Office 2007. Самоучитель

32	Занятие 1. Начинаем работу

2. ïîëå Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.

3.Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла.

СОВЕТ

Чтобы случайно не испортить исходный файл, вы можете открыть документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Copy). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.

Упражнение 10. Закрытие файла и приложения

По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с приложением.

1.Чтобы закрыть файл, не закрывая приложения, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Закрыть (Close) либо щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения.

Программы Office внимательно отслеживают действия пользователя и стараются помочь избежать ошибок. Если вы попытаетесь закрыть модифицированный документ, не сохранив его, появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.13, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит выбрать один из предложенных вариантов.

Ðèñ. 1.13. Диалоговое окно, информирующее о наличии несохраненных данных

СОВЕТ

Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (записываемый или перезаписываемый компакт-диск, флеш-карту, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети вам не поможет, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов. Автор сталкивался с ситуациями, когда из-за одной царапины на гибком диске полностью терялись файлы, создававшиеся в течение нескольких недель!

Печать документа

33

2.В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:

Äà (Yes) — сохраняет новый вариант документа и закрывает его;

Íåò (No) — отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;

Отмена (Cancel) — отменяет закрытие документа.

3.Для завершения работы с приложением щелкните на кнопке Office и в появившемся меню — на кнопке Выход из Word (Exit Word), которая расположена в правом нижнем углу меню. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.

Печать документа

Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office похожи.

Упражнение 11. Печать на стандартный принтер

Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.

1.Выбором команды Пуск Все Программы Microsoft Office Microsoft Office Word 2007 (Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Word 2007) запустите приложение Word.

2.Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Открыть (Open) и откройте файл, который нужно распечатать.

3.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать Предварительный просмотр (Print Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра (рис. 1.14).

4.Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.

5.Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.

СОВЕТ

Нажатием клавиши Page Down вы можете перейти к следующей странице и изучить ее. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.

34	Занятие 1. Начинаем работу

Ðèñ. 1.14. Предварительный просмотр документа

6.Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview) вернитесь к обычному виду документа.

7.Щелкните на кнопке Office, перейдите в подменю Печать (Print) и выберите команду Быстрая печать (Quick Print). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.

Упражнение 12. Настройка параметров печати

Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой — на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.

1.В приложении Word щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать Печать (Print Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), показанное на рис. 1.15.

2.Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать.

Контрольное упражнение			35

Ðèñ. 1.15. Диалоговое окно настройки печати

3. ïîëå Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.

4.В раскрывающемся списке Èìÿ (Name) выберите принтер.

5.Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства (Properties) и укажите необходимые величины в диалоговом окне настройки принтера.

6.Если в данный момент нужный принтер недоступен либо находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл (Print To File). Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск или флеш-карту и перенести на тот компьютер, к которому подключен принтер нужной модели.

Контрольное упражнение

Вы научились открывать, сохранять и печатать документы на примере приложения Word. Попробуйте самостоятельно повторить те же самые процедуры в других приложениях Office. Для самопроверки выполните следующие шаги и ответьте на поставленные вопросы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ответы на вопросы контрольных упражнений приведены в приложении.

1.Запустите Excel и Word.

2.Создайте новую рабочую книгу.

Как создать новую рабочую книгу в программе Excel?

36	Занятие 1. Начинаем работу

3.Откройте документ Word, созданный на этом занятии, и преобразуйте сплошную линию в пунктирную.

Что нужно сделать, чтобы задать линии, нарисованной в документе Word, толщину равную шести пунктам?

4.Распечатайте на принтере новый вариант оформления страницы.

Как в Word распечатать на стандартном принтере текущую страницу?

5.Сохраните модифицированный вариант документа.

6.Закройте открытые приложения.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с основными особенностями приложений Microsoft Office, научились создавать и печатать простейшие документы, заботиться о сохранности выполненной работы. Вы узнали, как запускаются и закрываются приложения Office 2007, познакомились с возможностями диалоговых окон открытия и сохранения файлов.

Следующее занятие посвящено описанию основных элементов интерфейса приложений Microsoft Office и окон документов. На нем вы также узнаете о назначе- нии рассматриваемых нами приложений комплекта Microsoft Office 2007.

Занятие 2

Приложения Microsoft Office 2007

Тема занятия

На этом занятии вы познакомитесь со структурой окон приложений Office, узнаете о назначении документов Office и приемах работы с основными типами документов Office, перечисленными ниже:

документ Word;

ëèñò Excel;

презентация PowerPoint;

база данных Access;

папки Outlook.

Пакет Microsoft Office 2007, как и предыдущие версии, — это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Все основные приложения тесно связаны друг с другом. Благодаря этому программы наделены некоторыми полезными свойствами.

Все основные продукты имеют сходный интерфейс.

Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.

Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и красиво оформлять документы.

Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.

Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с веб-узла Microsoft.

