Тема 5. Автоматизоване оброблення бухгалтерської інформації

Роботи зі створення таких систем ведуться давно, і зараз на ринку програмних продуктів України представлена продукція близько двохсот фірм — розробників автоматизованих систем оброблення бухгалтерської інформації.

Існує кілька підходів до розробки комп’ютерних інформаційних систем обліку. Один із них — створення спеціалізованої мови програмування високого рівня, за допомогою якої відносно легко формуються програми-модулі для автоматизованого розв’язування комплексу певних облікових задач. При цьому користувач купує ядро пакета — програму-транслятор — та потрібні йому програми-модулі, які легко адаптуються до вимог будь-якого замовника.

Концепція, що лежить в основі таких автоматизованих бухгалтерських комплексів, називається концепцією відкритої архітектури, і типовим її представником є система «X-DOOR».

Проте на більшості підприємств і організацій країни для автоматизованого оброблення бухгалтерської інформації використовуються так звані закриті комп’ютерні системи обліку.

Найвідомішими автоматизованими інформаційними бухгалтерськими системами закритого типу є ІС «1С:Підприємство», ІС «Парус-Підприємство», контур «Бухгалтерський облік» корпоративної АІС «Галактика».

Комп’ютерна система «1С:Підприємство» складається з трьох компонент, кожна з яких може функціонувати як у комплексі, так і самостійно. Оброблення бухгалтерської інформації в системі здійснюється в компоненті «Бухгалтерський облік для України». Від інших інформаційних систем подібного класу «1С: Підприємство» відрізняється своєю конфігурованістю, тобто конкретний набір об’єктів, структури інформаційних масивів, алгоритми оброблення бухгалтерської інформації визначає конкретна конфігурація системи, під якою розуміють сукупність механізмів, призначених для маніпулювання різними типами об’єктів предметної області.

ІС «Парус-Підприємство» складається з функціонально замкнених модулів. Кожний модуль — це один або кілька додатків (програм), які працюють під управлінням Windows як сумісно, так і окремо. Для автоматизації бухгалтерського обліку на об’єкті призначено модуль «Бухгалтерія».

Корпоративна інформаційна система «Галактика» складається з чотирьох контурів. Кожний контур створено для автоматизованого розв’язування певного кола економічних задач. Для автоматизації основних функцій і операцій, пов’язаних з веденням господарського й фінансового обліку на підприємстві, виокремлено Контур бухгалтерського обліку. Він складається з модулів: касові і розрахунково-бухгалтерські операції; облік матеріальних цінностей (МЦ), малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП); зарплата (заробітна плата); облік основних засобів і нематеріальних активів (НМА); головна книга; баланс; проектування бухгалтерської й економічної звітності довільної форми; багатоплановість рахунків бухгалтерського обліку; консолідована звітність корпорації. Модулі можуть функціонувати як у комплексі, так і окремо.

Впровадження ІС «1С:Підприємство» здійснюється у два етапи: конфігурування, тобто описування моделі предметної області об’єкта засобами системи, та виконання або оброблення даних предметної області.

На етапі конфігурування визначається структура інформаційної бази, розробляються алгоритми оброблення даних, форми діалогів та вихідних документів. Інформаційна база проектується на рівні передбачених в ІС типів об’єктів предметної області, що підлягають обробленню, а саме: констант, довідників, документів, реєстрів, перерахувань, журналів розрахунків, бухгалтерських рахунків, операцій, проведень (проводок) і т. ін. При конфігуруванні максимально використовуються візуальні засоби настройки, а для описування специфічних алгоритмів — мовні та програм-ні засоби, тому воно виконується фахівцем у галузі створення комп’ютерних інформаційних систем обліку.

На етапі виконання користувач (бухгалтер), вже оперую-чи певними поняттями (об’єктами), які описані на етапі кон-фігурування системи, формує інформаційну базу і здійснює всі необхідні для виконання його професійної діяльності розрахунки.

Об’єкти, якими оперують у процесі створення та експлуатації ІС «1С:Підприємство», поділяються на базові, тобто ті, які використовуються в усіх компонентах системи, та специфічні, які притаманні певній компоненті.

