Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника «про...* (малими літерами).

Адресат

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС Відділ розселення потерпілих

у Д. відмінку п. Корнієнку В. К.

У документах (циркулярних листах), адресованих декільком однорідним організаціям чи службовим особам, які обіймають однакові посади, можна написати узагальнене значення.

у Д. відмінку ми. Інспекторам у справах неповнолітніх

у Р. відмінку Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку Директорові

у Р. відмінку Харківської СШ № 14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вул. Космічна, 194

61049, Харків-491

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд

Відділ листів

у Д. відмінку п. Зленку Я. О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку

вул. Грінченка, буд. 14-а, к. 31 у Р. відмінку

Донецької області

м. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Україна

Адресу одержувача (адресата) - у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу

у Н. відмінку с. Санюкі

Єльський район Мазирська область

Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) - рівнозначно нормативні.

Гриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчого документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор фабрики

(підпис) В. Б. Корольов

26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим документом, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

Харківського тракторного заводу

№ 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.