тивы людей для организации и координации их деятельности
Управленческая	В документах отражаются управленческие решения
Научно-историческая	Сохранение в виде архивных документов научного, историче-
	ского наследия
Воспитательная	Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного
	уровня образовательной подготовки

Виды документов и их классификация.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

1.3.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими

12

актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

В настоящее время основным нормативным актом, содержащим все требования к составлению и оформлению документов, является государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт создавался с учетом практики оформления документов, он включает наиболее оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации – автора документа, придания докумен там необходимой официальности. Кроме того, стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве и традициям отечественного документирования.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных право-

выми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Вопросы	документационного		обеспечения	управления	регулируются:,
-законодательными		актами		Российской		Федерации;
-государственными		и	отраслевыми			стандартами;
-общероссийскими					классификаторами;
-государственными		и	отраслевыми	инструкциями		по
делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законодательные акты РФ

1.Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 07.06.1993 № 5341-1 - содержат основные законодательные нормы о порядке архивного хранения документов;

2.Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне" - определяет полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее;

3.Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ; Часть 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ; Часть 3 от 26.11.2001 № 146-ФЗ - содержат нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений ;

4.Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" с изменениями от 10.01.2003 - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

5.Уголовный		кодекс	РФ	от	13.06.1996	№	63-ФЗ	(в	ред.	от
08.12.2003)	-	устанавливает			уголовную	ответственность			за	непра
вомерные действия с документами и информацией;

6.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ - устанавливает ответственность за незаконное использование документов; 7.Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001 № 197-ФЗ с изменениями и дополнениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г. – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений; 8.Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанав-

ливает основы придания юридического значения электронным документам. Государственные стандарты

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к докумен-

13

тированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и учреждениях.

2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28 - дает понятия, определения и четкую терминологию объектов делопроизводства.

3.ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов от 03.03.2003устанавливает состав и расположение реквизитов документа; виды бланков; требования к оформлению тексту документа.

Общероссийские классификаторы

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) от 30.12.1993 № 299 - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться в документах.

Государственные инструкции по делопроизводству

1.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

2.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.1О.2ООО - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия

Содержит следующие разделы: -общие положения;

-порядок составления и оформления служебных документов; -порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; -контроль исполнения документов; -порядок работы с исходящими документами;

-порядок работы с внутренними документами; -составление номенклатуры дел; -правила формирования дел;

-порядок обеспечения сохранности документов; -порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

14