настоятельно необходимым.

3.5. Формирование системы профессиональной адаптации персонала на рабочем месте

Адаптация (от лат. adaptatio — приспособление) представляет собой приспособление организма, индивидуума, коллектива к изменяющимся условиям внешней среды или к своим внутренним изменениям, что приводит к повышению эффективности существования и функционирования.

Профессиональная адаптация — это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатывае-мости сотрудника в новых профессиональных, социальных, психологических и организационноэкономических условиях труда.

Когда человек поступает на работу, он включается в систему отношений внутри организации, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную и психологическую роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления и т. п. От человека, занимающего каждую из позиций, ожидается соответствующее ей поведение. Поступая на работу в ту или иную компанию, человек, кроме того, имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. В соответствии с ними сотрудник предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации.

Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.

Процедуры профессиональной адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь компании. Исследования показывают, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации [Сочивкина. Режим доступа: http://www.rb-edu. ru/library/articles/articles_8868.html]. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых

порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т. д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь компании могут

существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру фирмы. Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

Целью профессиональной адаптации персонала является в первую очередь снижение издержек компании за счет следующих факторов.

1.Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность: ♦достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки; ♦уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2.Сокращение уровня текучести кадров:

♦снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок; ♦уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

Выгодами, получаемыми сотрудником отпрохождения профессиональной адаптации, являются:

•получение полной информации, требуемой для эффективной работы в компании; •снижение уровня неопределенности и беспокойства; •повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;

•усвоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения; •выстраивание системы взаимодействия с коллегами; •получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока.

Выгодами, получаемыми компанией от выстроенной системы профессиональной адаптации, являются:

•создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы; •выявление недостатков существующей в компании системы подбора кадров;

•развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей; •обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;

• повышение лояльности сотрудника компании к работодателю. Выделяют два направления (вида) профессиональной адаптации:

•первичная — приспособление молодых сотрудников, не имеющих опыта профессиональной деятельности. Элементом первичной адаптации можно считать

профессиональную ориентацию. Она представляет собой комплекс организационновоспитательных мероприятий, направленных на ознакомление заинтересованных лиц с существующими видами деятельности, выявление интереса, склонности и пригодности к ним, показ их социального престижа, привлекательности и значимости, формирование личной предрасположенности; •вторичная — приспособление сотрудников, имеющих опыт профессиональной

деятельности. Вторичная адаптация особенно актуальна при изменении условий труда, влекущем за собой изменение трудовых функций и новый уровень ответственности. В зависимости от вида адаптации характер применяемых мероприятий будет различным.

При первичной адаптации преимущественно применяются наставничество (обучение профессии), баддинг (адаптация через приятельство с коллегой),

кураторство (профессиональный аспект адаптации). Большие возможности по адаптации персонала существуют у методики «job shadowing» (следование как тень). Причем эта методика ничуть не уступает по эффективности наставничеству, а по возможностям и окупаемости даже превосходит его.

При вторичной адаптации применяется наставничество, а также курсы повышения квалификации и внутренние тренинги.

В теоретическом и практическом плане выделяют следующие аспекты

адаптации сотрудника.

1.Корпоративная адаптация — для эффективной работы сотруднику необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:

♦Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится организация?

♦Каковы стратегические цели и приоритеты компании?

♦Кто является ключевыми клиентами? Кто основные конкуренты? ♦Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения? ♦Какова структура компании? Где какие подразделения расположены? ♦Каковы периодичность и технология планирования и отчетности? ♦Какие действуют процедуры, регламенты?

♦Кто и в каком порядке подписывает документы? И так далее.

2.Социальная адаптация — новый сотрудник принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами, знакомится с «атмосферой» в компаниии и корпоративной культурой организации. На этом этапе сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:

♦Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой,

богемный, др.)?

♦Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню/ должности, подчиненным, руководителям?

♦Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?

♦С кем обедать? С кем курить? У кого похожие хобби, увлечения? ♦Что можно/нельзя обсуждать в курилке, за обедом?

♦К кому можно/нельзя обращаться за помощью, советом? И так далее.

3.Организационная адаптация — поскольку люди обычно проводят на работе большую часть светового дня, очевидно, что это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с

которыми новому сотруднику предстоит разобраться в первые дни (месяцы) работы, например:

♦Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая? ♦Где можно разместить свои вещи?

♦Как оформить постоянный пропуск? ♦Кто настроит компьютер?

♦Когда и где выдают зарплату?

