ГЛАВА 5 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

5.1. ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы по личному составу (кадровые документы) выделены в отдельную группу, поскольку имеют узконаправленную специфику - отражение трудовой деятельности персонала. Однако в этой группе могут встречаться и организационные документы (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностная инструкция, трудовой договор), и распорядительные документы (приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, распоряжения), и информационно-справочные документы (личные карточки, заявления, справки)

Кроме того, кадровые документы можно подразделить на обязательные, рекомендательные и зависящие от специфики организации документы. Кадровые документы подразделяются также на следующие подвиды, в зависимости от специфики документа:

-внутренние локальные нормативные акты;

-информационно-расчетные документы;

-документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

-официальная внутренняя переписка;

-распорядительные документы;

-журналы контроля и учета.

Приблизительное разделение некоторых кадровых документов по указанным двум признакам приведено в таблице.

			Обязательные			Рекомендательные	Зависящие от спе-
						(возможные)	цифики
1			2			3	4
Внутренние		ло-	Правила	внутреннего		Положение по оплате	Инструкция по ра-
кальные норматив-			трудового распорядка			труда и о премирова-	боте с конфиденци-
ные акты						нии сотрудников	альной информаци-
							ей
			Инструкция по охране			Коллективный дого-
			труда			вор
			Документы	по защите
			персональных		данных
			работников
			Должностные		инструк-
			ции
Информационно-			Штатное	расписа-			График сменно-
расчетные		доку-	ние				сти
менты
расчетные			Личная карточка Т-
документы			2
			График отпусков
			Табель учета		рабочего
			времени
трудовая	деятель-		Трудовые книжки			Справки о трудовой
ность						деятельности
щие трудовую дея-
тельность	работни-
ка

64

	Трудовой договор
Официальная внут-	Заявления		работ-	Докладные/	слу-
ренняя переписка	ников			жебные записки
Распорядительные	Приказы	/	распоряже-
документы	ния по личному соста-
	ву
Журналы контро-	Книга учета движения			Журнал учета	меро-	Журнал учета; про-
ля и учета	трудовых книжек			приятий по контролю		хождения	меди-
						цинских осмотров
	Журнал	учета прохо-		Журнал учета военно-
	ждения	инструктажа		обязанных
	по охране труда

Рассмотрим подробно наиболее важные кадровые документы, которые являются обязательными.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функ-

ции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. Должностная инструкция:

разрабатывается - руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом предприятия и кадровой службой, утверждается - руководителем предприятия или его заместителем по соответствующему профилю, или вводится приказом.

Должностная инструкция должна содержать следующие реквизиты: -наименование министерства (если является отраслевой); -наименование организации; -наименование вида документа; -дату; -номер;

-заголовок к тексту; -гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); -текст; -подписи составителей;

-печать (при необходимости); -визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: 1.Общие положения.

2.Функциональные обязанности.

3.Права.

4.Ответственность.

5.Условия работы.

В разделе 1 - Общие положения - устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 - Функциональные обязанности - определяются конкретные виды работ, выполняемых сотрудником, указывается, что он должен знать и уметь, а также его взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации.

В разделе 3 - Права - устанавливаются служебные полномочияи права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

65

В разделе 4 - Ответственность - указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 - Условия работы - описывается режим работы, указываются особенности выполнения, возможные командирования и т.п.

Должностная инструкция в зависимости от особенностей предприятия при необходимости может быть дополнена другими разделами.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Штатное расписание - это документ, применяемый для оформления структуры, штатно-

го состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением), содержащий перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. При отсутствии этой должности в организации руководство компании самостоятельно решает вопрос, кому делегируется данная обязанность. Если руководитель делегирует данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности. Утверждается штатное расписание также приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Примерные формы этих документов приведены ниже. Констатирующая часть в нем может не оформляться, если штатное расписание вводится впервые и нет необходимости в каких-либо пояснениях по его введению.

Наименование организации ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00

Москва О возложении обязанности

по созданию проекта штатного расписания

В связи с необходимостью разработки штатного расписания (нового штатного расписания, пересмотра штатного расписания № 00 от 00.00.000)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Летова Р.М.

2.Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений.

3.Представить готовый проект штатного расписания до 00.00.0000.

Генеральный директор		Подпись	М.И. Рязанов
С приказом ознакомлен	подпись	дата ознакомления
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Москва
Об утверждении
штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание» № 00 от 00.00.0000 с составом________штатных единиц с месячным фондом заработной платы __________рублей.

Генеральный директор подпись М.И. Рязанова

66

Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. Заголовки приказа в данном случае могут быть следующими:

-О внесении изменений в штатное расписание;

-Об изменении штатного расписания;

-О частичном изменении штатного расписания.

Вкачестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

-изменение организационной структуры предприятия;

-реорганизация компании; - изменение законодательства.

Наименование организации ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00

Москва О внесении изменений

вштатное расписание

Всвязи с реорганизацией производственного подразделения ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в штатное расписание № 00 от 00.00.0000 следующие изменения:

1.Вывести из отдела снабжения следующие должности: (перечислить).

2.Ввести в отдел логистики должность координатора поставок с должностным окладом 7000 рублей.

Основание: план реорганизации производственного подразделения от 00.00.0000.

