ГЛАВА 3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, издаваемые предприятиями, учреждениями и организациями, как правило, должны изготавливаться на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы, и они заготовлялись впрок "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников". Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа -это лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены действующим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

При получении документа в организации основное внимание, естественно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

•бланк не содержит справочных данных об авторе, его место нахождении; содержит их в минимальном объеме, или они не соответствуют данным о государственной регистрации организации;

•указывается только сокращенное наименование организации-автора документа;

•отсутствует или не полностью указана организационно-правовая форма определение ор- ганизационно-правовой формы не соответствует законодательно закрепленным формам (например: часто пишут АО, не уточняя тип акционерного общества);

•реквизиты бланка расположены произвольно и не соответствуют по своему составу требованиям государственного стандарта;

•бланк "украшает" рисунок, который можно принять за эмблему, но он таковой не явля-

ется;

•пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элементами (разноцветными рисунками, линиями, штрихами, вензелями и другими "художественными" украшениями).

Бланк призван придавать информации официальный характер. Кроме того, применение бланков за счет наличия постоянной информации значительно ускоряет процесс создания документа, а также упрощает его восприятие.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков в основном используют два формата бумаги: А4 (210x297 мм)

иА5 (210x148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Формат А5 предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально. Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает использование форматов АЗ (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Следует знать, что за рубежом в использовании распространены иные форма-

ты бумаги: ЬеКег (8 1/2 х 11 т, т.е. 21.59 х 27.94 см) и Ье§а1 (8 1/2 х 14 т, т.е. 21.59x35.56

см).

25

По рекомендации государственного стандарта бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

Стандарт допускает изготовление бланков как типографским способом, так и с помощью компьютера. Что касается последнего, то распечатка бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ экономичен, так как не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

При печати бланков, как правило, используются шрифты размером от 6 до 16 пт кегля. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 пт кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от "длины" (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Государственным стандартом установлены следующие виды бланков:

•общий бланк;

•бланк письма;

•бланк конкретного вида документа, кроме письма;

•бланк должностного лица.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

•Государственный герб Российской Федерации; "

•герб субъекта Российской Федерации;

•эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

•код организации, ОГРН, ИНН/КПП;

•наименование организации;

•место составления или издания документа.

•Кроме этих реквизитов, на общем бланке могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов:

•дата документа;

•регистрационный номер документа;

•заголовок к тексту;

•отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества Данных видов документов. При разработке этих бланков используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида Документа".

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать в себя следующие реквизиты:

•Государственный герб Российской Федерации;

•герб субъекта Российской Федерации;

•эмблему организации или товардайэиак (знак обслуживания)

•код организации;

•основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

•идентификационный номер налогоплательщика / Код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);

•код формы документа;

•наименование организации;

•справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов:

•дата документа;

•регистрационный номер документа;

•ссылка на регистрационный номер и дату документа;

26

•адресат;

•заголовок к тексту;

•отметка о контроле.

Реквизит "Справочные данные об организации" включает в себя сведения о юридическом и почтовом адресе организации, номерах телефонов, факса, расчетном счете, адресе электронной почты, сайте.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух вариантах: продольном и угловом. Впервом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо поцентру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также написания резолюции. Примеры углового и продольного бланков приведены на рис. 1 и 2.

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82. Москва, 117393

Тел.: [phone] Факс: [phone] Е-mail: [e-mail]

http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795. ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________ №______ _. на № __________ от________

Рис. 1. Угловое расположение реквизитов в бланке

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва. 117393

Тел.: [phone] Факс: [phone] Е-mail: [e-mail] http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708. ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

________________ № ______________

на № _______________ от _________________

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов в бланке Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Россий-

ской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов над серединой строки с на-

27

именованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации, являющейся автором документа, Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке субъекта РФ, справа - на русском. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки для впечатывания отдельных реквизитов в виде уголков, штрихов, пунктиров или других обозначений (заголовка к тексту, адресата и др.). Такие отметки не обязательно наносить на бланк, но следует знать, что они значительно облегчают заполнение бланка.

Образцы бланков приведены в приложении.

3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятойдля данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов орга- низационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от

27.11.2000 № 68.

В государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01.Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02.Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03.Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05.Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06.Идентификационный номер налогоплательщика I код причины постановки на учет

(ИИН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28

07.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. 09.Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и

другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

11.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2004 г. следует оформлять: 01.09.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например; 01 сентября 2004 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц,

день месяца. Например: 2004.09.01.

Дата документа является одним из поисковых признаков документа. Кроме даты, проставленной в документе, датируются также все стадии оформления и обработки документа (согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа, исполнение документа), где дата оформляется аналогично.

12.Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, инфор-

мацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, состав-

ленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

14.Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административ- но-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому

29

лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Энской области Контрольно-правовое управление Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Напри-

мер:

Администрация Энской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С. Сидорову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. На-

пример:

Администрации районов, городов Энской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир» Малый Путинковский переулок, д. ½ Центр, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО «Кристалл» Г.В. Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес получателя. Например:

Гуляеву А.Н.

ул. Мира, д. 11, кв. 12 г. Новосибирск, 630102

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации

Подпись А.А. Иванова

12.02.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров

15.03.2004 № 12

или

30

УТВЕРЖДЕНЫ Приказом Председателя Правления банка

30.09.2004 № 82

или

УТВЕРЖДЕН Постановлением администрации области

12.03.2004 №375

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению представлен в приложении.

