Office 2007. Самоучитель

52	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.13. Стартовое окно Microsoft Access

2. Щелкните на кнопке Создать (Create).

ПРИМЕЧАНИЕ

В поле Имя файла (File Name) вы можете ввести имя файла базы данных. В нашем примере мы оставим имя базы данных, заданное по умолчанию.

3.Появится окно Access в режиме ввода данных в таблицу. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рис. 2.14.

ПРИМЕЧАНИЕ

База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.

4. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.

Access

53

Ðèñ. 2.14. Создание таблицы путем ввода данных

5.При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Äà (Yes).

6.В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке OK.

Упражнение 10. Формы

Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем упражнении, выполните следующие действия.

1.Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).

2.В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).

3.Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).

54	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

4.Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем — на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.

Ðèñ. 2.15. Форма

5.Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).

6.Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.

7.Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная Записи Удалить (Home Records Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).

8.Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Äà (Yes).

Access

55

Ðèñ. 2.16. Добавление записи в таблицу

Упражнение 11. Отчеты

Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в упражнении 9, выполните следующие шаги.

1.Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Отчеты (Reports) щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard).

2.Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке >>, а затем — на кнопке Далее (Next).

3.Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета, показанное на рис. 2.17. Здесь можно проверить правильность оформления отчета.

4.Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной

в группе Печать (Print) появившейся вкладки Предварительный просмотр (Print Preview).

5.Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет необходимости вручную

56	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

сохранять информацию. При закрытии программа Access автоматически запишет данные на жесткий диск.

Ðèñ. 2.17. Отчет

Outlook

Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать распорядок дня, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами, но и может взять на себя планирование всех ваших дел.

Упражнение 12. Папки Outlook

Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рис. 2.18. В левой части находится область переходов, которая отображает папки, входящие в активную на данный момент область, и кнопки для переключения областей, а также кнопки для изменения внешнего вида области переходов. Справа выводится содержимое выбранной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.

Outlook

57

Ðèñ. 2.18. Îêíî Outlook 2007

ПРИМЕЧАНИЕ

Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Папка диска представляет собой каталог с файлами, а папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.

Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.

1.Чтобы найти нужную папку, посмотрите на область переходов.

2.Найдите значок папки Календарь (Calendar).

3.Щелкните на этом значке. Окно Outlook будет выглядеть так, как показано на рис. 2.19.

4.Щелкните в календаре на завтрашнем дне.

5.В ежедневнике щелкните на графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.

6.В панели переходов щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.

58	Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.19. Календарь

7.Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов. Откроется окно нового контакта (рис. 2.20).

8.Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.

9.Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close), расположенной на вкладке Контакт (Contact) в группе Действия (Actions). Добавленная информация появится в папке контактов.

Упражнение 13. Электронная почта

Одна из важных возможностей Outlook — управление почтовой системой. На занятии 21 будет подробно рассказано о возможностях почтового клиента Outlook и способах настройки службы электронной почты. Сейчас же мы научимся только читать и отправлять письма.

1.Щелкните на панели переходов на значке папки Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при

Outlook

59

запуске Outlook. В ее левой части расположен список всех пришедших писем, а в правой — содержимое выбранного письма.

Ðèñ. 2.20. Новый контакт

2.Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply) панели инструментов Стандартная (Standard) или в левой части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 2.21).

3.Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) è Далее (Next Item), расположенных на панели быстрого доступа.

4.В окне нового сообщения введите текст письма и щелкните на кнопке Отправить (Send).

60					Занятие 2. Приложения Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.21. Входящее сообщение в отдельном окне

Контрольное упражнение

Пришло время проверить, насколько хорошо вы освоили базовые операции приложений Office.

1.Запустите Excel и Access.

2.Откройте базу данных, созданную на этом занятии.

Как в Access открыть имеющуюся базу данных?

3.Удалите третью запись базы данных.

Как удалить запись базы данных?

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с пятью основными приложениями Office 2007, научились создавать текстовые документы и электронные таблицы, строить презентации и заполнять базы данных, просматривать и отправлять электронные сообщения.

На следующем занятии будут рассмотрены вопросы взаимодействия приложений Office с операционной системой Windows.

Занятие 3

Взаимодействие с операционной системой

Тема занятия

Операционная система — важная часть программного обеспечения компьютера. Она обеспечивает грамотное взаимодействие программ между собой и с имеющимся оборудованием. Именно ОС Windows предоставляет программам стандартный оконный интерфейс и общие правила работы с документами, значками, шрифтами и принтерами. На этом занятии обсуждаются некоторые полезные приемы работы с основными компонентами операционной системы Windows, к которым относятся:

рабочий стол;

папки с документами;

панель задач;

ìåíþ Ïóñê (Start);

папка Принтеры и факсы (Printers and Faxes).

Все приложения пакета Microsoft Office 2007 работают только под управлением Windows XP (с пакетом обновления SP1 или более поздней версии) или Windows Vista. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office 2007 необходимо хорошо знать основные системные компоненты Windows.

Рабочий стол Windows

После запуска компьютера на экране появляется рабочий стол с набором значков. Это ярлыки документов и программ либо сами документы. Каждая программа запускается в отдельном окне, которое размещается на рабочем столе Windows — основной сцене всех действий.