23. Организация системы контроля исполнения

Правильная система контроля позволяет выявить проблемы ("узкие места") в деятельности организации и скорректировать их еще до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль — это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке, это процесс обеспе­чения достижения организацией своих целей. Он состоит из:

1. Установления стандартов.

2. Измерения фактически достигнутых результаты.

3. Проведения корректировок, если результаты существенно отличаются от установленных.

Для менеджера контроль — это возможность удерживать ра­ботника в определенных рамках. Слова "контроль" и "власть" вызывают всегда отрицательные эмоции, так как противоположны нашим представлениям о свободе личности. Однако без эффектив­ной системы контроля наступит хаос. Контроль и определение направления деятельности — это синонимы. Планы и структуры организации — это лишь картинки, которые хотело бы видеть руководство, но их осуществление будет зависеть от множества факторов, переменных. Чтобы осуществить план, требуется правиль­ное воздействие на дело этих факторов во всем их многообразии. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность приспособиться к требованиям внешней среды.

При организации контроля важно учитывать его широту и обязательно стоимость. По времени его проведения контроль подразделяется на:

1. Предварительный.

2. Текущий.

3. Заключительный.

Предварительный контроль включает реализацию определен­ных правил, процедур, линий поведения — анализ деловых и профессиональных качеств при определении человеческих ре­сурсов, анализ качества будущих материальных ресурсов (вы­бор поставщика, который доказал, что его продукция наиболее качественная), предварительная разработка бюджета (финплана).

Текущий контроль — это регулярный контроль работы под­чиненных, обсуждение возникших проблем и предложений по усовершенствованию работы (если позволить отклонениям раз­виться, они перерастут в трудности).

Заключительный контроль — это форма обратной связи, используется, когда вся работы выполнена, т.е. получение информации, необходимой для планирования будущих аналогич­ных работ.

Идея контроля не в том, чтобы зафиксировать мошенниче­ство, а в том, что сотрудники, зная, что существует контроль, действуют эффективно, избегают ошибок. Сущность контроля состоит не только в установлении теневых сторон деятельности, но, прежде всего, в определении соотношения позитивных и негативных сторон. Контроль, ориентированный исключительно на выявление ошибок и промахов и не отмечающий никаких позитивных моментов, дает лучший отзыв не тому, кто лучше работает. Такой контроль является катастрофическим, равно­сильным полному торможению и глушению человеческой ини­циативы. Он вносит дезорганизацию в работу и тормозит раци­ональную деятельность организации, т.к. предписания не могут предусмотреть, как действовать в каждом конкретном случае.

Хороший контроль напоминает айсберг, только часть его на­верху, а наиболее важные виды контроля замаскированы среди других функций управления. Одна из причин успеха лучших компаний состоит в том, что они видят источники успеха в сво­их работниках. Когда работниками не помыкают, а дают им направление и доверяют, их возможности беспредельны. "Отка­житесь от контроля, чтобы получить контроль". Предлагайте вносить идеи, расширяйте полномочия людей. Это ощущается как потеря контроля, но в то же время осуществляется конт­роль самого важного — результатов.

Контроль должен быть благожелательным, хороший контроль выявляет факты, необходимые руководству для снижения зат­рат, повышения качества продукции и лучшего обслуживания.