Методика предпроектного обследования Введение

Изложенный материал содержит методику обследования организационной, функциональной структур, информационных потоков, с целью создания информационно – управляющей системы (ИУС) предприятия.

Настоящая методика отражает последовательность исследований - анализа управленческих систем.

Под управленческо - технической системой понимается предприятие. В ходе анализа управленческой системы определяются точные числовые характеристики взаимодействующих элементов системы, выявляются диспропорции и неувязки, "узкие места", "пиковые нагрузки", устарелые методы и формы организации работ, несоответствующие условиям ИУС.

Приведенная ниже методика предназначена для получения в формализованном виде исходных данных, используемых в дальнейшем при разработке технического задания на создание ИУС.

Сбор данных осуществляется путем:

- непосредственного получения обследовательской группой данных о состоянии и развитии обследуемых объектов;

- бесед с работниками;

- заполнения установленных форм;

- составление альбомов форм документов, циркулирующих на предприятии.

Организация обследования

Обследование объектов предприятия проводится на основании приказа генерального директора предприятия о проведении работ по предпроектной стадии создания ИУС предприятия в соответствии с настоящей методикой и план - графиком проведения обследования.

План - график обследования отражает:

1) объекты обследования в соответствии с организационной структурой предприятия;

2) перечень вопросов и сроки проведения обследования;

3) формы завершения каждого этапа работ;

4) обсуждение и согласование материалов обследования.

Обследование проводится Разработчиком с привлечением работников структурных подразделений предприятия в следующем порядке:

1) обследование руководителей структурных подразделений предприятия;

2) обследование специалистов структурных подразделений предприятия.

Обследование заканчивается каждым исполнителем выдачей текстового материала, заполненных форм и компьютерных баз данных, альбома форм документов, согласованных предварительно с соответствующими руководителями функциональных подразделений предприятия.

Обследование организационной структуры предприятия

В процессе обследования организационно-технической структуры собирается следующая информация:

Составляется детальный перечень структурных подразделений предприятия, состав групп и специалистов внутри каждого подразделения, структура каждого структурного подразделения; указывается подчинение каждого структурного подразделения генеральному директору или его заместителям, или другому должностному лицу.

Для всех подразделений, групп и сотрудников, начиная от генерального директора предприятия и его заместителей и кончая исполнителями - конкретными должностными лицами - указать организационное подчинение. Данные привести в виде схем отдельно между структурными подразделениями предприятия и внутри каждого подразделения.

Собираются существующие на предприятии материалы, документы, на основании которых действует данная структура (Положение о предприятии», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатные расписания).

Осуществляется кодировка всех структурных подразделений и должностных лиц в соответствии с "Системой классификации и кодирования, используемой при обследовании предприятия.

Заполняются следующие формы:

Форма 2. Подразделения предприятия.

Форма 12. Классификатор должностных лиц предприятия.