одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела для по-

стоянного, долговременного хранения и по личному составу Передача дел в ведомственный архив осуществляется как правило, по графику, состав-

ленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата прие- ма-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

7.3. ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

87

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1999 г. должны быть обработа-

ны в 2001 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Государственной системе документационного обеспечения управления" и 'Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче и на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архи!

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится по руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральны экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координирую работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинен ных или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

•рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

•организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

•рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирова-

88

ние, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и

т.п.).

Впроцессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

1.постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2.длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

3.временного хранения (до 10 лет);

4.подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Оформление дел

I Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами", проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. .

Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления", "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" проводится их полное оформление, которое включает:

•подшивку или переплет дела;

•нумерацию листов;

•составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

•составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

•оформление всех реквизитов обложки дела.

Сставление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.), и описи на служебные ведомственные издания.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.

89

Например:	1997 год	1998 год
	Канцелярия	Канцелярия
	Отдел кадров	Отдел кадров
	Отдел маркетинга	Отдел маркетинга
	Бухгалтерия	Бухгалтерия
	Отдел труда и зарплаты	Отдел труда и зарплаты
	и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы;

-отчеты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее также составляются отдельные описи.

Вописание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела;

- заголовок дела (в т.ч. и аннотация); - дата; - количество листов;

- примечания.

Вописи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

Втом случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Переписка с фирмой "Агат" об установке нового и замене старого оборудования. То же с фирмой "Восток". То же с фирмой "Заря".

Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела,

опередаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

Вучреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В

90

крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления", обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи надела, отложившиеся в 1995 году, „олжен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК - в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).

УТВЕРЖДАЮ

Наименование

должности

руководителя

структурного подразделения

Подпись

расшивровка подписи

дата

О П И С Ь №

название раздела

Срок хране-

№ п/п

Индекс

де-

Заголовок дела

Дата

дела

Кол-во

лис-

Примечание

ла (тома,

(тома, части)

(тома,

час-

тов в

деле

ния дела

(то-

части)

ти)

(томе, части)

ма, части)

1

2

3

4

5

6*

7

В данную опись внесено

дел с №

по №________, в том

числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.

Сдача дел в ведомственный архив

91

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Обработанные дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номе ров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все имеющиеся документы формируются в дела, дела оформляются и передаются в архив, независимо от сроков их хранения. Передача дел ведется по описям дел и номенклатуре дел.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, "представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность", составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.

92

ПРИЛОЖЕНИЯ 1

Виды бланков

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДЛД)

____ __________________	№______________
Москва

93

Образец общего бланка

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс [phone]

E-mail: [e-mail] http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________________ №_____________

На №_________________ от_____________

94

Образец продольного бланка письма

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела (ВНИИДАД)

Заместитель директора Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс [phone]

E-mail: [e-mail] http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________________ №_____________

На №_________________ от_____________

95

Образец бланка должностного лица

96

РОСАРХИВ

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД)

П РИ КАЗ

____________________

№ __________

Москва

Образец конкретного вида документа

97

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Основные параметры оформления документов (для формата А4)

1. Поля:

Левое –не менее 20 мм Правое – не менее 10 мм Верхнее – не менее 20 мм Нижнее – не менее 20 мм

2. Размер шрифта:

для печати текста: 12-14 пт для таблиц: 10 пт

3.Рекомендуемый шрифт: Times New Roman

4.Межстрочный интервал: полуторный(1,5 пт)

5.Абзацный отступ:

первое положение табулятора – 1,25 см от границы левого поля (5 печатных знаков при размере шрифта 12 пт)

6. Нумерация страниц:

Номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без знаков препинания (кавычек, тире, точек и т.п.) На первом листе документа номер не проставляется.

98

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т.д.); Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в выс-

шую аттестационную комиссию; Исполнительные листы; Командировочные удостове-

рения; Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовохозяйственных операций; Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получе-

ние и перевод валюты,, на импорт и т.д.); Положения о министерствах (ведомствах); Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.); Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т.д.); Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований

на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Спецификации (изделий,

продукции и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним.

