УП Культура управления - 2006

31

Доклад на тему «Управление людскими ресурсами»

Содержание

Введение 1. Основная часть:

–описание группы людей, определение ее роли и цели;

–анализ работы группы с точки зрения эффективности выполнения ее задачи и влияния на организацию;

–основные теории мотивации в управлении людскими ресурсами

2.Выводы

3.Рекомендации менеджеру по улучшению эффективности работы группы на благо организации

Введение Каждый человек непредсказуем, группа людей тем более. Членство

в группе оказывает большое влияние на поведение человека. Понимание сил, оказывающих это влияние, может очень помочь менеджерам, так как его эффективность связана со способностью хорошо действовать в качестве члена руководящей группы и управлять собственной рабочей группой.

Описание группы людей, определение ее роли и цели Группой называется объединение общей целью двух или более людей,

взаимодействующих друг с другом так, что каждый из них влияет на окружающих, а окружающие влияют на каждого.

Любая организация состоит из большого количества малых групп, которые можно разделить на командные и рабочие группы. Эти два типа относятся к категории формальных групп, созданных по воле руководства для организации производственного процесса. Но из социальных взаимоотношений рождается вторая категория – неформальные группы, спонтанно образовавшиеся, вступающие в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели, обладающие следующими характеристиками:

–социальный контроль;

–сопротивление переменам;

–появление неформальных лидеров;

–слухи;

–снижение эффективности.

Чтобы справиться с потенциальными проблемами и овладеть выгодами неформальных групп, руководство должно их признать и работать с неформальными группами, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных групп, разрешать им участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

32

Группы проходят целую серию этапов развития, прежде чем созреют до результативной деятельности. Такие этапы были классифицированы Такменом следующим образом:

1)формирование. Группа еще не является группой как таковой. Это просто скопление отдельных людей. На этом этапе цели группы обсуждаются наряду с названием, руководством, кругом возможных дел. Люди будут стремиться проявить в группе свою индивидуальность;

2)становление (детство). Группа проходит через конфликтный этап, который следует непосредственно за первичным (обычно ложным) консенсусом. Цели, руководство, роли и нормы могут оспариваться. Возможно проявление скрытых личных целей, поэтому можно ожидать определенной враждебности. Если эта стадия успешно контролируется, то она может привести к формированию более реальных целей (задач) и методов. Этот этап особенно важен

вформировании чувства доверия в группе;

3)нормирование (зрелость). Группа устанавливает нормы и модели работы, в рамках которых она работает. Будет большое количество преднамеренных экспериментов, которые члены группы будут проводить для определения «температуры» группы и установления их уровня ответственности;

4)работа (старость). Только после успешного прохождения предыдущих трех этапов группа сможет достичь оптимального уровня работы.

Для группы, в которой задача четко определена и рассматривается

всеми как чрезвычайно важная, первые три этапа могут быть пройдены в течение первых нескольких часов работы группы. Однако для большинства групп эти этапы растягиваются на более длительный период, это необходимо осознавать при составлении проектов и программ, ради которых группа комплектуется.

Цели, которым может служить группа, разнообразны. Рассмотрим следующие назначения групп в организации:

–распределение работы;

–осуществление управления работой и контроля;

–решение проблем и принятие решений;

–сбор идей и информации;

–обработка информации;

–осуществление координации и связи;

–поднятие чувства ответственности и причастности к делу;

–ведение переговоров или разрешения конфликтной ситуации;

–проведение расследования или наведения справок о прошлой деятельности и т. д.

Если все члены группы имеют одни и те же цели, то группа будет высоко эффективной. Однако не стоит забывать о личных целях людей, которые могут не иметь ничего общего с объявленными целями группы (и даже могут противоречить им): сокрытие прошлых ошибок, введение оппонента в смущение, желание произвести впечатление на кого-то и т. д. В группе, где развиты доверие и открытость, отдельные люди могут отказаться от личных целей. Если

33

есть какая-то внешняя угроза для всех («общий враг»), отдельные члены группы также будут склонны к принятию групповых целей.

Под ролью в организации понимается обособленная совокупность задач, функций и работ, выполнение которых предполагает закрепление их за работником. Очень важным является правильное построение роли и формирование верных предпосылок в отношении содержания, сущности и места данной роли в системе организации. Реализацией этого условия являются:

–ясность роли;

–приемлемость роли.