38	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

Окна приложений Office

Любое приложение Windows открывается в отдельном окне. Это обеспечивает равноправность всех программ, одновременную работу с несколькими приложениями и возможность перемещения данных между двумя программами.

Упражнение 1. Окно приложения

Окно каждой программы имеет стандартные системные элементы управления

èподдерживает операции перемещения и изменения размера.

1.Щелкните на кнопке Ïóñê (Start) и выберите команду Все программы Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 (All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007). Затем еще раз раскройте меню Ïóñê (Start) и выберите пункт Все программы Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007). После этого рабочий стол Windows будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2.1. Заголовок окна активного приложения (в данном случае PowerPoint) всегда окрашен более ярким цветом. Заголовки остальных неактивных окон серые.

Ðèñ. 2.1. Окна двух приложений на рабочем столе Windows

Окна приложений Office

39

2.Щелчком на кнопке Развернуть (Maximize) окна PowerPoint увеличьте это окно до размеров экрана.

3.Повторным щелчком на той же кнопке восстановите прежние размеры окна.

4.Щелкните правой кнопкой на пустом месте заголовка окна приложения PowerPoint.

5.В раскрывшемся системном меню окна выберите команду Свернуть (Minimize). Окно PowerPoint исчезнет с экрана, но сама программа останется в памяти компьютера, на что указывает значок на панели задач. Активным станет окно Excel.

6.Переместите указатель на правый верхний угол рамки окна Excel, чтобы указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите угол в любую сторону. Масштабировав окно до нужных размеров, отпустите кнопку мыши.

7.Захватив окно Excel за заголовок, перетащите его мышью в другую область экрана.

8.Щелчком на кнопке панели задач восстановите окно PowerPoint.

9.Чтобы закрыть PowerPoint, щелкните на кнопке с косым крестом в правой части заголовка окна программы.

10.Двойным щелчком на кнопке Office, расположенной на ленте Excel, закройте и это окно.

Обратите внимание, что окна Office подчиняются общим правилам поведения окон Windows. Если вы уже работали с другими программами этой операционной среды, приложения Office покажутся вам знакомыми уже с первых шагов работы с ними.

СОВЕТ

Системное меню позволяет выполнять все основные операции с окнами приложений. С клавиатуры системное меню раскрывается нажатием клавиш Alt+Пробел. Чтобы появилось системное меню приложения, свернутого в кнопку панели задач, щелкните на этой кнопке правой кнопкой мыши.

Упражнение 2. Окна документов

Любое приложение Office может работать сразу с несколькими документами. Каждый документ открывается в отдельном окне, которое можно развернуть, свернуть и масштабировать точно так же, как и основное окно приложения.

1.Чтобы открыть очередной документ в Word, Excel или PowerPoint, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).

2.Дважды щелкните в диалоговом окне открытия документа на нужном файле. Внутри основного окна приложения появится окно второго документа (рис. 2.2).

Открыв несколько файлов, вы можете перемещать и копировать данные из одного документа в другой. В целях повышения удобства программы Word

èExcel позволяют разделять окно документа на несколько частей. Это дает возможность одновременно просматривать различные фрагменты одного

èтого же файла в одном окне.

40	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.2. Два документа в окне Excel

3.Чтобы разделить окно, щелкните на кнопке Вид Окно Разделить (View Window Split). Примером такого поделенного окна служит документ Тренировочная таблица (см. рис. 2.2). Обратите внимание, что одну и ту же ячейку можно видеть во всех четырех областях указанного окна. Документы Access и Outlook имеют сложную структуру и состоят из набора объектов. В этих программах нельзя одновременно открыть два файла, но каждый объект файла можно рассматривать как отдельный документ, отображаемый в своем окне или на отдельной вкладке.

4.Чтобы открыть окно объекта в Access, дважды щелкните в области переходов на значке одного из объектов. Несколько открытых объектов показаны на рис. 2.3.

Âзаголовке окна документа есть все элементы управления, которые свойственны окну приложения. Они позволяют разворачивать, сворачивать, масштабировать, перемещать и закрывать окна документов.

Word

Microsoft Word — мощный текстовый процессор. С его помощью можно не только отформатировать и красиво оформить многостраничный текст, но даже полностью сверстать небольшую книгу.

Word

41

Ðèñ. 2.3. Окна объектов базы данных Access

Упражнение 3. Окно Word

Давайте изучим структуру программы Word и ее документов.

1.Запустите Word и щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание документа (New Document), показанное на рис. 2.4.

2.В разделе Шаблоны (Templates) щелкните на пункте Установленные шаблоны (Installed Templates).

3.В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите вариант Современное резюме (Origin Resume).

4.Щелкните на кнопке Создать (Create).

Появится документ, созданный на базе выбранного шаблона. Такие шаблоны позволяют автоматически наполнять новые документы заранее подготовленным стандартным содержанием и оформлением. Например, вы можете создать шаблон с логотипом фирмы и пользоваться им при подготовке официальных писем вашей фирмы.