Тема 3. Правка тексту

Студент повинен знати:

• етапи роботи над текстом;

• основи редагування;

вміти:

- правити та редагувати тексти документів

Завдання

1.Розгляньте зразки документів. Знайдіть помилки в їх оформленні, зробіть коректурну правку тексту та запишіть правильний варіант

Завідувачу шкільним відділом

Київського педагогічного коледжа

При Національному Ун-ті ім. Т. Г. Шевченко

пану А.С, Коломієць

від студента 23-ої групи фаху

«Учитель початкових класів»

Бондаренко Миколи Васильєвича

Пояснювальна записка

Я, студент М.В. Бондаренко, не був присутній на заняттях 15 січня цього року завдяки хворобі.

Справка №186/12, видана травматологом, що працює в дорослій поліклініці №2 м. Києва паном Коляда С.Г. 15.01 20006 р., прикладається.

16.01.2006р.

Підпис (Бондаренко М.В.)

ОГОЛОШЕННЯ

В зв’язку з проведенням весняного місячника по благоустрою м. Київ 15 квітня 2006 року, у нашій школі буде проведено шкільний суботник по наведенню порядка.

Збір учасників суботника буде в 8 годин на спортивній площадці.

Зпрошуються учні усіх класів школи

Приведемо в порядок школу!

Штаб по проведенню суботнику .

ОГОЛОШЕННЯ

На троєщинському базарі в суботу, 16 березня, відбудеться продуктовий ярмарок.

У продажі великий асортемент продуктів харчування.

Якість гарантовано

За цінами виробника.

Дирекція троєщинського базару.

Тема 4. Редагування таблиць

Студент повине знати:

- особливості побудови таблиць;

Вміти:

• редагувати таблиці.

Завдання:

1. Опрацюйте статтю «Правила оформлення таблиць»

2. Складіть таблицю, де було б подану таку інформацію: типи документів щодо особового складу. Їх реквізити.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навс. Посіб. Для вищ. Та серед. Спец навч закладів.- К.: А.С.К,, 2000. – с. 139-140.

Загнітко А.П., Данилюк І.Т. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування.-Донецьк:»БАО»,2004,-с.275-279

ДИДАКТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

Оформлення таблиць

Таблиця являє собою перелік відомостей, числових даних, певним чином систематизованих. У вигляді таблиць рекомендується оформляти цифровий матеріал документа. Таблиці вживають для кращої наочності і порівняння показників. Знання правил оформлення таблиць дозволить укладачам ділових документів істотно полегшити сприйняття текстів, насичених однорідними відо­мостями.

Над таблицею ліворуч поміщають слово «Таблиця» з порядковим номером (без знака №). На всі таблиці повинні бути наведені посилання в тексті документа. При цьому слово «таблиця» пишеться повністю. Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією. Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, розділених крапкою. Наприклад:

Таблиця 2.1 (перша таблиця другого розділу).

При посиланні в тексті на таблицю в дужках пишуть скорочене слово «таблиця» і її повний номер. Наприклад:

(табл. 2.1).

Повторні посилання на таблицю варто давати зі скороченим словом «дивися». Наприклад:

(див. табл. 2.1).

Після слова «Таблиця» і її номера ставлять тире, потім поміщають заголовок, що повинен відбивати її зміст, бути точним і коротким. Заголовок слід писати з великої літери, без крапки у кінці. При переносі частини таблиці на ту ж або на інші сторінки заголовок поміщають тільки над пер­шою частиною (початком) таблиці.

Таблиця включає такі елементи:

1) нумераційний заголовок (номер таблиці);

2) тематичний заголовок;

3) заголовну частину таблиці, розташовану у верхній частині («голова»);

4) основну частину, що складається з «боковика» й графів і ділиться на частини вертикальними і горизонтальни­ми лініями відповідно до загальної кількості показників.

Вертикальні ряди в таблицях називаються колонками, графами або стовпцями; горизонтальні — рядками. Голова повинна бути відділена жирною лінією від іншої частини таблиці. При цьому ліворуч, праворуч і знизу таблицю не слід обмежувати лініями (мал. 1).

1 — голова таблиці;

2 — заголовки граф;

3 — підзаголовки граф;

4 — боковики (заголовки рядків);

5 — графи (стовпчики);

6 — рядки (горизонтальні ряди).

Малюнок 1. Загальна схема таблиці.