Анализ работы группы с точки зрения эффективности выполнения ее задачи и влияния на организацию Под эффективностью понимается степень реализации цели группы,

а также удовлетворение, которое испытывают члены группы оттого, что состоят в ней. Решающие факторы для эффективности группы изображены на рис. 6.

данные	привходящие факторы	результаты
группа	привходящие факторы
		продуктивность
задача (задание)	стиль руководства
		личное удовлетворение
окружение	мотивация

Рис.6. Решающие факторы для эффективности группы

1. Данные Группа

Размер группы. Чем больше группа, тем больше разнообразие навыков

изнаний, но меньше возможностей у каждого ее члена для участия в работе

идля осуществления влияния. Исследования показывают, что для эффективной работы группы в ней должно быть 5-7 человек, но для выхода на хороший уровень по совокупному опыту необходимо, чтобы группа была больше. По мере увеличения ее размера группа рискует стать менее эффективной, может появиться тенденция к ее разделению на меньшие подгруппы.

Состав группы. Под составом понимается степень сходства личностей

иточек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Если члены группы во многом похожи, то может сформироваться удовлетворенная (счастливая) группа, однако исследования показывают, что результативная группа должна обладать определенным уровнем опыта, на который она сможет опираться. В группе должны быть члены, которые могут делать разнообразные вклады в работу группы и вырабатывать более качественные решения.

34

Групповые нормы – нормы, принятые группой и оказывающие влияние на поведение отдельной личности, а также на направление работы группы: на достижение целей организации или на противодействие им. Групповые нормы можно классифицировать:

–гордость за организацию;

–достижение целей;

–прибыльность;

–коллективный труд;

–планирование;

–контроль;

–профессиональная подготовка кадров;

–нововведения;

–отношения с заказчиком;

–защита честности и т. д.

Нормы показывают членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них.

Сплоченность группы – это мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Сплоченность влияет на эффективность работы группы и всей организации. У таких групп меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия, а производительность их труда выше, чем в не сплоченных группах. Руководство может влиять на эффект сплоченности групп посредством собраний, совещаний, установления глобальных целей и т.д.

Групповое единомыслие. Это тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление с тем, чтобы не нарушать гармонию группы. В атмосфере группового единомыслия первостепенная задача для отдельной личности – держаться общей линии в обсуждении, даже если он или она имеет иную информацию или убеждение. Когда налицо групповое единомыслие, возрастает вероятность посредственного решения, которое никого не заденет. Так как проблема решается менее эффективно, вся необходимая информация и альтернативные решения не обсуждаются и не оцениваются.

Конфликтность. Подбирая состав группы необходимо уделить внимание такому понятию как конфликтность. Состав группы должен быть разнообразным, но при активном обмене мнениями это может привести к внутригрупповым спорам и другим проявлениям открытого конфликта. Поэтому любому руководителю необходимо особое внимание уделить причинам конфликта и путям выхода из него.

Статус членов группы. Исследования показали, что члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Однако это далеко не всегда ведет к повышению эффективности. Для определения статуса можно воспользоваться следующими факторами:

–старшинство в должностной иерархии;

–название должности;

35

–расположение кабинета;

–образование;

–информированность;

–накопленный опыт и т. д.

Роли членов группы. Чтобы группа функционировала эффективно, каждый ее член должен способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Существуют две основные направленности ролей:

1)целевые роли распределяются таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их (инициирование деятельности, поиск информации, сбор мнений, предоставление информации, высказывание мнений, проработка, координирование, обобщение);

2)поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее поддержанию и активизации жизни и деятельности группы (поощрение, обеспечение участия, установление критериев, исполнительность, выражение чувств группы).

Задача (задание)

Тип задачи определяет вид требуемой группы, ее размер, продолжительность ее выполнения, ее важность и определенность. После определения данных аспектов любой задачи можно точно выявить наиболее подходящий состав группы, сроки выполнения задания и предполагаемый результат.

Окружение Все группы работают в каком-то окружении. Обычно это организация,

подразумевающая определенные условия и накладывающая некоторые ограничения на свободу деятельности групп. Организация имеет определенные нормы относительно способов ведения дел, стиля собрания и т. п. Позиция группового лидера и самой группы в рамках организации будет сказываться на ее эффективности, производительности и моральном состоянии. Даже простой аспект физического расположения будет сказываться на группе (территориальная близость улучшает взаимодействие). Воздействие обычно способствует сотрудничеству, в то время как физические барьеры могут помешать группе. Таким барьером может стать размещение членов группы на различных местах или даже на различных этажах одного здания.

