ГЛАВА 2 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательнонормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

15

Например:

Всоответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных документов"

или

Всоответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"

Вделовой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык.

Например:

"В соответствии с достигнутой договоренностью..." или "Просим Вас изыскать воз-

можность...", или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)..." и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.

Например:

архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь: совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.

Например:

адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой выводы, предложения ,просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Например:

Прошу дополнительно выделить .... руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории. Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, ре-

дактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов ос-новано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Например:

16

Господину (И. О. Ф.)

Уважаемый (имя, отчество)

Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до

01.06.2000.
С наилучшими пожеланиями
Директор	И..О.Фамилия

или

Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки ... получено и зарегистрировано за №...

Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка ... руб.

Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.

Коммерческий директор И.О.Фамилия

или

Уважаемый господин...

В соответствии с Вашим запросом направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.

Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до ... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.

Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более

крупный заказ.
Старший менеджер	И.О.Фамилия

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

•выявляются типовые управленческие задачи,

•собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

•составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,

•проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

•проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ. Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потреб-

ность. Сегодня трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть

17

отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения-получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определенной последовательности и удобной для обработки.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений". Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

2.3. ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ.

Таблица -это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены ГОСТ Р 6.30-2003, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную.

Структура и виды таблиц

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца и строки. Столбцы и строки снабжены заголовками и могут быть отделены друг от друга линейками. На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:

-в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

-таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии; -таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно

продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое — это совокупность характеристик указанных в подлежащем объектов. Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

•цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

•текстовые (содержат только текст);

•смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа);

•математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);

• таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации). Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из заголовка и шапки, называются проформами.

Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения вручную или на пишущей машинке, называются пустографками, или бланочными таблицами.

18

Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейки обрамления имеются только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой, а если обрамляющая линейка имеется только сверху - открытой.

Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь часть ее - клочковой.

Если таблица размещена вдоль страницы (полосы) документа и читается так же, как и текст, она называется продольной, а если она размещена поперек страницы и может быть прочитана при повороте документа на 90° в направлении движения часовой стрелки, то она называется поперечной. Таблица, размещаемая на двух смежных страницах (развороте), на-

зывается распашной.

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1.Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего (в табл. 10.2 это наименования приставок).

2.Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего (в табл. 10.2 это обозначения приставок и значения соответствующих множителей).

3.Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике, а наименования показателей ска зуемого - в головке.

4.Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

5.Определить тему таблицы и вывести ее в качестве тематического заголовка.

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства Логичность построения таблицы означает следующее:

1.Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2.Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

3.Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований: Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

а) когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали); б) когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико

(рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

Тематический заголовок

Показатели			Показатели	сказуемого
подлежащего	1-й	2-й	3-й	4-й	5-й	6-й
1-й 2-й
3-й
Показатели			Показатели	сказуемого
подлежащего
	7-й	8-й	9-й	10-й	11-й	12-й

19

1-Й 2-й

3-й

в) когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2.Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3.Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4.Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) – подлежащего.

5.Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6.Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

а) перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки; б) перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

в) вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей; г) разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

д) комбинировать по-разному указанные в пп. а-г приемы.

7.Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

а) избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; б) объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один

повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф; в) образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

г) устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; д) переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заго-

ловков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; е) заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8.Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:

а) выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок; б) ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а

в относительных - тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; в) объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

г) заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >,более >, менее <, приблизительно » и т.п.).

9.Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1.Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках пустых мест в таблицах можно избежать, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

20

2.Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4.Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5.Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6.Объединять соседние однотипные таблицы.

7.Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8.Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.

Оформление нумерационного заголовка таблицы

Назначение нумерационного заголовка - упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:

1.Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером.

2.Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

3.Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4.Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5.Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

6.Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

7.Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы

Назначение тематического заголовка - дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1.Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2.Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3.Тематический заголовок горизонтально центрируется.

Оформление граф в головке (шапке) таблицы

При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее:

1.Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике

2.Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

а) словесное обозначение данных графы; б) буквенное обозначение данных графы;

21

в) обозначение единицы измерения; г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее). Например: Температура /, °С, не менее.

3.Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе - только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовок графы - существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4.Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.

5.Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов - обозначения в виде специальных символов (градусы - °С, проценты - %, доллары США - $ и т.п.).

6.Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах - только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7.Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8.Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

9.Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформлять эти элементы таблицы необходимо с учетом следующего:

а) нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф; б) в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать

прописными русскими буквами, а остальные графы - арабскими цифрами.

10.Графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований:

а) данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы; б) графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

в) заголовок графы оформляется в виде: № п/п; г) допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с после-

дующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

11.Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям: а) включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается;

б) если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой; в) если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но

есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные - после заголовков соответствующих граф; г) если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указыва-

ются после заголовков соответствующих граф; д) единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.

12.Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:

а) как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего - к суммирующим частные итоги; б) в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы

Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований:

1.Заголовки боковика располагаются:

22

а) при одной ступени:

• от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;

•с абзацного отступа, если они в 2-3 строки; б) при нескольких ступенях:

•заголовки 1-й ступени - согласно п. а;

•заголовки последующих ступеней - с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов; в) заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

а) при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова Нет свед.;

б)	при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире. 2.	Обозначе-
ние ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:
а)	если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;
б)	если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.

3.При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо - для дробной части.

4.Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

а) числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах); б) числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;

в) числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю; г) при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих

все числа ряда, перед числами пишут от...до...включ.; д) в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;

е) округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

5.Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:

а) если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

23

б) если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика; в) если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

г) текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

6.Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям: а) текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы); б) точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

в) при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7.Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:

а) линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы; б) в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.

Оформление примечаний к таблице

Примечания к таблице оформляются следующим образом:

1.Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

2.Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

3.Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

4.Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.

24