8. Избыточность данных

Например, рассмотрим БД, в которой декан хранит данные о студентах и их успеваемости.

Дата	Студент	Группа	Номер зачетки	Предмет	Срок сдачи	Вид контроля	Преподаватель	Оценка
31.12.98	Петров Петр	411	980020	Математика	31.12.98	Экз	Иванов А.А.	Отл
31.12.98	Иванов Иван	411	980001	Математика	31.12.98	Экз	Иванов А.А.	Удовл
31.12.98	Степанов Степан	412	970251	СХМ	26.12.98	зачет	Лобов Н.Н.	зачет
25.12.98	Петров Петр	411	980020	СХМ	25.12.98	зачет	Лобов Н.Н.	зачет
31.12.98	Зайцев Михаил	412	980120	Математика	4.01.99	экз	Иванов А.А.	Хорошо
4.01.99	Иванов Иван	411	980001	Математика	31.12.98	Экз	Иванов А.А.	Хорошо

Всегда наблюдается избыточность данных, если они хранятся таким образом, для того, чтобы устранить избыточность, значения полей могут храниться отдельно.

Пример для всего курса

Студент

Преподаватель

Успеваемость

Учебный план

При таком построении БД избыточность данных минимальная.

9.Пример БД

Можно заметить, что первый столбец каждой таблицы содержит неповторяющиеся номера. Это - первичные ключи. Некоторые из этих номеров появляются в столбцах других таблиц (это не ошибка!). Это указывает на связь между строками, использующими конкретное значение первичного ключа, и той строкой, в которой это значение является первичным ключом.

Например поле «преподаватель» в таблице «учебный план»определяет, каким преподавателем читается определенный курс. Значение поля «преподаватель» устанавливает связь с таблицей «Преподаватель», которая дает информацию об этом преподавателе. Очевидно, что преподаватель, который читает данный курс существует, т.е. значение поля «преподаватель» присутствует также и таблице «преподаватель». В этом случае мы говорим, что система находиться в состоянии целостности на уровне ссылок.

II. Общее представление об ms Access.

Microsoft Access – это система управления реляционными базами данных, разработанная специально для графической среды Windows. При помощи Microsoft Access можно выполнять следующие задачи:

• Организовывать данные в легко управляемые связанные элементы.

• Вводить, модифицировать и находить данные.

• Извлекать данные, базируясь на определенных критериях.

• Создавать собственные формы и отчеты.

• Автоматизировать часто используемые задачи по управлению БД.

• Создавать графики и диаграммы.

Работая с MS Access, вы можете пользоваться практически всеми удобствами, представляемыми MS Windows.

Например, при разработке запросов, форм, отчетов и макросов используется способ «перетащить и оставить», можно выделить в таблице некоторое поле, перетащить его и вставить в отчет на нужное место.

Возможно работать с несколькими объектами: можно открыть несколько таблиц или других объектов и расположить их окна на экране так, как удобно внутри окна Access.

1.Объекты Access.

Прежде чем начать создавать БД в Microsoft Access , неплохо будет разобраться в том, что является компонентами БД Microsoft Access. В других СУБД термин «БД» обычно относится только к файлам, в которых хранили данные. В Access БД включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые вы определяете для автоматизации работы с ними. MS Access называет объектами все, что может иметь имя, то что можно выбрать и чем можно манипулировать. В БД Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Объект	Описание
Таблица	Объект, который вы определяете и используете для хранения данных. Каждая таблица включают информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит столбцы - поля, в которых хранятся различного рода данные, например, адрес или фамилия студента, и строки, которые называются записями. В записи собрана вся информация о конкретном предмете (человеке, изучаемой дисциплине).Т.о. таблицы состоят из строк и столбцов, напоминают электронные таблицы. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи ) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Запрос	Вызывает данные из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными пользователем критериями. Можно создать запрос на выбор, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких уже существующих таблиц
Форма	Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображение их на экране, редактирования, печати или управления работой программы. Выводит на экран информацию из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате. Форма может выводить данные из одной или более таблиц, запросов.
Отчет	Объект, который предназначен для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем, выводить отчет на принтере, его можно посмотреть на экране. Нельзя редактировать данные
Макрос	Автоматизирует наиболее часто выполняемые действия по работе с БД на основе указанных пользователем команд и событий. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий.
Модуль	Объект, который содержит программу на MS Access Basic