Office 2007. Самоучитель

22	Занятие 1. Начинаем работу

Список (List) — простой список всех файлов и папок с маленькими значками (см. рис. 1.3);

Таблица (Details) — список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;

Свойства (Properties) — отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;

Просмотр (Preview) — предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.

9.Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Эскизы (Thumbnails), Рядом (Tile) èëè Значки (Icons), щелкните на них правой кнопкой мыши и в подменю Упорядочить значки (Arrange Icons) контекстного меню выберите нужную команду сортировки значков.

СОВЕТ

Для упорядочения файлов по одному из признаков в режиме просмотра Таблица (Details) достаточно щелкнуть на заголовке столбца данного признака.

10.Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле

Имя файла (File Name).

11.Щелкните на кнопке Открыть (Open). Содержимое файла появится в окне Word.

12.Список кнопки Открыть (Open), показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения (Open Read-Only) запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию (Open as Copy) создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть в обозревателе (Open in Browser) позволяет открыть файл в веб-браузере. Пункт Открыть с преобразованием (Open wuth Transform) позволяет открыть файл в формате расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language) и использовать для него файл преобразования в формате XSL (Extensible Stylesheet Language). Пункт Открыть и восстановить (Open and Repare) позволяет восстановить файл, поврежденный при внезапном сбое в работе компьютера.

Ðèñ. 1.5. Варианты открытия файла

СОВЕТ

Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, щелкните на кнопке Office, и в правой части появившегося меню будут перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.

Текст

23

Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office 2007, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).

Текст

Текст — основа большинства документов. Приложения Office 2007 предлагают набор разнообразных инструментов ввода, редактирования и форматирования текста. Основные операции для работы с текстом идентичны во всех программах комплекта Office 2007.

Упражнение 3. Ввод текста

Чтобы наполнить только что созданный документ текстовым содержанием, выполните следующие шаги.

1.Введите обращение Дорогой Илья Александрович и нажмите клавишу Enter.

2.Затем введите текст Мы рассмотрели ваше предложение, и оно заинтересовало нашу компанию. К сожалению, вы не указали возможные сроки поставки пробных образцов. Сообщите их как можно скорее.

Обратите внимание, что по достижении правого края страницы программа сама переносит строки, и пользователю не нужно нажимать клавишу Enter в конце каждой строки.

3.Дважды щелкните на слове указали, и программа выделит его. Введите слово сообщили. Новое слово заменит выделенное.

4.Чтобы изменить точку в первой строке текста на восклицательный знак, щелкните правее точки. Текстовый курсор переместится в конец строки.

5.Нажатием клавиши BackSpace удалите точку, затем введите восклицательный знак (!).

ПРИМЕЧАНИЕ

Клавиша BackSpace удаляет символ слева от текстового курсора, а клавиша Delete стирает символ справа от курсора.

6.Протащите указатель мыши по словам К сожалению, чтобы выделить их, и нажмите клавишу Delete èëè BackSpace. Указанные слова будут удалены.

7.Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажмите клавишу . Будет выделена буква â.

8.Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home). В появившемся диалоговом окне Шрифт (Font) установите флажок Все прописные (All caps), как показано на рис. 1.6.

9.Щелкните на кнопке OK. Буква â будет преобразована к верхнему регистру.

24	Занятие 1. Начинаем работу

Ðèñ. 1.6. Диалоговое окно Шрифт

Упражнение 4. Форматирование текста

Для ввода простого текста, созданного в предыдущем упражнении, нет смысла пользоваться мощным текстовым процессором Word, вам вполне хватит возможностей программы Блокнот (Notepad). Не забывайте, что вы работаете с одним из лучших офисных приложений. Попробуйте немного приукрасить текст.

1.Для короткого письма шрифт в 11 пунктов кажется слишком мелким. Поэтому щелкните на кнопке Главная Редактирование Выделить (Home Editing Select), как показано рис. 1.7, и в появившемся меню выберите команду Выделить все (Select All), чтобы выделить весь текст.

2.Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Шрифт

(Font) вкладки Главная (Home).

3.В списке Размер (Size) открывшегося диалогового окна выберите число 14 и щелкните на кнопке OK.

4.Щелкните левее первой строки текста. Окажется выделенной вся строка.

5.Щелчком на кнопке Главная Шрифт Полужирный (Home Font Bold) назначьте этой строке полужирное начертание.

6.Щелчком на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home) задайте для этого абзаца выравнивание по центру.

7.Тройным щелчком в тексте второго абзаца выделите весь этот абзац. Затем щелкните на кнопке По ширине (Justify) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), чтобы растянуть этот абзац на всю ширину страницы.

Добавление объектов

25

Ðèñ. 1.7. Форматирование текста

СОВЕТ

Чтобы узнать название какой-либо кнопки на вкладке, наведите на нее указатель мыши и задержите его на несколько секунд. Появится экранная подсказка с названием кнопки и кратким описанием ее назначения.

Добавление объектов

Windows позволяет вставлять объекты, созданные одними программами, в документы других программ. В приложениях Office 2007 эта технология используется в полной мере. Вы можете строить документы, одновременно содержащие таблицы Word, листы Excel, графики, рисунки и любые другие объекты, создаваемые модулями Office или другими приложениями Windows.

Помимо основных программ, комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей, которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение организационных диаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков. Эти дополнительные возможности доступны во всех приложениях Office. Вы будете постепенно знакомиться с ними на протяжении

26	Занятие 1. Начинаем работу

всей книги. Не забывайте, что все они доступны в любом приложении Office. К примеру, методика создания организационных диаграмм описывается при изу- чении PowerPoint, но с помощью тех же приемов можно добавить организационную диаграмму в документ Word или в лист Excel.

