Раздел IV. Составление и оформление документов. Современные требования к формуляру документов

Тема 12. Гост как основа стандартизации и унификации

Понятие стандарта. Стандарты как нормативно-методическая основа регулирования делопроизводства. Периодичность пересмотра стандартов. Стандартизация в соответствии с законодательством как один из способов упорядочения деятельности в области технического регулирования. Принципы осуществления стандартизации.

Стандартизация. Унифицированная система документации (УСД). Унифицированный документ. Основные унифицированные на настоящий момент системы документации (плановая, отчетно-статистическая документация, первичная учетная документация, расчетно-денежная, ОРД (организационно-распорядительная документация) и др.).

Унифицированная система ОРД – наиболее часто используемая группа документов. Устанавливаемые ею требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Тема 13. Форма документа. Реквизит документа

Постоянный реквизит документа. Переменный реквизит документа. Бланк документа. Рабочее поле документа. Служебное поле документа. Формуляр-образец документа (существование типового формуляра у каждого вида документа: приказа, служебной записки, письма, договора, акта, заявления и под.).

Основные реквизиты документа (в соответствии с новым ГОСТом Р 6.30-2003): дата документа; регистрационный номер документа; подпись; оттиск печати; поля; адресование, текст документа, отметка об исполнителе документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др. Состав реквизитов, совокупность которых придает документу юридическую силу: наименование организации-составителя и ее код; наименование формы документа и ее код; дата, номер документа и подпись лица, ответственного за содержание документа.

Тема 14. Текстовые нормы документа

Текстовые нормы. Структура текста

Выражение в текстовом документе основного содержания управленческого решения или действия. Обязательное требование составления документа на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством о государственных языках.

Заданность формуляром документа его текстовых норм. Несколько степеней жесткости текстовых норм: образец-матрица, образец-модель, образец-схема.

Отражение унификации текстов документов в рубрикации. Использование рубрикации. Заголовки и подзаголовки как важное средство рубрикации. Требования к заголовкам.

Содержательное членение связного текста документа. Традиционное – на две части: мотивирующую и излагающую решения, рекомендации и т. п. Документы, состоящие из одной части (второй).

Рекомендуемое деление текста на абзацы.

Деление документов на простые и сложные в зависимости от количества затронутых в них вопросов.

Раздел V. Деловые бумаги (тексты канцелярского подстиля)

Тема 15. Основные принципы составления делового и частного официального письма

Основные принципы составления делового и частного официального письма: композиция, содержательное наполнение, устойчивые языковые формулы.

Деловые письма. Основные характеристики деловых писем. Виды деловых писем. Сопроводительное письмо. Письмо-просьба. Письмо-запрос. Письмо-напоминание. Письмо-ответ. Письмо-сообщение. Письмо-подтверждение. Информационное письмо. Гарантийное письмо. Письмо-предложение. Письмо-требование. Письмо-извещение. Письмо-приглашение. Письмо-поздравление.

Композиционные части письма. Смысловые части письма.