3. Деловой протокол

3.1 Мероприятия, связанные с приемом Президентом ОАО «РЖД» делегаций и официальных лиц (в том числе из зарубежных стран)

На первоначальном этапе, после принятия Президентом принципиального решения о приеме делегации, протокольный отдел определяет содержание и объем протокольных и организационных мер в соответствии с характером запланированного визита. Им же готовится проект Распоряжения Президента ОАО «РЖД» о проведении данного визита. После утверждения сроков визита протокольным отделом разрабатывается проект Программы, в которой обязательно учитываются предварительные пожелания гостя, а затем, по мере проработки проекта, в документ вносятся приемлемые изменения и дополнения. «Особая сфера внимания» распространяется на вопросы непосредственного участия Президента ОАО «РЖД» в мероприятиях по приему официальной делегации. Вместе с тем стоит подчеркнуть, что разграничение обязанностей никогда не выходит за пределы разумного, и работа осуществляется совместно с причастными Департаментами.

В последнее время нормой протокольной практики стало направление передовых групп в район предстоящего визита. На встречу с передовой группой приглашаются представители всех служб, принимающих участие в подготовке и проведении визита главы прибывающей делегации. На встрече обсуждается каждый шаг программы: церемония встречи и проводов, состав участников переговоров, проведение официального приема, подписания совместных документов и обмена подарками. Члены передовой группы знакомятся с местами проведения официальных церемоний, переговоров, с резиденцией гостя. После совместного ознакомления с программой пребывания гостя члены передовой группы проводят переговоры «по интересам» — службы принимающей стороны (протокола, безопасности и т.п.) с представителями соответствующих служб гостя. Большое значение имеет обсуждаемый блок организационных, технических и хозяйственных вопросов, требующий особой скрупулезности и учета всех мелочей. С представителями передовой группы оговаривается не только количество, но и тип предоставляемого автотранспорта. Кроме того, для доставки багажа из аэропорта и обратно предоставляется специальный автотранспорт. На заключительной встрече приглашенной стороны с передовой группой подводятся итоги совместной работы и делаются последние уточнения.

Следующий шаг — подготовка справочных материалов протокольного порядка: утвержденная программа визита в виде брошюры, схемы рассадки участников переговоров и участников официального обеда (завтрака), план размещения гостей с адресами проживания на время визита и номерами закрепленных автомашин. В типографии заказываются именные карточки: большого формата — для обозначения мест за столом переговоров — и малого формата (кувертные), устанавливаемые на столах для приглашенных на обед. Кроме того, каждому приглашенному изготавливается отдельная карточка «Ваше место за столом» с необходимыми ориентирами.

В преддверии визита сотрудники Протокола вносят предложения по памятным подаркам и сувенирам для гостей.

В ходе самого визита действие сотрудников Протокольного отдела сводится к следующему:

• обеспечение встречи и проводов в аэропорту;

• организация церемоний встречи (проводов) в Компании;

• протокольное обеспечение переговоров;

• организация мероприятий культурной программы в том ее разделе, где предусмотрено присутствие Президента ОАО «РЖД».

3.2 Деятельность Протокола Компании по организации визитов Президента ОАО «РЖД» в другие регионы России (в зарубежные страны)

Важнейшей задачей Протокольного отдела является организационное обеспечение мероприятий во время визитов Президента ОАО «РЖД».

Следует отметить, что организация таких визитов представляет собой весьма длительный и сложный процесс с участием различных служб и подразделений и связана с решением практических вопросов, от которых зависит создание благоприятной атмосферы предстоящей встречи и переговоров высших должностных лиц.

После принятия Президентом решения об осуществлении визита Протокольный отдел приступает к согласованию с принимающей стороной сроков поездки . На завершающей стадии согласования сроков и определения в общих чертах основных элементов программы визита в район посещения направляется подготовительная группа во главе с руководителем протокольного отдела, в которую входят сотрудники Протокола, службы безопасности и связи.

Члены группы проводят встречи со своими партнерами для обсуждения и корректировки ключевых пунктов предложенного проекта программ визита. В ходе бесед прорабатываются прежде всего следующие вопросы:

• время и место прибытия делегации;

• сценарий церемоний официальной встречи (проводов) и предполагаемый состав участников;

• перечень предоставляемых услуг по обслуживанию;

• время и места проведения переговоров, встреч, бесед, а также детали таких сугубо протокольных мероприятий, как завтраки, обеды, посещение демонстрационных объектов, публичные выступления и записи в книгах почетных гостей. При этом заранее оговаривается приблизительный состав участников, планируются встречи с представителями средств массовой информации и пресс-конференции.

Немаловажное значение имеют и кажущиеся на первый взгляд второстепенными по своей значимости элементы культурной программы, процедурные вопросы посещения памятных мест, возложения венков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами.

Участники подготовительной группы и принимающие их коллеги выезжают на все предусмотренные программой точки для ознакомления, стараются при этом получить графические планы зданий и схемы объектов с указанием их месторасположения и маршрутов движения.

