Office 2007. Самоучитель

82	Занятие 3. Взаимодействие с операционной системой

2.В открывшемся окне папки Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на том принтере, который предполагается использовать чаще других (рис. 3.19).

3.В контекстном меню выберите команду Создать ярлык (Create Shortcut). Появится диалоговое окно, информирующее о невозможности создания ярлыка в папке Принтеры (Printers) и запрашивающее о необходимости добавления ярлыка на рабочий стол.

4.Щелкните на кнопке Äà (Yes). Ярлык выбранного принтера появится на рабо- чем столе.

5.Закройте окно папки Принтеры (Printers).

6.Чтобы распечатать документ Текст.doc, просто перетащите его значок на вновь созданный ярлык принтера.

Подобные ярлыки можно создать сразу для нескольких локальных или сетевых принтеров, чтобы оперативно печатать документы на любом из них. (Можно иметь несколько значков одного принтера в разных папках.) С помощью аналогичных действий на рабочий стол можно добавлять значки дисков компьютера. Это позволит копировать файлы на гибкие, жесткие и сетевые диски простым перетаскиванием.

Контрольное упражнение

На этом занятии вы познакомились с некоторыми функциями операционной системы и инструментами Office, частично подменяющими системные инструменты Windows. Выполняя контрольное упражнение, проверьте, насколько хорошо вы усвоили материал занятия.

Ранее была рассмотрена методика печати документов путем перетаскивания значков файлов. Можно еще больше упростить процедуру печати. Давайте поместим ярлык принтера в подменю Отправить (Send To).

1.Щелкните на кнопке Ïóñê (Start) и выберите команду Все программы Стандартные Проводник (All Programs Accessories Windows Explorer).

2.Выведите в правую панель проводника содержимое папки SendTo, вложенной в папку Documents and Settings и вашу папку.

Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?

3.Скопируйте ярлык принтера в папку SendTo.

Как добавить значок принтера в папку SendTo?

4.Распечатайте документ Текст.doc с помощью команд контекстного меню.

Как распечатать файл с помощью контекстного меню?

5.Добавьте в подменю Отправить (Send To) ярлыки других принтеров или папок и потренируйтесь в работе с этим подменю.

Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send To)?

Подведение итогов

83

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с приемами управления файлами из окон приложений Office 2007, научились пользоваться значками Windows и ярлыками принтеров. Теперь вы можете открыть, распечатать и переписать на гибкий диск нужный документ. Эта книга посвящена пакету Microsoft Office 2007, поэтому в ней затронуты только основные инструменты Windows.

На следующем занятии вы изучите элементы интерфейса окон приложений Office 2007, узнаете об особенностях интерфейса Microsoft Office Outlook 2007, о способах поиска, выделения и редактирования объектов, познакомитесь со справочной системой, помогающей решать возникающие вопросы.

Занятие 4

Общие черты приложений Office

Тема занятия

Приложения Office 2007 объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают решение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и если научиться работать с одной из них, достаточно легко освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:

лента и вкладки;

кнопка Office и панель быстрого доступа;

навигация в пределах документа;

редактирование содержания;

буфер обмена Office 2007;

справочная система;

особенности интерфейса Outlook.

В отличие от нескольких предыдущих версий Office, в которых изменения в интерфейсе не были радикальными, в новой версии разработчики Office решились на достаточно серьезные изменения в интерфейсе большинства основных приложений Office. На смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов, а меню, похожее на меню Ôàéë (File) предыдущих версий Office, теперь вызывает кнопка Office. Появилась также панель быстрого доступа, на которую можно вывести наиболее часто используемые вами кнопки.

Компания Microsoft называет новый интерфейс «интерфейсом, ориентированным на результат». По мнению авторов, новый интерфейс действительно стал более интуитивным, наглядным и удобным, его освоение требует меньше времени, чем освоение традиционного интерфейса с меню и панелями инструментов. Новый интерфейс благодаря своей наглядности действительно позволяет достигать результатов в более короткие сроки.

Лента и вкладки

85

Еще одной особенностью интерфейса Office 2007 по сравнению с предыдущей версией является более редкое использование областей задач. Теперь их функции часто выполняют вкладки ленты.

Следует, однако, отметить, что хотя изменения в интерфейсе коснулись всех рассматриваемых нами приложений, приложение Microsoft Office Outlook стоит особняком. В этом приложении вдобавок к традиционным меню и панелям инструментов появились новые элементы интерфейса, такие как лента с вкладками, панель быстрого доступа и кнопка Office. И хотя эта глава рассказывает об общем в Office, мы рассмотрим здесь и особенности интерфейса Outlook.

