Композиційні особливості документів

Тема 1. Способи викладу матеріалу в документі

Студент повинен знати:

• основні способи викладу матеріалу в документі;

вміти:

• редагувати текст документа.

Звдання:

1. Опрацюйте тему «Способи викладу матеріалу в документі»

2. Відредагуйте поданий документ.

Міністерство освіти і науки України

Полтавський комерційний інститут

НАКАЗ

4. 06р.

Про стан дипломного проектування в групах У-45 і Н-27 та про призначення соціальної стипендії.

Контроль дипломного проектування в групах показав, що стан проектування різний.

НАКАЗУЮ:

1. За добросовісне відношення до роботи, своєчасне виконання потрібного об’єму згідно графіка оголосити подяку студентам Іщенко М., Барабаш Л., Кононенко В.

2. Студентам Горбенко Н., Батієнко О., Ємець В., вказати на відставання від графіка дипломного проектуваня і необхідність покращити організацію роботи з тим, щоб до 12 квітня усунути недоліки в роботі.

3. Студентам Прокопенко О., Горох Ю., Даценко Н. за наявність заборгованостей з предметів, їх неліквідацію до 5.04.06р. і невиконання необхідного об’єму роботи з дипломного проектування через свою неорганізованість і невідвідування консультацій з дипломного проектування оголосити догану і попередити, що при не усуненні вищевказаних недоліків до 19.04.06р. вони будуть не допущені до захисту дипломних проектів і відраховані з технікуму.

4. Контроль за виконанням даного наказу покласти на керівників груп Міщенко П.О., Гавриш Д.Г.

2. Про призначення стипендії

1. Студентка Качур К. Має довідку про малозабезпеченість сім’ї до 31.05.06р. 1.04.06р. ліквідувала заборгованості з предметів і має середній бал успішності більше 3.0. Призначити студентці Качур К. З 1.04.06р. по 30.04.06р. соціальну стипендію в розмірі 1о4,10 гр., як такій, що закінчує навчання в технікумі.

Підстава: заява студентки Качур К. , довідка про малозабезпеченість.

Директор М. Петренко

ДИДАКТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

Реквізити ділових паперів

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер те­лефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Ґриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органові.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

1) заголовна (усі реквізити, що передують текстові);

2) основна (текст і додатки до нього);

3) оформлення (реквізити, що розміщують нижче додатків).

Дата

Дата — обов'язковий реквізит усіх документів ^оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова <рік> і без скороченої позначки «р.», напр.: 27.09,99, 01.12.98, але 10.07.2000, 02.10.2003. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує коду­вання дат під час обробки документів за допомогою обчислю­вальної техніки.

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазна­чають у такий спосіб:

10- 15.07.99 (у межах одного місяця);

з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99-07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у ме­жах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік; 2002/03 навчальний рік.

Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаблоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХЇ-ХУ сторіччях.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа — день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.

Місце дати залежить від призначення та форми документа

Увага! Коли визначається час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. (року) закінчив.... вступив ..., ... була зарахована.

Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє за­безпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та об­робку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного документа означають:

07 — шифр структурного підрозділу автора документа;

14 — номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

89 — порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, означають — відділ кадрів.