♦Как здесь пьют чай/кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?

♦Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?

♦Как заказать канцелярские принадлежности, курьера, машину, переговорную комнату?

♦К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?

♦Где получить положенный корпоративный мобильный, медицинскую страховку и т. д.?

♦Как принято отмечать дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?

♦Во сколько принято уходить домой? Допустимы ли опоздания утром (и если да, то на сколько)?

♦Когда будет отпуск? И так далее.
4.Техническая (технологическая)	адаптация — в каждой компа
нии используется свой набор	техники и программного обеспече

ния. Новому сотруднику в период адаптации придется:

♦запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные

контакты в «Адресную книгу»; ♦освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.;

♦разобраться в системе документооборота внутри фирмы;

♦освоить специфическое производственное (складское, IT и т. п.) оборудование; ♦освоить специфическое программное обеспечение (базы данных) и т. д. 5.Профессиональная адаптация. Данный аспект адаптации связан

непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений

и навыков или требуется дополнительное обучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы волнуют как HR-менеджера компании, так и руководителя структурного подразделения, в которое приходит новый сотрудник. Самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:

♦используемые в компании технологии и техника; ♦стандарты работы; ♦документация;

♦нормы, нормативы, технические требования; ♦перспективы профессионального и карьерного роста; ♦возможности обучения, повышения квалификации; ♦параметры оценки качества работы и т. д.

6. Психофизиологическая адаптация. Данный аспект в первую очередь включает в себя приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:

♦сменный график работы; если сотрудник никогда не работал в ночное время, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе (например, с 8 часов на 12); ♦график работы сдвинут (например, в некоторых компаниях предлагается график

работы с 7:00 до 16:00, в других — с 11:00 до 20:00). Резко переключиться с одного режима работы на другой бывает довольно сложно; ♦ненормированный рабочий день — к ненормированной работе довольно сложно

привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным; ♦длительные командировки (разъезды), которые для ряда сотрудников могут стать дополнительным стрессом;

♦проектная работа, при которой сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.

Несмотря на различие между перечисленными видами адаптации, все они

находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации.

Успешность адаптации зависит от целого ряда условий, главными из которых являются:

•качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных сотрудников; •объективность деловой оценки персонала (как при отборе, так и в процессе

трудовой адаптации работников); •отработанность организационного механизма управления процессом адаптации;

•престиж и привлекательность профессии, работы по определенной специальности в данной компании; •особенности организации труда, реализующие мотивационные установки сотрудника;

•наличие отработанной системы внедрения новшеств; •гибкость системы обучения персонала, действующей внутри компании;

•особенности социально-психологического климата, сложившегося в коллективе; •личностные свойства адаптируемого сотрудника, связанные с его психологическими чертами, возрастом, семейным положением и т. п.

Управление профессиональной адаптацией работников требует наличия в компании трех организационных элементов:

•структурного закрепления функции управления адаптацией; •наличия технологии процесса управления адаптацией; •развитого информационного обеспечения этого процесса.

Структурное закрепление функций управления профессиональной адаптацией персонала в компании может быть представлено следующими вариантами.

1.Выделение соответствующего подразделения (группы, отдела) в организационной структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией относятся к деятельности подразделения по обучению персонала.

2.Распределение специалистов, занимающихся управлением профессиональной адаптацией работников, по подразделениям (цехам, отделам) или группам подразделений. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений.

3.Развитие наставничества, которое в последние годы незаслуженно забыто в отечественных организациях. Зарубежные фирмы активно применяют наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, а

также в качестве определенного этапа в его служебном продвижении. При этом наставничество поддерживается материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя.

4.Развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом (в частности, подразделения управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих зарубежных фирмах эта служба структурно включена в систему контроллинга. Предметом функциональных взаимосвязей между подразделениями управления адаптацией и организации управления являются главным образом вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения новшеств и т. п.

Организационными решениями технологии процесса управления профессиональной адаптацией сотрудников могут быть:

•организация семинаров, курсов и т. п. по различным аспектам профессиональной адаптации; •проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

•интенсивные краткосрочные курсы для руководителей и работников, впервые вступающих в должность;

•проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств; •специальные курсы подготовки наставников; •использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым

работником; одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий; целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач; •подготовка замены кадров при их ротации;

•проведение в коллективе структурного подразделения компании специальных ролевых игр по сплочению сотрудников и развитию групповой динамики.