Заголовки граф і рядків таблиці потрібно писати з великої літери, а підзаголовки граф — з малої літери, якщо вони складають одне речення з заголовком, або з великої літери, якщо вони мають самостійне значення. Наприкінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки, інші розділові знаки не ставляться. Заголовки граф вказують в одни­ні. Поділ діагональними лініями заголовків боковика і граф не допускається. Текст заголовків і підзаголовків граф можна заміняти літерними позначеннями або символами, якщо вони пояснюються у відповідних пунктах тексту або наведені в графічному матеріалі.

У залежності від розміру таблицю слід розташовувати під текстом, де вперше подано на неї посилання, або на наступній сторінці, у разі необхідності — у додатку. Якщо рядки або графи таблиці виходять за формат сторінки, то таблицю ділять на частини, розташовуючи одну частину під іншою. При цьому в кожній частині повторюють її го­лову і боковик. Слово «Таблиця» вказують один раз ліво­руч над першою частиною таблиці, над іншими частина­ми пишуть слово «Продовження табл. » (мал. 2).

Відомості про терміни подання пропозиції

Таблиця 1.

Прізвище, ініціали	Посада	Термін подання пропозиції для включення до акту ревізії
Козак А. С.	Начальник планового відділу	02.08.2003
Іванов Л. М.	інженер відділу організації праці	05.08.2003
Петрова Т. Н.	Інженер виробничо-технічного відділу	02.08.2003
Рогова Е. В.	Старший інженер кошторисно-договірного відділу	03.08.2003

Малюнок 2. Приклад оформлення таблиці з продовженням.

Таблиці з невеликою кількістю граф допускається ділити на частини і розташовувати одну частину поруч з іншою та одній сторінці, відокремлюючи кожну частину жирною лінією. При цьому голову таблиці повторюють (мал. 3).

Відомості про кількість документів

Таблиця 2.

Найменуван­ня документів	Число вхідних документів	Найменуван­ня документів	Число вхідних документів
Програми Листа Заяви Скарга	4 12 7 5	Пропозиції Телеграми Рішення Постанови	2 3 15 6

Малюнок 3. Приклад оформлення таблиці з двома графами.

Включення в таблицю граф «Одиниці виміру» і «Порядковий номер» не допускається. Графи нумеруються тільки тоді, коли в тексті є посилання на них. При необхідності

нумерації показників, параметрів або інших даних порядкові номери варто вказувати в боковику таблиці, безпосередньо перед їх найменуванням.

Якщо в таблиці є виноски і примітки, то під таблицею приводять спочатку виноски, а потім примітки. У цьому випадку під знаком виноски проводять коротку лінію. Числове значення показника проставляють на рівні останнього рядка найменування показника. Якщо значення показника наведене у вигляді тексту, то запис починають на рівні першого рядка найменування показника (мал. 4).

Цифри в графах таблиць слід розташовувати так, щоб розряди чисел у всій графі були розташовані один під одним. В одній графі слід дотримуватися однакової кількості десяткових знаків для всіх значень величин.

«Примітки» складають у таблиці окремий стовпчик у тому випадку, коли ними супроводжуються відомості усіх або більшості рядків. Якщо примітки одиничні, вони подаються під таблицею.

Трудомісткість робіт з документами

Таблиця 3.

Види роботи з документами	Використовувані засоби оргтехніки	Трудоміс- ткість, %
Обробка вхідної і вихідної інформації	Комплекс засобу експедиційної обробки кореспонденції	50
Формування управлінського рішення	Впровадження електронної технології	—

Малюнок 4. Приклад, оформлення таблиці.

При наявності невеликого за обсягом цифрового матеріалу не слід оформляти таблицю, доцільно дати його текстом у вигляді висновку (як продовження тексту). При цьому висновки не нумерують. Розташовувати цифрові дані необхідно у вигляді стовпчиків. Наприклад:

Граничні відхилення розмірів профілів усіх номерів, %:

за висотою.....................................± 2,5

за шириною, полиці.....................± 1,5

за товщиною стінки.....................± 0,3

за товщиною полиці.....................± 0,3

Допускається таблична форма розташування текстового матеріалу документів. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

Забезпечити виконання таких заходів

Виконавець	Дія, захід	Термін виконання
Зам. директора з комерційних питань Болтенко Т. А.	Організація на заводі відділу маркетингу	01.12.02

У таблиці матеріал систематизується, цифри виступають на перший план, слова не повторюються, тому таблиці широко використовуються в різних документах.