22. Способы выявления и исправления ошибок в учетных записях

При подсчете итогов и сверке записей в учетных регистрах обнаруживаются ошибки. При этом нужно отыскать тот регистр, в котором была допущена ошибка. Для отыскания ошибки применяется способ пунктировки, при котором все записи в учетном регистре повторно сверяются с первичными документами. Для исправления ошибок используются три способа:

1. Корректурный.

2. Дополнительная запись.

3. Отрицательная запись (сторно).

Корректурный способ состоит в том, что неправильно записанное число зачеркивается одной тонкой линией, а сверху над ним записывается правильное число. Нельзя вычеркивать одну цифру из числа, ноль в середине или в конце числа. Исправление ошибки корректурным способом может производиться в том случае, если ошибка обнаружена до подсчета итогов. Исправление ошибки оговаривается «исправлено» и удостоверяется подписью лица, исправившего ошибку, с указанием даты.

Дополнительная запись применяется в том случае, если ошибка допущена в корреспонденции счетов и записана сумма меньшая, чем нужно или когда операция вообще не была отражена. В этом случае, ранее сделанная запись остается без изменения, а на недостающую сумму делается обычная дополнительная запись в той же корреспонденции счетов.

Отрицательная запись (сторнировочная) применяется в том случае, когда в указанной корреспонденции счетов нужно уменьшить сумму, либо исправить корреспонденцию счетов. Разница между правильной и неправильной суммой записывается красным цветом. В бухгалтерском учете сумма записанная красным цветом является отрицательным числом и должна вычитаться.

В денежных, банковских документах никаких способов исправления ошибок нет. Такой документ должен быть составлен заново.

После подсчета итогов в регистре, но до внесения их в Главную книгу, исправление производится в предусмотренных для этого, после итогов, свободных строках или графах на основании специально составленной справки.

После перенесения итогов в Главную книгу никакие исправления в учетных регистрах не допускаются. Необходимое исправление оформляется специально составленной бухгалтерской справкой. Эта справка записывается прямо в Главную книгу.

23. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимаются порядок (комплекс) сочетания различных видов взаимосвязанных регистров синтетического и аналитического учета, а также последовательность и способы учетных записей в них.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: количество принимаемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид; сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета; последовательность и способы записей в них; степень использования средств вычислительной техники; связь учетных записей с отчетностью.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, упрощенная и автоматизированная.

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания данных первичных учетных документов. Поэтому в синтетические счета записывается не каждый отдельный документ, а итоги однородных операций с одинаковой корреспонденцией счетов. Аналитический учет, как правило, совмещается с синтетическим в одном учетном регистре.

Основным регистром журнально-ордерной формы учета является журнал-ордер. В нем учет ведется по кредитовому признаку. Одновременно ведутся ведомости к журналам-ордерам по дебетовому признаку (ж/о № 1, 2). Записи и в журналы-ордера и в ведомости ведутся в хронологическом порядке. Многие журналы-ордера предназначены для ведения учета только по одному счету, а по некоторым счетам – один журнал-ордер предназначен для нескольких счетов. Журналы-ордера являются регистрами синтетического учета, а некоторые из них предназначены для ведения синтетического и аналитического учета, т. е. являются комбинированными регистрами.

Журналы-ордера имеют линейную или шахматную форму графления таблиц. Они бывают безтекстовые, не имеющие пояснительного текста, а лишь содержащие типовую корреспонденцию счетов и текстовые, в которые записи производятся подробно в специально отведенных таблицах и разделах.

Кроме журналов-ордеров используются ведомости, разработочные таблицы, Главная книга.

Ведомость предназначена для отражения оборотов по дебету различных счетов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Разработочные таблицы предназначены для группировки оборотов по кредиту различных счетов с целью подготовки записей в журналы ордера.

Главная книга является регистром синтетического учета, в которой для каждого счета отводится отдельная страница, а по каждому счету записывается сальдо на начало и на конец месяца, обороты по дебету и по кредиту.

Существует два варианта журнально-ордерной формы учета:

1. Полная, состоящая из 16 журналов-ордеров. Она используется на крупных предприятиях.

2. Сокращенная, включает 8 журналов-ордеров, которая используется на средних и малых предприятиях.