20. Учетные регистры, их виды и формы

После бухгалтерской обработки содержание первичных документов подлежит регистрации в учетных регистрах. Они предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и отчетности.

Учетные регистры – это типографски отпечатанные или же полученные с помощью ЭВМ (ПЭВМ) специальные формы, предназначенные для отражения и обобщения в них однородных хозяйственных операций. Они могут быть представлены в виде специальных таблиц (бланков), книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм, а также дискет и дисков к ПЭВМ.

Регистры бухгалтерского учета на бумажном или машинном носителях информации должны содержать названия, период регистрации хозяйственных операций, Ф.И.О. и подписи лиц, ответственных за его ведение.

По внешнему виду учетные регистры бывают свободными листами (открываются на месяц, не скреплены между собой), карточками (открываются на год, хранятся в картотеках), книгами (все листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

По назначению и объему содержания информации учетные регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для записи операций по синтетическим счетам и субсчетам без пояснительного текста и только в денежном выражении.

Регистры аналитического учета предназначены для отражения однородных операций по аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении.

Комбинированные регистры совмещают в себе синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам.

По видам учетных записей регистры делятся на: хронологические (записи производятся по мере осуществления операций в хронологическом порядке), систематические (записи производятся по синтетическим счетам с использованием способа двойной записи), комбинированные (сочетают систематическую и хронологическую записи).

21. Способы ведения записей в учетные регистры

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах осуществляется в определенном порядке на основании обработанных первичных документов.

Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Разноска производится на основании проставленной на документах корреспонденции счетов.

По характеру записи делятся на униграфические и диаграфические.

Униграфическая запись является односторонней, т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту (например, записи на забалансовых счетах).

Диаграфическая запись – двойная, когда каждая хозяйственная операция отражается по дебету одного и по кредиту другого счета. Диаграфические записи от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на простые, сложные, сторнировочные и обратные.

Простая учетная характеризуется тем, что по дебету одного счета и по кредиту другого записывается одна и та же сумма.

В сложной учетной записи дебет одного счета корреспондирует с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета – с дебетами нескольких счетов.

Сторнировочные записи являются исправленными и суммы записываются красным цветом, т.е. вычитаются.

Обратные записи образуются путем перемены мест дебета и кредита.

Записи в учетные регистры подразделяются на хронологические (по мере их совершения), систематические (запись по определенной системе, например, по синтетическим счетам), комбинированные, совмещающие в себе хронологическую и систематическую записи.

В зависимости от техники записей в учетные регистры различают ручные и машинные записи.

При ручном способе записи должны быть аккуратными, без помарок, с четко написанным текстом и цифрами, без приписок в пробелах между строк. В конце месяца в учетных регистрах подсчитывают итоги: по вертикали (по графам), по горизонтали (по строке).

Общая сумма итоговой строки и итоговой графы контролируется «на уголок».

Записи в учетные регистры осуществляются двумя способами: линейным и шахматным.

Сущность линейного способа заключается в том, что суммы по дебету и по кредиту одного и того же счета, записываются на одной строке, но в разных графах.

Сущность шахматной записи заключается в том, что сумма хозяйственной операции записывается только один раз на пересечении строки и графы и представляет собой дебет одного и кредит другого счета.