После возвращения подготовительной группы в Москву координируются действия всех участвующих в подготовке и организации визита подразделений Президента. Одновременно сотрудники протокола приступают к разработке документов организационного и протокольного характера, включая подробные справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, и всех упомянутых в программе объектах посещения, вносят предложения по памятным подаркам для вручения от имени Президента.

Чрезвычайно важными оказываются такие на первый взгляд мелочи, как составление схем размещения членов официальной делегации и сопровождающих лиц, необходимость заблаговременного заказа лент к венкам, букетам и корзинам с цветами, карточек «Ваш номер в гостинице и автомобиль». На случай ответного протокольного мероприятия с нашей стороны следует предусмотреть вопросы, касающиеся изготовления обложек речей, бланков приглашений с конвертами, кувертных карточек и обложек меню.

3.3 Церемония встречи и проводов в аэропорту

Ранг встречающего должен соответствовать рангу главы прибывающей делегации, иначе уровень визита считается заниженным.

Отделу протокола следует заранее уведомлять вышестоящее руководство о времени прибытия данной делегации. Главу делегации должен встречать представитель местной власти в сопровождении начальника железной дороги и других официальных лиц. У трапа руководителя делегации приветствуют представитель местной власти, начальник железной дороги и сопровождающие лица. По предварительному согласованию производится

фотографирование и краткое общение с прессой.

Необходимо вовремя подать весь предусмотренный автотранспорт и сформировать кортеж, количество машин в котором определяется в зависимости от численности прибывающей делегации. Спереди и позади кортежа обязательно должны двигаться автомобили служб безопасности (милиции). Необходимо также проинформировать водителей о маршрутах движения по программе визита.

рис. 1 - Схема встречи в аэропору

1. Место встречи у трапа

2. Место встречи хлебом-солью (в 2-3-х шагах от 1)

3. Место для прессы

4.4 Рассадка по автомашинам

При посадке пассажиров автомобиль останавливается правой стороной к тротуару. Первым на заднее сидение справа по ходу движения садится почетный гость, за ним, с левой стороны, — гость, занимающий второе по значимости положение. Рядом с водителем — помощник главы делегации (помощник «Ц», рис. ЗА,Б). Если в машине должен разместиться еще один человек, то целесообразно подавать микроавтобус (рис. 2), где гости располагаются в порядке, показанном на рис. ЗБ.

Иногда условия не позволяют подать автомобиль правой стороной к тротуару. В таком случае садящийся на почетное место пассажир пользуется левой дверцей.

Для высадки пассажиров автомобиль подъезжает таким образом, чтобы гости выходили через правую дверцу, причем первым выходит наиболее почетный гость, за ним уже все остальные гости.

Когда женщина садится в автомобиль, ей не следует «вступать» в него сначала одной, а потом другой ногой. Уместнее будет, слегка присев на сидение, втянуть ноги. Выходя из автомобиля, обе ноги надо одновременно поставить на тротуар.

Рис. 2

Рис. 3 – Рассадка по машинам

3.5 Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

• встреча (в аэропорту или на вокзале);

• размещение (в гостинице или загородной резиденции);

• деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);

• приемы (завтраки, обеды, ужины);

• культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи, возложение венков);

• проводы.

По каждому пункту назначается ответственный исполнитель. Рассадка по автомашинам происходит в определенном порядке.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжитатьность визита — не более 30 минут.

Рассадка за столом производится в соответствии с общепринятыми правилами.

3.6 Подготовка помещения к переговорам

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях.. На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут находиться блокноты, карандаши, бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые — признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям. Встречающий делегацию у подъезда или в вестибюле Компании не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник Протокольного отдела, секретарь учрежденияи т. д. Он провожает делегацию до помещения,

где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе находится в этом помещении. Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т. д. Желательно угощение гостей организовать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживают себя сами.

3.7 Протокольные аспекты ведения переговоров

Переговоры нужны прежде всего для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного подхода к которым в значительной мере зависит как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них решений. Процесс переговоров, как известно, складывается из трех основных стадий: подготовка к переговорам; процесс ведения переговоров; анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии — в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д. Формирование делегации предполагает определение ее количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством составляются списки сотрудников учреждения, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц затем формируется делегация. При формировании делегации па двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

Место и время встречи определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своих предложений о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может ненавязчиво сообщить об удобном для него времени и месте встречи, но окончательное решение по этому вопросу должен оставить за приглашенной стороной. В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров. Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или нейтральная территория. Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т. д.

3.8 Рассадка делегаций и документация на конференциях

План рассадки делегаций должен быть заранее согласован сотрудниками Протокола каждой делегации, которым надлежит удостовериться в том, что принятые решения обеспечивают представителям каждой делегации равноправие в ранге и обращении по отношению друг к другу. Отведенные для делегаций места обозначаются хорошо различимыми именными карточками.

При участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола, традиционно покрытого зеленой скатертью (допускается синяя скатерть). Руководители делегаций сидят в центре, им ставятся стулья с высокими спинками, чернильница и прочее, что секретари сочтут необходимым. Секретари располагаются в конце стола.

