношения между этими таблицами

• Тип запроса, который необходим

• Условия и критерии, которые должны выполняться для интересующих Вас записей

• Расчеты, если необходимо

• Порядок сортировки

• Имя, которое следует дать запросу.

Для создания запроса щелкните по корешку Запрос и кнопке Создать в окне БД. Появится диалоговое окно создания запроса. Также как и в случае создания таблицы,Accessпредложит вам несколько методов создания запроса.

Диалоговое окно «Создать запрос» предлагает пять основных типов запросов и методов их создания.

• Конструктор.Выбор этого пункта вызовет чистый бланк запроса к выбранной вами таблице (бланкQBE)

• Простой запрос. Создаст запрос к полям, которые вы выберете

• Перекрестный запрос.Суммирует данные в табличной форме

• Повторяющиеся записи.Обнаруживает повторяющиеся записи в таблице

• Записи без подчинения. Обнаруживает в таблице записи, у которых нет соответствующей записи в связанной таблице.

Для каждого типа запроса Accessзапрашивает необходимую информацию. Для каждого запроса необходимо указать таблицу или запрос, на основе которых будет построен новый запрос.