17.Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2004

Личная подпись 05.02.2004

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2004 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета»; Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

19.Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

20.Текст. Тексты документов пишут на государственном языке РФ при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъек-

тов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного

субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

31

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления

-просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Втексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Враспорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Всовместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Вписьмах используют следующие формы изложения:

•от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

•от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2.Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение № 2 к постановлению

администрации области от 10.01.2004 №30

22.Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем	Подпись
управления		А.А. Сергеев
Или

32

Директор института

Подпись

А.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответсвующей занимаемой должности. Например:

Директор завода	Подпись	В.В. Волков
Главный бухгалтер	Подпись	В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместительминистра		Заместитель министра
транспорта РФ		связи РФ
Подпись	А.А. Петров	Подпись	А.В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии	Подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии:	Подпись	К.М. Ар-
темьева	Подпись	С.П. Матвеев
	Подпись	В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления

начального профессионального образования Министерства образования РФ

_______________Е.Я. Бутко подпись 12.02.2004

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета от 10.02.2004 №5

Или

СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2004 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ,

33

его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности

24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписа-

ния. Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись О.Е. Матвоиенко

19.09.2003

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела

Личная подпись	А.И. Ващук
19.09.2003

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в

нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих праве должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лиц; должна быть заве-

рена печатью (гербовой, круглой). Например:
Начальник	Печать	Подпись
управления			Г.В.Сидоров

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати должен быть четким и ставиться таким образом, чтобы он захватывал часть слов наименование должности и личной подписи лица, подписывающего документ.

Примерный перечень документов, на которых ставиться печать организации представлен в приложении.

26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Напри-

мер:
Верно	подпись
Инспектор отдела кадров		И.В. Смирнов
10.02.2004

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лице-

вой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Аксенов

225032 28. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело должна включать сле-

дующие данные:

•краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

•слова «В дело»;

34

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29.Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, очередной порядковый номер.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),

проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

35

ГЛАВА 4 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУ-

МЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдение следующих правил:

-документ должен отвечать действующему законодательству;

-документ должен издаваться только в пределах своей компетенции;

-документ должен быть оформлен в соответствии с общегосударственными правилами составления и оформления документов.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов

ит.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание

36

следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил') - в реше-

нии; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "ПОСТАНОВЛЯЕТ ("ПОСТАНОВИЛ"), "РЕШАЕТ' ("РЕШИЛ'), "ПРЕДЛАГАЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ Коллегия РЕШАЕТ

К формулировкам постановляющей части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси-

лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные та-

ким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "воз-

ложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

37

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет

(например, "Об итогах...", "О мерах...").

Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 06 апреля 2001 г. № 26. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их со-

гласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты докумен-тов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами - постановлений и решений, - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на шесть основных групп.

38

1.Организационные документы: уставы, положения, правила и инструкции - документы, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы.

2.Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, постановления, решения, указания.

3.Информационно-справочные документы: акты, протоколы, служебные письма,

справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы.

4.Документы по личному составу (кадровые документы): штатное расписание, прика-

зы по личному составу, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки, личные карточки.

5.Коммерческие документы: коммерческие договоры (контракты), а также другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложений (спецификации, графики поставок и т.п.)

6.Документы по обращениям граждан: Предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.

Рассмотрим оформление документов каждой группы более подробно.

4.1. ОГРАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ – УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ

Устав - это правовой акт, определяющий права, функции и структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Основными видами уставов являются:

-устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом, например, министерством, комитетом);

-устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

-устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом);

-устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

Устав должен содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату (датой устава является дата его утверждения);

-гриф утверждения;

-отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

-место издания (город);

-текст

-подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, под-

пункт):

1.Общие положения;

2.Правовой статус;

3.Цели, задачи, предмет деятельности;

4.Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);

5.Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжении ими);

6.Учет и отчетность;

7.Контроль финансово-хозяйственной деятельности;

8.Права и обязанности участников;

39

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения бывают двух видов:

-типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовое положение об отделе кадров);

-индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например, Положение о персонале ЗАО "Эверест").

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных меро-

приятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров. Положение должно содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату (датой положения является дата его утверждения);

-заголовок к тексту;

-гриф утверждения;

-текст;

-подписи составителей;

-печать (при необходимости).

Текст может состоять из следующих разделов:

1.Общие положения;

2.Задачи и функции;

3.Управление и структура;

4.Права и обязанности;

5.Контроль деятельности;

6.Служебные контакты,

7.Ответственность.

Инструкция - это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Инструкции составляются на основе законодательства Россииской Федерации и могут издаваться:

-органом государственного управления;

-отраслевым органом управления;

-муниципальным органом управления;

-руководством организации. Инструкции бывают двух видов:

-типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

-индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например, Инструкция по делопроизводству ЗАО "Эверест").

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть ти-

повыми, индивидуальными и отраслевыми. Подробная информация о порядке составления должностной инструкции представлена в разделе "Документы по личному составу". Инструкция должна содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату (датой инструкции является дата ее утверждения);

-номер;

40