26.Учет и отчетность в сфере культуры

Учет, отчетность и контроль являются частью информационного механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов деятельности фирмы. Учет — это характеристика итогов деятельности фирмы в утвержденной системе показателей. Отчетность — периодически оформляемая документация, содержащая данные учета и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полномочия. Контроль же есть проверка выполнения принятых решений и утвержденных планов. Такие проверки предполагают данные учета и отчетности. Таким образом, эти виды управленческой деятельности настолько тесно взаимосвязаны между собой, что их целесообразно рассматривать в едином технологическом комплексе.

Правильно организованные учет и отчетность играют важнейшую роль в технологии менеджмента. Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности создают информационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Без опоры на эти данные невозможна эффективная организация заработной платы,задание системы стимулирования. Без достоверных данных учета и отчетности невозможна выработка норм и нормативов, создание нормативной базы. Оценка результатов деятельности как фирмы в целом, так и ее подразделений, отдельных работников также предполагают наличие объективной картины результатов. Сведенные в региональном и общегосударственном масштабе данные учета и отчетности создают основу для выработки культурной политики, принятию решений по бюджету, для научно-теоретического анализа, выявления тенденций и закономерностей, действующих в сфере культуры, ее отраслях, экономике и обществе в целом.   Не менее важна и правильно выстроенная система контроля. Контрольные проверки позволяют выявить степень выполнения принятых решений и планов, возможные отклонения в их реализации. Такие отклонения могут быть не только отрицательного, но и позитивного характера. Поэтому задачей контроля является отнюдь не выявление недостатков исключительно, но и наиболее успешного опыта работы. Более того, в процессе проверки может быть оказана необходимая организационная и технологическая помощь, проведено действенное консультирование. Контроль позволяет создать условия для пресечения злоупотреблений, соблюдения законности.

27.Система контроля в учреждениях культуры Средства и формы контроля

  К средствам контроля относятся документы, материалы, технические средства и операции как специального характера, так и порождаемые в других секторах менеджмента. Примерами последних могут служить законы, приказы, распоряжения, планы и программы, инструкции, уставы и положения, нормы и нормативы, т. е. нормативные, организационные, распорядительные и плановые документы, во многом определяющие содержание контроля (то, что проверяется). К средствам контроля того же рода относятся и материалы учета и отчетности, характеризующие реальное положение дел.   К специальным средствам контроля относится картотека исполнения. Не так давно еще она представляла собой настольный ящичек (или настенный коврик или стенд) с 31 секцией — в соответствии с максимальным количеством дней в месяце. Каждый месяц по секциям, соответствующим датам, разносятся карточки с указанием работ (и ответственных за них), которые к этому сроку должны быть выполнены. В последнее время, в связи с распространением новых информационных технологий, функции такой картотеки легко воспроизводятся в различных модификациях (вплоть до звукового и зрительного сигнала) компьютером. Эффективным и наглядным средством контроля является, как уже отмечалось, сетевой план, который также легко и просто строится в компьютерном варианте.   Традиционным и эффективным средством контроля являются совещания — специально посвященные проверке хода работ или посвященные другим вопросам, но на которых отводится место и контролю. Практический опыт эффективного контроля показывает, что менеджер должен специально уделять вопросам контроля ежедневно не менее 1,5-2 часов своего рабочего времени. И наконец, традиционным специализированным средством контроля являются проверки.   Виды проверок довольно многообразны. Это рейды — кратковременные проверки, посвященные какому-нибудь отдельному конкретному вопросу, например, подготовке к зимнему сезону; смотры — масштабные (обычно региональные) проверки ряда учреждений или подразделений. Наиболее технологически выстроенной разновидностью проверок являются инспекторские проверки или ревизии.   Инспекторские проверки (ревизии) — традиционная распространенная форма ведомственного и государственного вневедомственного контроля. В штатном расписании государственных органов управления сферой культуры предусматриваются специальные инспекторские службы (на уровне министерств и комитетов) и должности инспекторов (на уровне отделов культуры).   Различаются четыре основных вида ревизий. Во-первых, такие проверки могут быть плановые и внеплановые. Каждый орган и инстанция управления должны иметь план проведения проверок. Эти планы должны доводиться до сведения проверяемых и других организаций подведомственной сети. В этом нет ничего предосудительного. Наоборот — руководство и персонал проверяемых фирм, готовясь к проверкам, сами стремятся устранить недостатки, находят новые стимулы и резервы повышения эффективности работы, что идет только на пользу делу. Необходимость во внеплановых проверках может вызываться сложившейся ситуацией, чрезвычайным происшествием, поступившим сигналом о нарушениях и т. д.   Как плановые, так и внеплановые ревизии могут быть фронтальные (комплексные) и тематические (целевые). В первом случае инспектируется вся работа фирмы в целом по всем направлениям. Во втором — конкретные аспекты ее работы: финансовая деятельность, работа с кадрами, исполнительская дисциплина и т. д