2.6. Порядок проведення інвентаризації, особливості закриття рахунків та ведення головної книги на підприємстві
Контроль обліку адміністративних витрат здійснюється шляхом проведення інвентаризації. Інвентаризація – метод перевірки стану і зберігання сировини, матеріалів, готової продукції та інших цінностей на об’єктах підприємства, що є важливим засобом контролю за роботою матеріально відповідальних осіб.
Інвентаризація є однією із складових частин методу бухгалтерського обліку і важливим методом ревізії, засобом перевірки збереження цінностей на об’єктах підприємства. Інвентаризація на підприємстві проводиться інвентаризаційною комісією, яку очолює керівник підприємства за обов’язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальної особи. Одержавши розпорядження про перевірку певних найменувань цінностей, інвентаризаційна комісія разом із працівниками обліку перевіряє повноту і правильність записів документів у складських книгах чи картках.
Адміністративні витрати, пов’язані з управлінням і обслуговуванням підприємства, обліковуються на рахунку 92 «Адміністративні витрати». Дані дебету цього рахунка відображають витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу, їх службові відрядження, утримання основних засобів та інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського призначення (оренда, амортизація, комунальні послуги, охорона, юридичні, аудиторські послуги, комунальні послуги, поштово-телеграфні, канцелярські витрати); суми обов’язкових платежів зіставляють із документами, які обґрунтовують достовірність їх здійснення. Облікова документація під час ревізії досліджується за сутністю і змістом.
Адміністративні витрати обліковуються на цьому рахунку до кінця року наростаючим підсумком, а в кінці його списують на фінансові результати основної діяльності (рахунки 79 «Фінансові результати»). На рис. 2.4 відобразимо схему обліку адміністративних витрат ТОВ «Нива експо».
Рис. 2.4. Схема обліку адміністративних витрат ТОВ «Нива експо»
ТОВ «Нива експо» веде облік Головної книги, де відображається початкове сальдо, поточні обороти та сальдо на кінець звітного періоду (місяця, кварталу, року) за кожним синтетичним рахунком. Головну книгу на підприємстві використовують для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки зроблених записів за окремими рахунками і складання звітного Балансу та інших форм звітності.
Незважаючи на те, що ці витрати не належать до собівартості продукції, ревізору все ж таки необхідно визначити, яку питому вагу займають ці адміністративні витрати в загальному обсязі випущеної продукції і при необхідності дати пропозиції щодо скорочення витрат апарату управління.
У всіх випадках, у першу чергу, ревізор повинен перевірити обґрунтованість кошторисів цих витрат. Потім порівнюють ці дані (в цілому і за окремими статтями) з фактичними витратами, що відображені в обліку, встановлюють і досліджують причини економії чи перевитрат за кожною статтею витрат. Бувають випадки необґрунтованого зменшення витрат за тими або іншими статтями, де допущено перевитрати, і відповідно збільшуються витрати на тих статтях, за якими є економія. Для виявлення цих фактів доцільно здійснювати співставлення сум, зазначених у звітах, із розмірами витрат, що відображені в регістрах аналітичного обліку. Одночасно потрібно перевірити правильність віднесення цих витрат за первинними документами на окремі статті витрат.
При ревізії адміністративних витрат з’ясовують обґрунтованість списання товарно-матеріальних цінностей і коштів на підставі недостовірних актів і бухгалтерських довідок.
При перевірці витрат на утримання апарату управління перевіряють правильність їх відображення, тому що деякі підприємства відносять перевитрати коштів окремих статей на інші види витрат. Наприклад, витрати на відрядження порівнюють із документами та встановленими лімітами. При цьому з’ясовують правильність віднесення витрат на відрядження на відповідні рахунки бухгалтерського обліку за даними авансових звітів і первинних документів.
При ревізії також перевіряють транспортно-заготівельні витрати та обґрунтованість їх списання. При їх перевірці необхідно враховувати можливість приписок не перевезених вантажів, що призводить до необґрунтованої собівартості реалізованої продукції.
Висновки, пропозиції та рішення інвентаризаційної комісії оформляють протоколом, який підписується всіма членами комісії. На основі представлених пояснень і матеріалів інвентаризації керівник підприємства встановлює характер виявлених нестач, лишків і втрат та відповідно до діючого законодавства визначає порядок зарахування пересортиць (перекриття недостач одних сортів цінностей лишками інших).
У процесі ревізії правильність відображення результатів інвентаризації цінностей перевіряють суцільним способом. Встановлюють достовірність відображення в бухгалтерському обліку результатів інвентаризації цінностей і особливо уточнюють відповідність даних обліку цінностей їх фактичним залишкам згідно з інвентаризаційним описом. З’ясовують, чи немає випадків проведення інвентаризації без виведення їх результатів у порівняльній відомості і відображення в обліку або перекриття нестач, виявлених в одному інвентаризаційному періоді, лишками наступного інвентаризаційного періоду.
Таким чином, одним з основних видів контролю за обліком адміністративних витрат є інвентаризація, яка проводиться у визначені терміни спеціально сформованою інвентаризаційною комісією.