До базових об’єктів системи належать: константи; довідники; перерахування; документи; журнали; звіти й обробки. Специфічними об’єктами компоненти «Бухгалтерський облік для України» ІС «1С:Підприємство» є: балансові рахунки (рахунки); види субконто; операції; проведення (проводки); кореспонденція рахунків.

Робочим місцем в ІС «Парус-Підприємство» для Windows називають її модуль, встановлений на певному комп’ютері. Отже, на робочому місці бухгалтера встановлюється модуль «Бухгал-терія».

Уся інформація, що вводиться в систему «Парус-Підприємство», зберігається в базі даних (БД), яка є єдиною для всіх її модулів. Основним поняттям БД є об’єкт, зареєстрований у системі. Об’єктами виступають документи, господарські операції, особові рахунки, товари та ін. Для кожного типу об’єктів створюється окрема таблиця. Вона будується за такими самими стандартами, що й «паперова» таблиця, тобто має стовпці та рядки. Рядок або запис містить інформацію по одному об’єкту (наприклад, характеристика певного товару). Запис, у свою чергу, складається з полів, створених перехрещенням рядків і стовпців таблиці. У кожне поле вноситься значення однієї характеристики (наприклад, код товару, чи його назва, чи ціна придбання, чи оптова ціна) об’єкта, тобто склад полів для всіх записів однієї таблиці визначається набором її стовпців і для однієї таблиці є одна-ковим.

Для роботи з будь-якою таблицею БД необхідно увійти в розділ системи, призначений для розв’язування певної функціональної задачі.

Розділи системи поділяються на три види: облікові регістри; функціональні розділи; словники.

В облікових регістрах зберігається й переробляється інформація про об’єкти (господарські операції, документи, товари, виробничі запаси тощо). Функціональні розділи, як правило, забезпечують виконання операцій з оброблення інформації у кількох облікових регістрах. Це, наприклад, формування звітів, перенесення залишків по балансових рахунках і т. ін. Особливим розділом системи є словник — будь-яке сховище інформації, яке не є обліковим регістром, тобто в ньому зберігаються дані не по конкретних документах, господарських операціях, товару, залишках, оборотах, а деякі допоміжні відомості (наприклад, характеристики об’єктів обліку — паспортні дані працівника, його поштова адреса, телефон тощо; константи; шаблони для друку документів; правила оброблення документів і т. ін.).

Концепцією системи «Галактика» передбачено чіткий розподіл функцій між фахівцями оперативних підрозділів і бухгалтерією. Наприклад, усі документи, сформовані в контурі оперативного управління під час виконання закупівлі, продажу, приймання і відвантаження товарів та виробничих запасів, вважаються первинними.

Для обліку господарських операцій і відображення їх у Головній книзі та звітних документах обліковці повинні сформувати проведення за рахунками бухгалтерського обліку.

Для автоматизації формування проведень призначені ка-талоги типових господарських операцій. Кожна типова опе-рація може виконати одне або кілька проведень за документом. Вона охоплює такі елементи, як: назва господарської операції; кореспонденція рахунків у проведеннях (у проведеннях можуть вказуватися субрахунки, коди аналітики і структурні підрозділи); відсоток суми кожного проведення щодо загальної суми по документу, а також алгоритми розрахунку сум про-ведень; набір ознак, що визначають входження сум обігу до суми платежу по документу, необхідність конвертації валют і т. ін.

Робота з кожною з розглянутих комп’ютерних бухгалтерських систем здійснюється в інтерактивному режимі за допомогою багаторівневого меню і починається з її виклику. Для цього потрібно відшукати піктограму певної ІС та двічі клацнути по ній мишею або за допомогою клавіш підвести висвітлений рядок до назви системи в переліку програм та натиснути клавішу «ENTER». На екрані дисплея з’явиться головне вікно, у другому верхньому рядку якого міститься головне меню системи. Кожний пункт головного меню, у свою чергу, має спадне меню. Приклад спадного меню наведено на рис. 5.1.

Тому ознайомлення з ІС обліку доцільно розпочинати з вивчення змісту її головного меню, а в разі виникнення під час роботи нештатної ситуації натиснути клавішу «F1».

Рис. 5.1. Головне вікно ІС «1С:Підприємство»