Информационное обеспечение процесса профессиональной адаптации персонала в первую очередь связано со сбором и оценкой показателей ее уровня и длительности. Эти показатели условно делятся на объективные и субъективные.

К объективным относятся те, которые характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудников в ее различных сферах. Объективные показатели адаптации подразделяются по принадлежности к одному из ее аспектов, например: профессиональному аспекту (соответствие квалификационных навыков требованиям рабочего места); социально-психологическому (степень соответствия

поведения личности нормам, сложившимся в данном коллективе); психофизиологическому (степень утомляемости, уровень нервной перегрузки).

Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность сотрудника работой в целом или отдельными ее проявлениями. Они подразделяются аналогично объективным по принадлежности к одному из аспектов профессиональной адаптации и определяют собственную оценку работником: своего отношения к профессии и квалификации; отношений с коллективом, с руководством; самочувствия, условий и тяжести труда; понимания роли индивидуальных задач в решении общих задач компании.

Сбор и обработку информации об уровне и длительности адаптации целесообразно проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала. Здесь отличие состоит в том, что по отношению к новым сотрудникам процедура деловой оценки должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.

Процесс профессиональной адаптации работников можно разделить на четыре

этапа.

Этап 1. Оценка уровня подготовленности нового сотрудника — необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако даже в этом случае в компании возможны непривычные для сотрудника варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения и т. д.

Этап 2. Профессиональная ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны компании. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители сотрудника-новичка, так и работники HR-службы. Обычно программа профессиональной ориентации включает в себя ряд небольших мероприятий: лекции, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием).

Основополагающим документом, описывающим основные цели, задачи, функции должности работника, является его должностная инструкция, которая содержит перечень процедур и технологических инструкций, а также описывает порядок и

шаги, которые должен исполнять сотрудник для достижения целей и выполнения конкретных функций должности. Перечень таких процедур и технологических инструкции определяется для каждой должности непосредственным руководителем при описании должности и разработке должностных инструкций.

После прохождения общей программы профессиональной ориентации может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы.

1.Функции подразделения:

♦цели и приоритеты, организация и структура; ♦направления деятельности;

♦взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании; ♦система взаимоотношений внутри самого подразделения. 2.Должностные обязанности и ответственность:

♦детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; ♦разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другой работой в подразделении и в компании в целом; ♦нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; ♦длительность рабочего дня и расписание;

♦дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника). 3.Требуемая отчетность:

♦виды помощи, которая может быть оказана; когда и как просить о ней; ♦отношения с контролирующими инстанциями.

4.Процедуры, правила, предписания:

♦правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; ♦поведение в случае аварий, правила техники безопасности; ♦информирование о несчастных случаях и опасности; ♦санитарно-гигиенические стандарты и требования; ♦охрана имущества и проблемы, связанные с воровством;

♦отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; ♦правила поведения на рабочем месте; ♦контроль за нарушениями; ♦перерывы (перекуры, обед);

♦телефонные переговоры личного характера в рабочее время; ♦использование оборудования; ♦контроль и оценка исполнения.

5.Представление сотрудников подразделения.

Этап 3. Непосредственная адаптация. Данный этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс профессиональной адаптации работника, он характеризуется постепенным преодолением им производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного

функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую экономическую выгоду, особенно если в компании привлекается большое количество персонала.

В процессе адаптации следует плавно вводить нового работника в его деятельность и исключать ситуации, которые могли бы отрицательно повлиять на вхождение работника в трудовой ритм коллектива, непредвиденные трудности, связанные с перегрузками, дефицитом информации и т. д. Поэтому в адаптационный период следует принимать меры к недопущению ряда моментов, приводящих к психологической дезадаптации работника [Скопылатов. Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/biznes-33/index.htm]. К таким моментам относятся:

•недоумение: все позитивные представления, связанные с компанией, рушатся; •испуг: неизвестно, что делать и как себя вести; •уныние: ощущение, что нет необходимости проявлять себя;

•возмущение: появляется склонность негодовать по пустякам; •псевдоответственность, при которой утрачивается всякий авторитет начальства; •нарушение режима работы: предпринимается любое нарушение распорядка; •пассивное принятие: подчинение любому распоряжению; •притязание: склонность присоединяться к коллективным протестам; •лень: индифферентность и апатия становятся каждодневными;

•отсутствие диалога с начальством, делающее проблемы неразрешимыми; •отсутствие коллективной цели, в результате чего работник не чувствует себя достаточно мотивированным; •отсутствие доверия к себе, которое работник усматривает в действиях начальства;