99

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, на- учно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.); Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность; Тарифные ставки; Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

100

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Подготовлено с использованием системы КонсультантПлюс

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1

		Форма по ОКУД				Код
						0301001
_________________________________________________________ по ОКПО						343434
(наименование организации)				Дата составления
ПРИКАЗ	Номер документа
(распоряжение	)
о приеме работника на работу
Принять на работу						Дата
			с
			по
					Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) _________________ руб. _____ коп.

(цифрами)

надбавкой _________________ руб._____ коп.

(цифрами)

с испытанием на срок ___________________________________________________ месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от « ___ » ________________ 20 ___ г. № _____________

Руководитель организации ________________	____________	_______________
(должность)	(личная подпись)	(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ____________ « __ » ________ 20 __г.

(личная подпись)

Подготовлено с использованием системы КонсультантПлюс

101

Унифицированная форма № Т-8 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1

Форма по ОКУД	Код
	0301006
__________________________________________________________ по ОКПО	343434

(наименование организации)

Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ (распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от « ___ » ______________ 20 ___ г. № ________,

уволить « ___ » ______________ 20 ___ г.

(ненужное зачеркнуть)

Табельный номер

(фамилия, имя, отчество) (структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Основание (документ,

номер, дата): ______________________________________________________________

(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)

Руководитель организации _________________	____________	_______________
(должность)	(личная подпись)	(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ____________ « __ » ________ 20 __г.

(личная подпись)

Мотивирование мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме

(от « ___ » _____________ 20 ___ г. № ________) рассмотрено

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ПЕРЕЧЕНЬ

102

ДОКУМЕНТОВ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

	Алф.	Наименование видов документов	Сроки хра-
			нения
	А	Акты и предписания по серьезным нарушениям техники безопасности	Постоянно
		Акты о выделении документов к уничтожению	Постоянно
		Акты о ликвидации организации	Постоянно
		Акты о нарушении правил внутреннего распорядка	5 л. ЭК'
		Акты об авариях и несчастных случаях, связанных с крупным матери-	Постоянно
		альным ущербом и человеческими жертвами
		Акты приема и передачи в постоянное и временное пользование зда-	Постоянно
		ний, помещений, земельных участков
	Б	Бизнес-планы и их экономические обоснования	Постоянно
	Г	Годовой бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и их	Постоянно
		использовании; документы (справки к отчету о финансовых результа-
		тах деятельности и их использовании, приложения к балансу, специа-
		лизированные формы, пояснительные записки и аудиторское заклю-
		чение, расчеты, налоговые декларации) к ним
		Годовые (сводные) отчеты (аналитические таблицы): о выполнении	Постоянно
		планов прибыли, платежей в бюджет, состоянии оборотных средств,
		валютных планов, о затратах на производство, реализацию продукции
		Годовые (сводные) отчеты о выполнении норм выработки, состоянии	Постоянно
		нормирования труда
		Годовые (сводные) отчеты организации о выполнении перспективных	Постоянно
		и текущих планов
		Годовые (сводные) отчеты по кадрам	Постоянно
		Годовые (сводные) отчеты: о состоянии условий труда о производст-
		венном травматизме, по охране труда технике безопасности	Постоянно
		Годовые (сводные) отчеты: по труду, о численности работников, их	Постоянно
		трудоустройстве, перемещении
		Годовые (сводные) планы: финансовый (баланс доходов и расходов),	Постоянно
		финансирования и кредитования, валютный, капитальных вложений,
		по налогу с оборота, по вовлечению в оборот товарно-материальных
		ценностей, по труду и заработной плате, прибыли; образования, рас-
		пределения и использования различных фондов организации
		Годовые (сводные) статистические отчеты и таблицы по веем основ-	Постоянно
		ным видам деятельности организации; документы (информации, док-
		ладные записки) к ним
		Годовые планы организации по всем основным видам деятельности	Постоянно
		Госзаказы	Постоянно
	Д	Дела приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы,	Постоянно
		устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр, список акционеров,
		проспект эмиссии и др.)
		Дела фонда	Постоянно

