Розділ 1. Організаційні основи облікового процесу тов «Нива експо» Житомирської області

1. Роль і значення організації обліку в системі управління підприємством

Поняття «організація» - це впорядкування і налагодження діючої системи обліку. Організація передбачає досягнення і збереження стану певної впорядкованості елементів системи в цілому, підтримку якісної визначеності.

Організація обліку - це система впорядкованих дій зі створення системи обліку, що включає складання облікових регістрів і первинних носіїв облікової інформації, облікову політику підприємства, організацію облікового процесу.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції. Її призначення - удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці.

Організація бухгалтерського обліку знаходиться безпосередньо в компетенції власників підприємства або уповноваженого органу (посадової особи). Тобто власник або виконавський орган (посадова особа) несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, зберігання документів, регістрів і звітності впродовж встановленого терміну (але не менше 3-х років), [27, c.185].

Організація бухгалтерського обліку здійснюється з моменту створення підприємства, оскільки вона в подальшому безпосередньо впливає на ефективність бухгалтерського обліку.

Предметом організації обліку є об’єкти й методи організації облікового,

контрольного та арифметичного процесів, праця людей, зайнятих на цих процесах та її забезпечення для нормального функціонування. Предмет організації бухгалтерського обліку охоплює:

- обліковий процес;

- працю людей, які здійснюють облік;

- забезпечення достовірності обліку, контролю і аналізу.

Методом організації бухгалтерського обліку є сукупність способів і прийомів, за допомогою яких забезпечують відображення господарської діяльності підприємства в обліку. Елементами методу є:

- документація - відображення господарських операцій в первинних документах, що надає даним бухгалтерського обліку юридичну силу. Документ письмово підтверджує здійснення господарської операції і є підставою для відображення її в обліку;

- інвентаризація - спосіб перевірки фактичної наявності товарно- матеріальних цінностей і грошових коштів шляхом перерахунку, зважування,

обміру з подальшим порівнянням отриманих даних про кількість активів з даними бухгалтерського обліку. За наявності розбіжностей (надлишків або нестач) встановлюють їх причини і винних осіб з відображенням в обліку отриманих результатів у тому місяці, в якому проводили інвентаризацію;

- система бухгалтерських рахунків - призначена для відображення господарських операцій з обліку наявності й руху господарських засобів і їх джерел;

- подвійний запис - спосіб відображення господарських операцій за кореспондуючими рахунками бухгалтерського обліку, при якому дотримуються відповідності записів за дебетом одного рахунку і кредитом іншого рахунку;

- оцінка (грошова) - застосовують для відображення різноманітних господарських засобів в єдиному грошовому вимірнику для узагальнення показників в обліку;

- калькуляція- спосіб підрахунку всіх витрат підприємства, які формують собівартість готової продукції, з тим, щоб скориставшись цим показником, беззбитково визначити відпускну вартість одиниці готової продукції;

- бухгалтерський баланс - одна з форм фінансової звітності, що складають на дату балансу на підставі показників за рахунками бухгалтерського обліку в єдиному грошовому вираженні. Відображає загальну вартість господарських засобів підприємства і загальну суму джерел їх формування. Інші форми звітності, так само як і баланс, за допомогою системи взаємопов'язаних показників відображають за звітний період наростаючим підсумком результати фінансово-господарської діяльності підприємства.

Найважливіше місце в усій системі організації обліку на підприємстві займає організація облікового процесу, яку можна називати також процедурою бухгалтерського обліку. Це - послідовність організації бухгалтерських дій з відображення операцій у обліку. Вона є чітко визначеною, порушення в ній хоча б однієї ланки не дозволить отримати результат бухгалтерського обліку - бухгалтерський баланс і бухгалтерську звітність. Тому бухгалтерська процедура, яка здійснюється у межах облікового процесу, є основоположною в системі організації обліку. Без її знання неможливе здійснення облікового процесу - процесу послідовності організації облікових робіт.

Організація бухгалтерського обліку - це процес, який має певні етапи. Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації — документах, [29, c.103].

Документи з огляду на їх велику кількість та різноманітність потріб­но систематизувати. Звідси окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною окремою темою альбомів первинних документів. Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди. Тому, організуючи первинний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

Важливим аспектом організації первинного обліку є забезпечення його нормального функціонування, для чо­го потрібні технічні засоби організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інформації.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те, що його організація є дуже важливим об’єктом. Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та їх перегрупування з метою отримати потрібну результатну інформацію.

Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов, і насамперед від технічної озброєності працівників обліку, наявності обчислювальної техніки, її виду, типу.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період. Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного обліку.

Формування підсумкових показників, складання звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Отже, організація бухгалтерського обліку - це цілеспрямована діяльність керівників підприємства по створенню, постійному впорядкуванню та удосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів. Характерні особливості бухгалтерського обліку як процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.