Давайте рассмотрим нововведения в интерфейсе на примере, наверное, самого часто используемого приложения — Word.

Когда вы первый раз увидите перед собой Office Word 2007, у вас могут появиться противоречивые ощущения: внешний вид приложения покажется вам одновременно знакомым и незнакомым. С одной стороны, вместо привычных строки меню и панелей инструментов вы увидите ленту, а с другой — многие кнопки на вкладках ленты напомнят вам кнопки на панелях инструментов прежних версий, их функции также схожи. В интерфейсе Word остались и такие элементы, как линейка, полосы прокрутки и строка состояния.

Лента и вкладки

Давайте посмотрим на окно Microsoft Office Word 2007, показанное на рис. 4.1.

Âверхней части окна вы видите ленту, в которой расположены вкладки с кнопками для выполнения команд, а также кнопка Office и панель быстрого доступа. Команды на вкладках сформированы в группы.

ÂWord присутствуют семь основных вкладок ленты, которые расположены там, где раньше располагалась строка меню. Рассмотрим кратко эти вкладки:

Главная (Home) — эта вкладка предназначена для основных операций Word и состоит из пяти групп: Буфер обмена (Clipboard), Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Стили (Styles), Редактирование (Editing).

Вставка (Insert) — вставка в документ различных элементов, таких как автофигуры, страницы, таблицы, графические объекты (картинки, диаграммы), ссылки (гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки), верхние и нижние колонтитулы, текстовые элементы (объекты WordArt, надписи, поля, дата

èвремя и т. д.), формулы и символы с помощью групп Иллюстрации (Shapes),

Страницы (Pages), Таблицы (Tables), Рисунки (Illustrations), Ссылки (Links), Колонтитулы (Header & Footer), Текст (Text) è Символы (Symbols).

Разметка страницы (Page Layout) — установки различных параметров разметки страницы. Состоит из 5 групп: Òåìû (Themes), Параметры страницы (Page Setup), Фон страницы (Page Background), Абзац (Paragraph), Упорядочить (Arrange).

Ссылки (References) — создание оглавления, сносок, индексов, подписей и т. д. Состоит из 6 групп: Оглавление (Table of Contents), Сноски (Footnotes), Ссылки

èСписок литературы (Citation & Bibliography), Названия (Captions), Предметный указатель (Index), Таблица ссылок (Table of Authorities).

86						Занятие 4. Общие черты приложений Office

Ðèñ. 4.1. Îêíî Microsoft Word

Рассылки (Mailing) — работа с электронной почтой. Состоит из пяти групп: Создать (Create), Начать слияние (Start Mail Merge), Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields), Просмотр результатов (Preview Results), Завершить (Finish).

Рецензирование (Review) — рецензирование документов. Состоит из 6 групп:

Правописание (Proofing), Примечания (Comments), Отслеживание (Tracking), Изменения (Changes), Сравнить (Compare), Защитить (Protect).

View (Âèä) — настройка режима просмотра документа. Состоит из 4 групп: Режим просмотра документа (Document Views), Показать или Скрыть (Show/Hide), Масштаб (Zoom), Îêíî (Window).

Упражнение 1. Работа с вкладками

Кнопки, находящиеся на вкладках ленты, позволяют выполнять различные, доступные в приложении команды щелчком на соответствующей кнопке. Вы также можете переключаться между вкладками ленты для доступа к нужным командам.

1.Запустите Microsoft Office Word 2007. Появится окно Word, по умолчанию после запуска на ленте отображается вкладка Главная (Home).

Лента и вкладки

87

ПРИМЕЧАНИЕ

На экране в каждый момент времени могут отображаться кнопки только одной вкладки.

2.Чтобы выбрать другую вкладку, необходимо щелкнуть на ее ярлычке. Выберите вкладку Âèä (View), щелкнув на ее ярлычке. Эта вкладка отобразится на ленте (рис. 4.2).

Ðèñ. 4.2. Переключение на другую вкладку

3.Переключитесь обратно на вкладку Главная (Home), щелкнув на ее ярлычке.

4.Наберите в документе Word текст Просто текст.

5.Щелчок на кнопках, расположенных на вкладках, приводит к выполнению соответствующих команд. Например, щелкнув на кнопке Курсив (Italic), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), вы зададите для выделенного текста начертание курсивом (рис. 4.3).