Упражнение 5. Оформление документов

Давайте воспользуемся графическими возможностями Microsoft Office и добавим в верхнюю часть созданного письма красочное название компании, отделенное от текста цветной линией.

1.Нажатием клавиш Ctrl+Home переместите курсор в начало документа.

2.Нажмите клавишу Enter, чтобы освободить место для будущего названия.

3.Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке WordArt, расположенной в группе Текст (Text), как показано на рис. 1.8.

Ðèñ. 1.8. Коллекция WordArt

4.В появившейся коллекции выберите один из 30 стандартных вариантов оформления заголовков (к примеру, четвертый в третьем ряду).

5.В диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) введите текст

Геркулес и щелкните на кнопке OK.

6.Щелкните в окне документа за пределами надписи, чтобы зафиксировать выполненные изменения.

7.Перейдите на вкладку Вставка (Insert). Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), находящейся в группе Иллюстрации (Illustrations), и в появившейся коллекции выберите элемент Линия (Line). Значок указателя примет форму перекрестия.

8.Растяните мышью горизонтальную линию ниже надписи Геркулес, как показано на рис. 1.9.

После того как вы закончите создание линии, появится дополнительная вкладка Формат (Format) с инструментами форматирования.

Добавление объектов

27

9.Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и выберите в раскрывшейся коллекции красный цвет.

10.Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 3 пункта. Окончательный вариант документа представлен на рис. 1.9.

Ðèñ. 1.9. Документ Word с элементами оформления

Упражнение 6. Вставка документов Office

Приложения Microsoft Office не случайно объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс и поставляются на одном компактдиске, они тесно интегрированы друг с другом. Давайте вставим электронную таблицу Excel в имеющийся документ Word.

1.Нажмите клавиши Ctrl+End. Затем нажмите клавишу Enter, введите текст Мы планируем закупать ваши изделия в следующих количествах:. Снова нажмите клавишу Enter.

2.Щелкните на кнопке Вставка Таблицы Таблица (Insert Tables Table) и в появившемся меню выберите пункт Таблица Excel (Excel Spreadsheet).

28	Занятие 1. Начинаем работу

3.В документе Word появится небольшое окно с таблицей Excel, а ленту Word заменит лента Excel.

НОВОЕ В OFFICE

В Microsoft Office 2007 на смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов. Более подробно об интерфейсе Office 2007 мы поговорим на занятии 4.

4.Введите число 2004 в первую ячейку листа и щелкните на стрелке вправо, чтобы перейти к следующей ячейке.

5.С помощью клавиш со стрелками перемещайтесь по ячейкам листа Excel и вводите числа, показанные на рис. 1.10.

6.Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.

Ðèñ. 1.10. Лист Excel в документе Word

СОВЕТ

Обратите внимание, что у нас имеются лишние ячейки, не занятые данными. Чтобы убрать лишние ячейки, подведите указатель мыши к правому нижнему углу таблицы Excel, и когда указатель примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку, придайте таблице нужный размер.

Добавление объектов

29

Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц. Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel. Вы сможете провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.

Упражнение 7. Вставка данных из других приложений

В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.

1.Нажатием клавиш Ctrl+End переместите курсор в конец документа. Затем нажмите клавишу Enter, чтобы добавить ниже таблицы Excel еще один абзац.

Ðèñ. 1.11. Документ Word с таблицей Excel и рисунком

2.Щелкните на кнопке Вставка Иллюстрации Рисунок (Insert Illustrations Picture). Открывшееся диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Pictures) очень похоже на окно открытия документа, описанное в упражнении 2 этого занятия.

30	Занятие 1. Начинаем работу

Оно работает точно так же и отличается только названием и именем кнопки

Вставить (Insert).

3.Найдите любой графический файл, пользуясь приемами, описанными в упражнении 2, и щелкните на кнопке Вставить (Insert).

4.В Word вставляемый объект привязывается к определенному символу текста. В данном случае рисунок оказался связан с первым символом нового абзаца. Чтобы сместить его к правому краю, щелкните на кнопке По правому краю (Align Text Right), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). Результат показан на рис. 1.11.

Сохранение и закрытие документа

После создания документа и введения данных лучше сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, что, как правило, случается чаще, чем вы того ожидаете. Возьмите за правило периодически сохранять содержимое документа в процессе работы, чтобы не потерять внесенные изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ

Программы Access и Outlook автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении. В то же время Access позволяет в любой момент вручную сохранить текущее состояние базы данных, что помогает избежать потери данных из-за сбоя в работе компьютера.

Упражнение 8. Запись на диск нового документа

Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ# (Document#), ãäå # — это порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе программы. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги.

1.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 1.12. Оно практически идентично описанному ранее окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office 2007.

НОВОЕ В OFFICE

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в левом верхнем углу линейки и похожа на традиционные панели инструментов. Более подробно об элементах интерфейса Office 2007 рассказывается на занятии 4.

2.С помощью операций, перечисленных в упражнении 2, откройте папку, в которой следует сохранить файл.

3.Введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа.

4.В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) выберите тип сохраняемого документа.

5.Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Сохранение и закрытие документа

31

Ðèñ. 1.12. Диалоговое окно сохранения документа

СОВЕТ

Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла (Save as Type) и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format).

Упражнение 9. Обновление данных

Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Сохранить (Save) или щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.

НОВОЕ В OFFICE

Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если происходит сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов.

Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов.

1.Щелкните на кнопке Office и в подменю Сохранить как (Save As) выберите команду Документ Word (Word Document). Откроется уже знакомое нам диалоговое окно Сохранение документа (Save As).