2. Привходящие факторы и стиль руководства Подразумеваются те аспекты групповой работы, которые могут быть

модифицированы за короткий промежуток времени (с учетом данных групп) для того, чтобы повысить производительность группы или степень удовлетворения членов группы. И важным фактором здесь является то, как осуществляется руководство. Если лидер ведет себя несообразно обстоятельствам и взглядам группы, это будет сильно сказываться на выполнении задания и удовлетворенности людей. Не стоит забывать о процессах, с помощью которых группа выполняет свои задачи и поддерживает себя (табл. 4).

	36
		Таблица 4
	Процессы в группе
Функции задач		Функции поддержки
Инициирование		Поощрение
Поиск информации		Поиск компромиссов
Диагностирование		Поддержание миролюбивой обстановки
Выяснение мнения		Уточнение
Оценка		Подведение итогов
Принятие решений		Установка норм

Здесь функции задачи – это все то, что должно произойти в эффективно работающей группе (в порядке, приведенном в табл. 4), если подразумевается, что к задаче подходят систематически. Когда группа достигла стадии «выполнения» важны функции поддержки, чтобы группа продолжала быть продуктивной.

Основные теории мотивации в управлении людскими ресурсами

Мотивация – это обобщенное существительное, используемое для описания факторов, которые заставляют людей работать; это больше, чем удовлетворение. Понятие «мотивация» основывается на осознании индивидуальных потребностей людей, работающих самостоятельно или в группах. Систему потребностей людей рассматривали разные теоретики (рис. 7).

Теория			Теория		Теория			Теория
Маслоу			Альфреда		Герцберга			МакКлелланда
Потребность					Мотивирующие			Потребность
самовыражения					факторы			достижения
			Потребности		достижения
			роста		признания
Потребность					Процесс работы
признания и					Ответственность
самоутверждения					продвижения			Потребность
								властвования
Потребность в			Потребность		Факторы здоровья
принадлежности и			связи		Политика и
причастности					управление
					Техническое
					руководство
Потребность					Оплата труда			Потребность
безопасности					Взаимоотношения			соучастия
			Потребность		с руководством
			существования		Условия работы
Физиологические
потребности

Рис. 7. Основные теории мотивации

37

Можно сказать, что мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Управление посредством приказов и заданий менее эффективно по сравнению с управлением посредством личных целей работников и целей фирмы. Это превращает необходимость выполнить задание из внешнего «приказа» во внутреннее побуждение личности, причем выполнение целей организации вызывает чувство внутреннего удовлетворения у сотрудника.

Благодаря успешной мотивации:

–улучшаются результаты труда за счет использования всей квалификации и способностей сотрудников (улучшается качество товаров и услуг, уменьшается текучесть кадров, увеличивается прибыль предприятия, улучшается общественное мнение о фирме и т. д.);

–облегчается работа менеджера: трудовой процесс становится самоуправляемым.

Правильное обеспечение мотивации достигается при использовании

иучете трех взаимосвязанных ожиданий:

–затраты труда – результат (чем больше поработаешь, тем лучше будет результат);

–результат – вознаграждение;

–ценность вознаграждения для данного человека.

По существу можно сказать, что наиболее успешными способами мотивации являются те, которые действуют через удовлетворение потребностей.

Потребность – это осознанное внутреннее психологическое или физиологическое ощущение недостатка чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Классификация потребностей приведена на рис. 7.

Все данные теории располагают потребности по принципу иерархии. Потребности у разных людей сильно отличаются, они будут оказывать влияние на цели, к которым стремятся люди, и на результаты, которые они рассматривают как вознаграждение.

Выводы Проведя анализ работы группы по предложенным параметрам, можно

сделать точную оценку деятельности коллектива и его руководителя.

Рекомендации Данный пункт в контрольной работе предназначен для того, чтобы после

детального анализа предложить конкретные пути по усовершенствованию работы группы и компетентности руководителя в управлении коллективом.

38

Задание 3

Вас пригласили провести лекцию-беседу со студентами другой группы (курса) на тему «Руководство и структура организации». Выступление должно занять 40 мин, необходимо подготовить раздаточный материал, в котором изложить содержание своего выступления. Материал должен включать несколько частей.

А. Краткое изложение идей теоретиков и специалистов в области руководства и стиля управления (30 %).

Б. Описание приложений идей курса из части А к вашей организации и оценка их применимости (30 %).

В. Дискуссию о влиянии стиля управления на структуру вашей организации (30 %).

Процент соответствует максимально возможной оценке за каждую часть задания; еще 10 % присуждается за структуру и ясность изложения.