103

Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, ана-	Постоянно
лизы выполнения планов)
Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госу-	Постоянно
дарственной собственности
Договоры на проектирование, разработку, внедрение автоматизиро-	5 л. ЭК
ванных систем и программных продуктов
Договоры на частную охранную деятельность	5 л. ЭК
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании	5 л. ЭК
Договоры о слиянии, разделении, присоединении организаций	Постоянно
Договоры с директором, генеральном директором, председателем и	Простоянно
членам коллегиальных исполнительных органов о правах и обязанно-
стях; с организацией или предпринимателем о передаче им управлен-
ческих функций
Договоры, контракты, соглашения с работниками	75 л. ЭК
Договоры, соглашения по оказанию юридической помощи	5 л. ЭК
Договоры, соглашения, контракты и документы (проекты, предложе-	10 л. ЭК
ния, замечания, обоснования) по их подготовке
Договоры, соглашения, контракты о поставке и сбыте продукции	5 л. ЭК
Доклады, докладные записки по основной деятельности организации	5 л. ЭК
Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий	5 л. ЭК
Документы (акты, описи, перечни, заключения, справки) о приеме-	Постоянно
передаче товаров (продукции)
Документы (акты, переписка) о техническом и санитарном состоянии	5 л. ЭК
зданий
Документы (дипломы, свидетельства, грамоты, аттестаты) о награж-	Постоянно
дении за участие в выставках, ярмарках, презентациях
Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей,	Постоянно
справки, отчеты) о благотворительнной деятельности
Документы (докладные записки, сводки, справки, переписка) по во-	Постоянно
просам информациооной деятельности, маркетингу
Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения)	Постоянно
проверок организации
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о	Постоянно
расследовании несчастных случаев, профессиональных отравлений и
заболеваний, причин аварий, связанных с крупным материальным
ущербом и человеческими жертвами
Документы (доклады, справки) по подготовке кадров, повышению	5 л. ЭК
квалификации работников
Документы (доклады, справки, отзывы, отчеты, переписка) об уча-	5 л. ЭК
стии в выставках, ярмарках, презентациях
Документы (доклады, стенограммы, тезисы докладов, переписка) об	5 л. ЭК
организации и проведении различных мероприятий: конференций,
собраний, презентаций и др.
Документы (заключения, акты, справки, ТЭО) о целесообразности за-	10 л. ЭК
купок, в том числе за рубежом
Документы (образы, исторические справки, газетные и журнальные	Постоянно
статьи, заметки и др.) по истории организации