Порядок рассадки нескольких делегаций зависит от планировки данного зала. Во всех случаях делегации располагаются в алфавитном порядке, определяемом правилами процедуры конференций или обычаем, принятым в данной организации.

Конференции могут завершаться выработкой определенного документа. Если конференции ограничиваются рассмотрением проблем, представляющих общий интерес, их выводы могут быть оформлены в виде ряда совместно принятых резолюций.

Все эти документы базируются на протоколах заседаний, и одна из основных задач секретариата заключается в составлении хороших протоколов. Этой работе следует уделять максимум внимания, датегатам часто приходится ссылаться на них, и, как показывает опыт, протоколы редко бывают удовлетворительными. Неточные протоколы заседаний и документы могут привести к возникновению недоразумений, и делегаты вынуждены будут невольно допускать неточности, употреблять двусмысленную терминологию, делать расплывчатые и неверные заявления.

Если секретариату поручено ведение протоколов заседаний, эти протоколы должны всегда содержать дату и время начала дискуссии, фамилии присутствующих членов делегаций, перечень обсуждавшихся вопросов и принятых решений и время закрытия заседания.

Если ход дискуссии должен фиксироваться подробно, стенография и магнитофон дают возможность оперативно получить полный текст прений, на основе которого, опустив неизбежные повторения, можно воссоздать для протокола полную картину дискуссии.

Если необходимо подготовить документы на нескольких языках, секретариат должен со всем вниманием проследить, чтобы они распространялись одновременно, для чего должны быть предусмотрены необходимые технические средства.

Другая важная задача секретариата — подготовка в ходе конференции аутентичного и окончательного документа,

содержащего решение, обеспечение его официального принятия и, в случае необходимости, подписания руководителями делегаций.

Наблюдалось, что решения конференций не всегда отражаются в подписанном и признанном аутентичном документе. Поэтому секретариат должен с особым вниманием проследить, чтобы каждая делегация предоставила ему официальный документ, содержащий указанный текст и гарантирующий соответствие формулировок, а также чтобы каждая делегация недвусмысленно подтвердила принятую на себя ответственность.

3.9 Встреча «без галстуков»

В российской протокольной практике появилась новая форма общения под условным названием «встреча без галстуков». Особенностью таких по сути дела рабочих визитов является неформальный характер их проведения, когда в непринужденной, раскованной обстановке, свободной от многих протокольных формальностей, руководители могут обсудить с «глазу на глаз» или с привлечением узкого круга помощников наиболее острые вопросы двусторонних отношений и широкий спектр проблем. Кажущаяся неофициальность переговоров, однако, ни в коей мере не означает поверхностного подхода к обсуждаемым проблемам. Естественно, что для выхода на неформальный уровень отношений необходимо, чтобы руководители предварительно хорошо знали друг друга.

Логичен вопрос о том, какова в подобной неформальной обстановке роль протокола. Прежде всего неофициальные встречи не исключают массы бюрократической работы (принятие соответствующих распоряжений о порядкепроведения визита, утверждение примерных схем, программ и т.п.), связанной с подготовкой к рабочим встречам. Более того, проблема во многом усложняется. В ходе мероприятий сотрудники протокольной службы должны четко регулировать переговорный процесс, не подталкивая и не тормозя его, а предоставляя руководителям полную свободу для маневра и обеспечивая в нужный момент присутствие необходимых им консультантов и экспертов.

3.10 Пресс-конференции

Пресс-конференции являются эффективным методом передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации, при разумном их использовании, дают положительные результаты.

Основное назначение пресс-конференций — адресное распространение информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Соответствующие инстанции принимающей стороны всегда организуют пресс-службу.

Пресс-конференции требуют заблаговременных консультаций между соответствующими официальными лицами, которые затем вносят свои предложения на рассмотрение руководителей делегаций.

Контакты между делегациями и представителями информационных агентств и корреспондентами газет всегда являются важным элементом крупных международных встреч. Необходимо заранее принять меры предосторожности, чтобы избежать такого положения, когда одна делегация сообщает информацию, которую, по мнению другой делегации, распространять не следует. Иногда руководитель делегации может сразу же сделать заявление для печати. Вопрос об этом целесообразно поставить заранее.

В этой связи следует обратить внимание делегатов на следующие моменты. Иногда заявление руководителя делегации распространяется до того, как это заявление сделано. Руководители других делегаций вполне справедливо могут быть недовольны такой практикой, поэтому желательно от этого воздержаться, дисциплина в этих вопросах играет первостепенную роль. Может также возникнуть положение, когда корреспонденты захотят задать прямые вопросы руководителю делегации. В этом случае следует довести до руководителя их намерения, с тем чтобы это не явилось для него неожиданностью.

Кроме того, к руководителям и некоторым членам делегации могут обратиться с просьбой сдачать заявление для печати, радио и телевидения. В принципе они не обязаны отклонять такие просьбы, но их заявления должны быть заранее подготовлены в рамках имеющихся у них указаний.

Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30—50 минут.