1.6. Інформаційне та технічне забезпечення облікового процесу

Інформаційна система обліку — це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромадження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.

У сучасній концепції організації інформаційних систем у різних предметних сферах виокремлюють дві частини: забезпечувальну та функціональну. Кожна з них у свою чергу складається з підсистем.Склад цих підсистем однорідний у різних інформаційних системах і відповідно до Державного стандарту охоплює: інформаційне, технічне, програмне, математичне, організаційне, правове забезпечення.

Система інформаційного забезпечення передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо. Технічне забезпечення сучасних інформаційних систем — це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, периферійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передачі та обміну даними, комунікаційне обладнання, мережеве обладнання, засоби мультимедіа тощо.

Математичне забезпечення — це сукупність економіко-математичних методів, моделей та алгоритмів оброблення інформації, які є в інформаційній системі.Організаційне забезпечення передбачає власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх його підсистем як єдиного цілого.Правове забезпечення — це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції та правовий статус інформаційної системи.

Але якою б не була інформаційно-комунікаційна система, вона завжди міститиме складові, без яких не може існувати жодна інформаційна система: програмне забезпечення, база даних (база знань).

Програмне забезпечення — це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції. Програмне забезпечення здійснює ефективний пошук потрібної інформації і подання її користувачеві у най-зручнішій формі на екран дисплея або в інший спосіб незалежно від форм зберігання інформації.

База даних — це набір даних, ефективно організованих так, щоб з ними було легко працювати. Вони будуються на системах управління базами даних (СУБД): FoxPro, Access, Oracle та інших. База даних— це програмні засоби, що дають організаціям змогу здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних. Вони є важливим компонентом системи інформаційного забезпечення управління підприємством. У ній зберігається інформація про господарську діяльність підприємства за визначений період (обліково-аналітичні дані, дані прохід виробничої діяльності, про виробництво готової продукції, конкретні замовлення та їх виконання), про постачальників, покупців, клієнтів, їх потреби, наявне у них обладнання, товари, строки гарантійних зобов’язань, фінансовий стан, укладені договори, історію співробітництва, розмір націнок та знижок.

Бази даних допомагають працівникам підприємства розв’язати конкретні прикладні задачі, які виникають у ході практичної діяльності, а також є інформацією для стратегічного аналізу і планування.

База знань забезпечує повне й адекватне передавання найсучасніших знань у конкретній галузі користувачеві системи. Вона містить теоретичні і практичні відомості бухгалтерського обліку, економічного, стратегічного та фінансового аналізу, дані наукових розробок, технологій, що використовуються на практиці, рекомендацій, які у пам’яті комп’ютера зберігаються у різних формах: у вигляді текстових, графічних, аудіовізуальних, піктографічних та інших файлів, [22, c. 56].

Крім програмного забезпечення працівники бухгалтерської служби повинні бути забезпеченні бухгалтерськими журналами, газетами ( «Все про бухгалтерський облік», «Дебет-Кредит», «Баланс»), а також слідкувати за прийняттям нових законів та змін на правовому порталі – Ліга:Закон.

Все про бухгалтерський облік — всеукраїнська професійна бухгалтерська газета. Має зручну для роботи структуру, виходить українською та російською мовами, відрізняється оперативністю, актуальними спецвипусками і добіркою необхідних бланків звітності.

Дебет-Кредит — професійний бухгалтерський тижневик, аналітичне видання України, що містить оперативну, ємну і доступну інформацію, цікаві коментарі та статті для практикуючих бухгалтерів, фінансистів і аудиторів, а також глибока аналітика і кілька варіантів вирішення складних ситуацій дозволить бухгалтеру прийняти правильне рішення.

Баланс - український бухгалтерський журнал, що містить коментарі законодавчих документів, інтерв'ю та статті, що відображають позиції ДПАУ, ФСС, Мінстата, Мінфіну, з роз'ясненнями не чітко прописаних моментів законодавства бухгалтера, ПСБУ, законопроекти.

Ліга:Закон - це інформаційно-правова система нового покоління з щодня оновлюваними даними і зручними інструментами для пошуку і роботи. Інструменти дозволяють швидко знайти і проаналізувати правову інформацію за будь-який відрізок часу, оцінити ситуацію і прийняти вірне рішення. Якість продукту підтверджено стандартами, двадцятьма роками лідерства на ринку і 160-ма тисячами користувачів, які вже зробили свій вибір і не представляють повсякденну роботу без правових систем.

Крім вище сказаного, у всіх спеціалістів, в тому числі, у працівників бухгалтерської служби, повинен бути доступ до всесвітньої мережі Інтернет, що є однією з складових програмного забезпечення. Інтернет — це всесвітня система взаємосполучених комп'ютерних мереж, що базуються на комплекті інтернет-протоколів. Завдяки даному джерелу інформації в доволі коротки терміни можна дізнатися всі новини, що відбулися в плані законодавчої, виконавчої бази та інших видів інформації.

Таким чином, аналіз практики діяльності українських організацій дає підстави констатувати, що необхідно використовувати обліково-аналітичного забезпечення для того, щоб формувати фінансові результати достовірно і правильно. Своєю чергою, це допоможе організаціям орієнтуватися у подальшому розвитку, підвищує їх конкурентоспроможність і стійкість.