104

Документы (отзывы, характеристики, анкеты, аттестационные листы)	15 л. ЭК
о проведении аттестации и установлении квалификации
Документы (планы, предложения, рекомендации, расчеты, ТЭО,	5 л. ЭК
справки, сведения, переписка) о разработке и, выполнении планов
экономического сотрудничества
Документы (правила, инструкции, переписка) по защите информации	3 г. ЭК
Документы (прогнозы, концепции, долгосрочные экономические	Постоянно
нормативы и лимиты) по экономическому прогнозированию
Документы (программы, планы, технические задания, отчеты) о ко-	5 л. ЭК
мандировках внутри РФ и за рубеж
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных	5 л. ЭК
планов, программ
Документы (протоколы, акты, заключения и др.) ревизий, аудита	5 л. ЭК
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения и др.) по рассмот-	Постоянно
рению балансов и отчетов, переоценке основных фондов, определе-
нию износа основных средств, расчету оценки стоимости имущества
организации и др. вопросам производственной деятельности
Документы (протоколы, постановления) по урегулированию трудо-	Постоянно
вых споров
Документы (протоколы, стенограммы, постановления, резолюции,	Постоянно
доклады, наказы, планы реализации критических замечаний) общих
собраний, конференций, заседаний руководящих органов первичных
общественных организаций
Документы (расчеты, анализы, справки) об установлении, состоянии,	Постоянно
пересмотре и применениии норм выработки, расценок, тарифных се-
ток и ставок
Документы (расчеты, обоснования, рекомендации, предложения,	5 л. ЭК
справки) об анализе (прогнозировании) повышения производительно-
сти труда, о совершенствовании планов
Документы (расчеты, справки, выписки, заключения, сведения, обос-	Постоянно
нования и др.) по разработке и изменению планов
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде и покупке жи-	Постоянно
лых помещений для сотрудников организации
Документы (соглашения, планы, акты, справки, рекомендации, пере-	5 л. ЭК
писка) об установлении экономических, культурных и других связий
с организациями
Документы (сообщения, рапорты, сведения, справки, сводки, табели)	5 л. ЭК
по учету рабочего времени, о трудовой дисциплине
Документы (списки награжденных, представления, ходатайства, пе-	Постоянно
реписка) о награждении работников государственными наградами
Документы (списки поставщиков и потребителей, сводные данные,	5 л. ЭК
ведомости) по поставке и распределению продукции, товаров
Документы (справки, докладные записки, предложения, переписка)	Постоянно
по подготовке реорганизации, ликвидации организации
Документы (справки, отчеты) по социально-бытовым вопросам	5 л. ЭК
Документы (справки, расчеты) по прогнозированию и совершенство-	Постоянно
ванию цен на перспективу

105

	Документы (справки, сведения, переписка) о высвобождении и по-	5 л. ЭК
	требности в работниках, о создании и ликвидации рабочих мест, о по-
	ловозрастной структуре и профессионально-квалификационном со-
	ставе высвобожденных и необходимых работников и др.
	Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении	5 л. ЭК
	цен
	Документы (справки, сведения, расчеты, анализы, переписка) о фи-	Постоянно
	нансировании всех видов деятельности организации
	Документы (статьи, тексты радио- и телепередач, брошюры, буклеты,	5 л. ЭК
	плакаты, диаграммы, фото-, фоно-, видиодокументы) по рекламе дея-
	тельности организации
	Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения	5 л. ЭК
	экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги,
	путеводители, проспекты, альбомы, буклеты и др.) об участии в вы-
	ставках, ярмарках, презентациях
	Документы (технико-экономические показатели, графики, справки,	5 л. ЭК
	сведения, анализы, таблицы, переписка) по разработке планов
	Документы об организации и эксплуатации внутренней связи в орга-	5 л. ЭК
	низации
Ж	Журнал учета акционеров	Постоянно
	Журналы (книги) учета работы с акциями	Постоянно
З	Записки о приеме, перемещении, уволдьнении, заменяющие приказы	75 л. ЭК
	по личному составу
И	Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц	Постоянно
	Информационные обзоры (доклады), составленные организацией	10 л. ЭК
К	Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации	Юл. ЭК
	Книги (журналы), карточки учета приема, перемещения, увольнения	75 л. ЭК
	работников
	Книги регистрации договоров	Постоянно
	Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов	Постоянно
	Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно
	Коллективный договор: документы (протоколы, справки, записки)	Постоянно
	проверки его выполнения
	Комплексный план по улучшению условий охраны труда, санитарно-	Постоянно
	оздоровительных мероприятий; документы (переписка, справки, за-
	писки) по его разработке
	Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам	Постоянно
	Копии нотариальных документов (о правах собственности)	5 л. ЭК
Л	Лицевые счета работников	75 л.
	Лицевые счета, карточки акционеров, свидетельства о внесении паев,	5 л. ЭК
	листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества

106

	Лицензии, квоты	Постоянно
	Личные дела, личные карточки сотрудников (в том числе временных	75 л. ЭК
	сотрудников)
Н	Номенклатуры дел, классификаторы дел и документов организации	5 л. ЭК
О	Образцы акций	Постоянно
	Обращения граждан; документы (справки, записки, сводки, перепис-	Постоянно
	ка) по их рассмотрению
	Отчеты о встречах (переговорах)	Постоянно
	Отчеты о пожарах	5 л. ЭК
	Отчеты о финансовой деятельности общественных организаций	Постоянно
	Отчеты об остатках, поступлении, расходе сырья и материков	5 л. ЭК
П	Паспорта зданий и оборудования	Постоянно
	Передаточные, разделительные и ликвидационные балансы	Постояннл
	Переписка о благотворительной деятельности	5 л. ЭК
	Переписка по сущесвенным конфликтам, спорам, прентензиям	Постоянно
	Перечень сведений, составляющих «коммерческую тайну» организа-	Постоянно
	ции
	Планы экономического и социального развития организации	Постоянно
	Положения о высших, коллегиальных исполнительных и контроль-	Постоянно
	ных органах организации, о структурных частях и подразделениях
	организации
	Положения о распределении акций, о долевой собственности	Постоянно
	Положения о филиалах, представительствах, дочерних обществах;	Постоянно
	изменения и дополнения к ним
	Положение об оплате труда, премировании; документы (справки, рас-	Постоянно
	четы, предложения, обоснования, докладные записки) по их разработ-
	ке
	Правила внутреннего распорядка	Постоянно
	Правила, инструкции, методические указания, рекомендации, разра-	Постоянно
	ботанные организацией
	Предложения (письма), представляемые органами управления органи-	Постоянно
	зации в государственные органы местного самоуправления
	Предложения, заявления и жалобы граждан	5 л. ЭК
	Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией	Постоянно
	Приемо-сдаточные, передаточные акты	Постоянно
	Приказы, распоряжения руководителя предприятия по основной дея-	Постоянно
	тельности, кадрам и административно-хозяйственным вопросом

107

	Программы маркетинговых исследований	Постоянно
	Проекты уставов, положений, инструкций, правил, рекомендаций, до-	3 г. ЭК
	говоров, штатных расписаний; документы (справки, докладные за-
	писки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по их разработ-
	ке
	Проспект эмиссй акций	Постоянно
	Протоколы разногласий по договорам о поставках	Постоянно
	Протоколы ревизионных комиссий	10 л. ЭК
	Протоколы, постановления квалификационных и аттестационных ко-	15 л. ЭК
	миссий
	Протоколы, решения общего собрания трудового коллектива, участ-	Постоянно
	ников, учредителей, акционеров, пайщиков, совета арендаторов,
	правления, совета директоров, дирекции, наблюдательного совета
	Протоколы, стенограммы встреч (переговоров)	Постоянно
Р	Реестр акционеров, список пайщиков	Постоянно
	Рекомендации, психофизические нормы диагностики профессиональ-	10 л. ЭК
	ной пригодности, перечни профессий, применяемые в организации
С	Сведения о кандидатах в совет директоров, дирекцию, наблюдатель-	Постоянно
	ный, попечительские советы, ревизионную комиссию
	Сведения об участии организации как учредителя в других организа-	Постоянно
	циях
	Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество	Постоянно
	Свидетельство о реорганизации организации	Постоянно
	Сметы, лимиты, экономические нормативы	Постоянно
	Списки: штатно-списочный состав работников; членов руководящих	75 л. ЭК
	и исполнительных органов; ветеранов Великой Отечественной войны
	Список лиц, имеющих право на получение дивидендов	Постоянно
У	Указания, задания, инструкции, рекомендации организации своим	Постоянно
	представителям
	Устав предприятия, учредительный договор и другие учредительные	Постоянно
	документы, изменения и дополнения к ним
	Учебные планы, программы, разработанные организацией	Постоянно
Ф	Финансово-экономические и конъюктурные обзоры, разработанные	Постоянно
	организацией
Ц	Целевые программы информатизации организации	Постоянно
Ш	Штатные расписания	75 л. ЭК

108