Ðèñ. 4.3. Выделение текста курсивом

Вы наверное уже обратили внимание, что не все кнопки одинаковы. Некоторые кнопки состоят из двух частей. При щелчке на одной из частей выполняется действие, предлагаемое по умолчанию. Другая часть кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, вызывает меню с дополнительными командам. Примером такой кнопки является кнопка Вставить (Paste). Также обратите внимание, что эта кнопка может быть недоступна (недоступные

88	Занятие 4. Общие черты приложений Office

в данный момент кнопки окрашены в черно-белые тона и при щелчке на них мышью не выполняется никаких действий).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Вставить (Paste) активна только в том случае, если буфер обмена содержит какие-либо данные. Далее будет более подробно рассказано о работе с буфером обмена.

Чтобы активизировать кнопку Вставить (Paste), скопируем в буфер обмена немного текста.

6.Щелкните левой кнопкой мыши на странице немного левее строки текста, при этом текст будет выделен.

7.Чтобы скопировать этот текст в буфер обмена, щелкните на кнопке Копировать (Copy), как показано на рис. 4.4. Эта кнопка находится на вкладке Главная

(Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).

8.Снимите выделение с текста, щелкнув в любом месте текста, и начните новый абзац, нажав клавишу Enter.

9.Щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste), выполнив команду вставки, предлагаемую по умолчанию.

10.Щелкните на нижней части кнопки Вставить (Paste) — появится меню с дополнительными командами.

Ðèñ. 4.4. Кнопка Вставить

Помимо кнопок, на вкладках имеются и другие элементы интерфейса, в частности флажки. Флажки имеют два режима: включено и выключено. Примером такого элемента является флажок Линейка (Ruler), который включает

и выключает режим отображения линейки в окне документа Word.

11.Перейдите на вкладку Âèä (View), как показано на рис. 4.5.

Лента и вкладки

89

Ðèñ. 4.5. Включение линейки

12.В группе Показать или скрыть (Show/Hide) щелкните на флажке Линейка (Ruler). Если линейка не отображалась на экране, то она появится, и, наоборот, если она отображалась, то будет скрыта.

Часть кнопок отображает состояние, в котором находится тот или иной параметр.

13.Например, на вкладке Âèä (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) вы можете с помощью соответствующих кнопок переключаться между режимами просмотра документа. Причем вы всегда можете видеть, в каком режиме просмотра документа сейчас работаете, так как кнопка активного режима отличается от других кнопок (рис. 4.6).

Ðèñ. 4.6. Кнопка активного режима слегка утоплена

На вкладках помимо кнопок могут быть расположены коллекции. Примером такой коллекции может служить коллекция стилей (рис. 4.7), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).

Ðèñ. 4.7. Коллекция стилей

90	Занятие 4. Общие черты приложений Office

14.Коллекция на вкладке отображается не целиком. Элементы коллекции обыч- но располагаются в несколько строк. Чтобы получить доступ к другой строке коллекции, щелкайте на кнопках полосы прокрутки, расположенных с правого края коллекции.

15.Чтобы развернуть коллекцию, щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More). Коллекция будет отображена в развернутом виде (рис. 4.8). Обратите внимание, что в нижней части большинства коллекций отображаются дополнительные команды.

Ðèñ. 4.8. Развернутая коллекция стилей

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые коллекции могут вообще не отображаться на вкладках, а появляться только при щелчке на соответствующей кнопке. Такие кнопки имеют значок в виде треугольника, направленного вершиной вниз. Примером является кнопка Титульная страница (Cover Page), расположенная на вкладке Вставка (Insert) в группе Страницы (Pages).

На вкладке могут располагаться также раскрывающиеся списки. Примером такого списка является список Размер шрифта (Font Size), расположенный на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), как показано на рис. 4.9.

16.Чтобы раскрыть список с размерами шрифтов, щелкните на кнопке, расположенной в правой части списка.

17.Чтобы выбрать нужный размер, щелкните на соответствующем элементе списка.

СОВЕТ

Размер шрифта можно ввести непосредственно в поле списка.

18.В нижнем правом углу некоторых групп расположен значок, предназначенный для обращения к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню. Например, при щелчке мышью на таком значке, расположенном в правом нижнем углу группы Font (Шрифт) вкладки Главная (Home), вы можете вызвать диалоговое окно Font (Шрифт), показанное на рис. 4.10.

Лента и вкладки

91

Ðèñ. 4.9. Список размеров шрифта

Ðèñ. 4.10. Диалоговое окно Шрифт

При щелчке на таком значке в некоторых других случаях отображаются не диалоговые окна, а области задач.

19.Щелкните на аналогичном значке в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home). Появится область задач Стили (Styles), как показано на рис. 4.11.