В конце задания, в отдельном коротком параграфе опишите, чему вы научились при его выполнении. Работа над этим параграфом поможет закрепить полученные знания и проанализировать процесс обучения. Этот параграф не оценивается и не учитывается в лимите слов на задание.

Примечание Форма представления ответа на это задание существенно отличается

от способа представления двух предыдущих заданий. Раздаточный материал должен быть написан в таком виде, чтобы им было удобно пользоваться. Следовательно, он должен быть представлен не в виде доклада, а в виде списка положений.

Настоящее задание разработано с целью развития компетентности студента как менеджера:

–в письменных сообщениях;

–при анализе стилей руководства менеджера;

–при оценке применимости теории к работе организации.

Ваш ответ не должен превышать 1 000 слов. Доля настоящего задания в общей оценке за все письменные задания курса составляет 30 %.

Рекомендации к выполнению задания Работа над предложенным заданием заключается в изучении теорети-

ческого материала, его анализе, выборе основных идей и оформлении в виде лекции-беседы.

Лекция требует логического построения; доступности в изложении материала; применения управленческого языка; использования схем, таблиц, рисунков при оформлении раздаточного материала; беседу в виде вопросника или обсуждения практических ситуаций.

39

Закрепление изученного материала отражается на практическом примере по ходу лекции, в конце лекции или в беседе. В тексте лекции должны быть:

–необходимость изучения данной темы;

–основные понятия и их взаимосвязь;

–краткое описание идей теоретиков;

–практическое применение теорий и т. д.

Для облегчения работы над заданием ниже дан развернутый план лекции и библиографический список, приведенный в конце данного учебного пособия.

Лекция-беседа на тему: «Руководство и структура организации»

План

Введение

1.Понятие «руководство»

2.Основные инструменты руководства:

2.1.Сила:

а) ресурсов; б) положения; в) личности; г) специалиста

2.2.Влияние

2.3.Власть а) принуждение;

б) вознаграждение; в) традиции; г) эталон

3.Характеристика стилей руководства и основные теории в этой области (на примере одной из теорий).

4.Понятие «структура организации» и «уровня управления»

5.Основные виды структур:

5.1.Линейная

5.2.Функциональная

5.3.Матричная

Выводы

Доклад к лекции «Влияние стиля руководства на структуру организации»

Раздаточный материал к докладу

40

Задание 4

Из опыта вашей работы выберите изменение в вашем подразделении или организации (или в любой другой известной вам организации), которое произошло под действием внешних сил. Напишите доклад одному из руководителей вашей организации.

А. Описать изменение (10 %).

Б. При помощи СТЭП-анализа описать вызвавшие это изменение конкретные факторы (20 %).

В. Проанализировать изменение с помощью теории поля сил, предложенной Левиным (15 %).

Г. Проанализировать сопротивление, которое было оказано данному изменению, и конфликт, который возник в процессе изменения; объяснить способы их устранения (25 %).

Д. Сделать выводы на основе вышеуказанного анализа, предложить рекомендации по улучшению планирования и управления изменением, какие уроки можно извлечь для организации по планированию в будущем (20 %)?

Процент соответствует максимально возможной оценке за каждую часть задания; еще 10 % присуждается за структуру и ясность изложения задания. В отдельном параграфе в конце задания опишите, чему вы научились при его выполнении. Работа над этим параграфом поможет вам закрепить полученные знания и проанализировать процесс обучения. Этот параграф не оценивается и не учитывается в лимите слов на задание.

Форма представления этого задания – доклад (см. задание 1), для иллюстрации вашего анализа используйте графики и диаграммы.

Настоящее задание разработано с целью развить вашу компетентность как менеджера при написании сообщений, анализе внешних факторов, воздействующих на организацию, планировании, управлении и проведении изменений в рабочей ситуации.

Ответ не должен превышать 1 500 слов. Доля настоящего задания в общей оценке за все письменные задания курса составляет 30 %.

Доклад на тему: «Управление изменениями»

Содержание

Введение. 1.Основная часть:

1.1.описание изменения;

1.2.описание внешних факторов, вызвавших изменение, при помощи СТЭПанализа;

1.3.анализ изменения с помощью поля сил, предложенного Левиным;

1.4.анализ сопротивления, которое было оказано данному изменению, и конфликт, который возник в процессе изменения, и объясните, как они были устроены;

2.Выводы на основе вышеуказанного анализа.

3.Рекомендации по улучшению планирования и управления изменением.