Генеральный директор	подпись	М.И. Рязанова
СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Заместитель генерального	Начальник		отдела	кадров,
директор по финансовым	Юрисконсульт
вопросам	_____________Б.П.			Тихонов
_____________Р.М. Летов	00.00.0000
00.00.0000
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела снабжения	подпись	И.О. Фамилия
Начальник отдела логистики	подпись	И.О. Фамилия

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т-2

Личная карточка - это документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личная карточка (унифицированная форма Т-2) заполняется на работников всех категорий, принятых приказом на работу.

Личная карточка заполняется на основании следующих документов:

-паспорт;

-трудовая книжка;

-военный билет;

-документ об окончании учебного заведения;

-страховое свидетельство государственного индивидуального пенсионного страхования;

-свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

-приказ о приеме на работу.

Личная карточка должна содержать:

67

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату составления;

-текст;

-подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена. Текстовая часть личной карточки содержит следующие разде-ы:

-общие сведения о работе;

-сведения о воинском учете;

-прием на работу и переводы на другую работу;

-аттестация;

-повышение квалификации;

-профессиональная переподготовка;

-поощрения и награды;

-отпуск;

-социальные льготы;

-дополнительные сведения;

-- основание увольнения.

ГРАФИК ОТПУСКОВ График отпусков - обязательный локальный нормативный акт, утверждаемый ежегодно

не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Исключение составляют отдельные категории работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема новых работников.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитывается действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. Технология согласования разрабатываемого графика отпусков не установлена, то есть остается на усмотрение конкретной организации.

Следует, однако, отметить, что трудовым законодательством предусмотрены категории сотрудников, отпуск которым предоставляется в летнее или удобное для них время. К ним относятся:

-работники в возрасте до 18 лет;

-сотрудники, совмещающие работу с обучением;

-работники, не использовавшие отпуск или его часть в прошлом году;

-сотрудники-мужчины в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;

-жены военнослужащих;

-совместители (их отпуск должен совпадать с отпуском по месту основной работы). Удобное время для отпуска предоставляется и некоторым другим категориям граждан

(пострадавшим при аварии на Чернобыльской АЭС; граждане, награждаемые знаком "Почетный донор России" и т.п.), но подробное изучение данного вопроса относится к области трудового права.

Сотрудник имеет право (с согласия руководства) разбить отпуск на несколько частей, в том числе по 1 дню. Однако, с точки зрения организации, оформление однодневных отпусков - трудоза-тратная процедура, включающая большой объем документооборота и занятости непосредственно связанных с этим сотрудников. Порядок предоставления отпуска имеет следующие этапы:

-заявление работника с просьбой предоставить ему отпуск в определенный срок с визой непосредственного руководителя;

- регистрация этого заявления в специальном журнале внутренней официальной переписки;

-получение резолюции руководителя организации или его полномочного заместителя;

-учет и внесение записей по предоставлению отпуска кадровой службой;

68

-надлежащее оформление приказа и ознакомление с ним работника;

-оформление и передача в бухгалтерию соответствующей информации;

-бухгалтерские операции.

Следует отметить, что при оформлении стандартного полного 1 отпуска заявление сотрудником не подается и приказ издается автоматически, если в графике отпусков указана конкретная дата (на 1 практике часто проставляют только месяц).

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод, увольнение, предоставление отпуска, командирование, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки.

Приказ по личному составу может оформляться как в текстовом варианте, так и в виде табличных унифицированных форм. Последние использовать предпочтительнее, так как стандартизация способствует облегчению восприятия информации, позволяет не упускать необходимые данные и во всем потоке документов соблюдать единообразие.

Датой приказа принято считать дату его подписания. Если не указан другой срок, вступает в силу приказ с этого момента. Текстовые приказы могут иметь пункты с разными сроками вступления в силу.

Нумерация приказов по личному составу ведется по порядку в пределах календарного года. Номер приказа по личному составу обычно содержит буквенное расширение. К порядковому номеру документа через тире или косую черту добавляют буквы "К" или "ЛС" ("кадровый", "по личному составу"). Для приказов с различными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения. К приказам-ЛС обычно относят приказы долгосрочного срока хранения (75 лет). Это приказы о приеме на работу, о переводе, увольнении, долгосрочных или зарубежных командировках. К приказам-К относятся приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных российских командировках.

В случае оформления текстового приказа по личному составу следует знать, что они могут быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие.

Ясли оно относится к одному работнику, то приказ называется индивидуальным. Если одно действие объединяет нескольких человек, то приказ считается сводным. Сложный приказ содержит несколько распорядительных действий в отношении нескольких человек.

Заголовок к простому текстовому приказу кратко формулирует содержание распорядительного действия, начиная с предлога "О" (о чем?) и включает фамилию и инициалы работника, например, О назначении Николаевой М.В. Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно - По личному составу.

Текст в данной категории приказов состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Начинается текст с обозначения распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.п.), которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля заглавными буквами. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Нумерация пунктов и подпунктов уместна в том случае, если их два и больше. Единственный пункт не нумеруется.

Текст каждого пункта приказа по личному составу обязательно заканчивается указанием на основание совершения распорядительного действия. В любом случае основание - это какой-либо документ, а не абстрактное явление.

Обязательными являются отметки об ознакомлении с содержанием приказа. Они также должны располагаться в соответствующем пункте или подпункте текстового приказа. Обра-

69