2. Инструктаж.

Другой важной функцией является инструктаж. Самым эффективным методом инструктажа является собрание, на котором присутствуют все, кто будет выполнять работу. Это дает людям возможность задавать вопросы и выяснять то, что непонятно.

Искусство инструктажа состоит из следующих навыков:

• Подготовка состоит в способности заранее продумывать и планировать сообщение.

• Разъяснение состоит в способности объяснить что-либо или делать что-либо доступным для понимания.

• Упрощение состоит в способности облекать сложные задачи в простые формы.

• Оживление - это способность оживить предмет. Необходимо использовать живой язык и даже трюки, юмор, проводить инструктаж с энтузиазмом.

• Быть самим собой и при этом помнить о том, как важно уметь управлять своими нервами и вести себя естественно перед аудиторией.

Инструктаж означает не только сообщение, которое исходит сверху. Руководитель должен быть готов к обратной связи, а так же знать о том, что происходит внизу.

3. Мотивация.

Работая с коллективом, руководитель должен использовать все принципы мотивации и удовлетворения от работы. Для того, чтобы мотивировать коллектив, руководитель должен выяснить, каких поощрений добиваются сотрудники, и руководить так, чтобы за хорошую работу они получали поощрения. При этом необходимо помнить о том, что удовлетворение потребностей отдельного работника не должно происходить за счет всего коллектива. Задача руководителя, в данном случае, состоит в поддержании баланса между тремя сторонами: задание, коллектив и личность.

4. Организация.

Под организацией понимается создание структуры, позволяющей коллективу эффективно выполнить работу. Такая структура может быть краткосрочной, то есть рассчитанной на выполнение определенного проекта, или более длительной. При наличии большого коллектива и сложного задания разумно разбить коллектив на автономные группы или передать руководство группой отдельным работникам. Или наоборот, руководитель может просить группы самим выбрать себе руководителей. Однако, какой бы ни была структура, необходимо определить четкое разграничение обязанностей.

Некоторые организации имеют структуры, которые оставались неизменными с момента образования, но было бы ошибкой предполагать, что такие структуры останутся неизменными и впредь. Для того, чтобы выжить в современных условиях, организационные структуры должны быть динамичными и реагировать на быстрые технические изменения. По этой причине многие организации приглашают консультантов по менеджменту, чтобы обсудить изменение культуры организации, хотя изменение в культуре может привести к изменению в структуре. Не все структурные изменения должны исходить сверху. Например, руководитель мог бы начать с рассмотрения оптимального размера рабочей группы. Если она очень большая или передача полномочий не срабатывает, то структура может распасться. Правило Адаира гласит: работать в группах от пяти до пятнадцати человек, но все будет зависеть, в конечном итоге, от задания, которое надо выполнить, и от способности руководителя передавать полномочия.

Таким образом, мы пришли к выводу о том, что организация работы, особенно это касается планирования и использования времени, является решающим фактором для эффективного руководства.