Структура інформаційної бази і види постійної та змінної економічної інформації

Під час вивчення цього питання необхідно засвоїти основні терміни й поняття інформаційної бази.

Під інформаційною базою підприємства необхідно розуміти сукупність упорядкованої інформації, що використовується під час функціонування АСУ. Розмежовують позамашинну і внутрішньомашинну інформаційні бази.

Позамашинна інформаційна база — це частина інформаційної бази, яка є сукупністю повідомлень, сигналів і документів, використовуваних під час функціонування АСУ у формі, що сприймається людиною без застосування обчислювальної техніки. Вона охоплює документи (технологічні, конструкторські, облікові, планові, угоди, таблиці і т. д.), словники термінів і позначень.

Внутрішньомашинна інформаційна база — це частина інформаційної бази, яка є сукупністю використовуваних в АСУ даних на машинних носіях. Це інформаційні файли, які зберігаються на магнітних носіях або інших видах носіїв.

Під файлом розуміють ідентифіковану сукупність логічно пов’язаних між собою даних, що зберігаються на зовнішніх запам’ятовуючих пристроях і доступні програмним засобам для їх оброблення.

Внутрішньомашинна інформаційна база промислового підприємства складається з файлів умовно-постійної і файлів умовно-змінної інформації.

Розподіл усієї інформаційної сукупності між файлами доцільно провести за видами економічної інформації. Для постійної інформації це нормативна, цінова, планово-договірна, довідкова, для змінної — інформація з обліку продуктів виробництва, основних засобів, матеріальних ресурсів, грошових коштів.

Нормативна інформація регламентує межі витрат різних ресурсів (матеріальних, трудових і т. д.), рівень запасів ресурсів, витрат незавершеного виробництва, послідовність виконання технологічних операцій, склад і структуру виробів і т. ін. Файли, створені на базі цього принципу, міститимуть, наприклад, норми витрат матеріалів на виготовлення деталі в певному цеху на відповідній технологічній операції або норму застосування деталей у виробництві і т. д.

Цінова інформація містить ціни на одиницю матеріалів чи готового виробу, розцінки на деталь, погодинні тарифні ставки робітників тощо. Прикладом файлів цінової інформації може бути довідник найменувань і цін на матеріальні ресурси чи файл коефіцієнтів розподілу накладних витрат і т. ін.

Планово-договірна інформація містить файли, в яких зафіксовані угоди про постачання матеріальних цінностей, контракти на виконання робіт, плани випуску продукції на рік і т. д.

Довідкова інформація є найчисленнішою в частині довідкових файлів. За допомогою цієї інформації здійснюються розшифрування основних показників, їх розширення й уточнення.

Змінна інформація фіксується у файлах, сформованих за ресурсною ознакою, які названі вище. Вона діє на звітний період, як правило, місяць, а потім поновлюється.

Організація інформаційних масивів

Раціональна організація інформаційних масивів і комплексне їх використання — основа ефективного функціонування системи оброблення даних в АСУ. Саме масиви даних поєднують в інформаційному плані всі ланки системи і всі розв’язувані задачі в єдиний комплекс.

Організація інформаційних масивів передбачає визначення їхнього складу, змісту, структури і вибір раціонального способу представлення масивів у пам’яті інформаційної системи.

У поняття склад і зміст інформаційних масивів включають визначення оптимальної кількості масивів і переліку реквізитів (полів), що містяться в них.

Під структурою масиву мають на увазі формат записів у масиві, розмір полів і їхнє розташування всередині машинного запису, упорядкованість масиву за основною ознакою і місце розташування основної ознаки в запису.

Під вибором раціонального способу представлення масиву в пам’яті інформаційної системи розуміється такий спосіб збереження масиву, що забезпечує мінімальний обсяг пам’яті для розташування масиву, високу швидкість пошуку даних, а також можливість поетапного й безупинного нарощування і відновлення масиву.

Кожен масив з погляду його логічної організації характеризується складом основних параметрів, до яких належать такі:

1. Обсяг інформаційного масиву вимірюється кількістю записів, символів, байтів, що входять до нього.

2. Стабільність інформаційного масиву, що в кількісному вираженні визначається відношенням кількості даних, що залишилися незмінними за певний період, до загальної кількості даних, що зберігаються в масиві.

Стабільність масиву визначається за формулою К = N/Z,

де К— коефіцієнт стабільності масиву; N — кількість даних, що залишилися без змін за певний час; Z — загальна кількість даних у масиві.

Інформація вважається умовно-постійною, якщо коефіцієнт К знаходиться в межах 0,85 ≤ К ≤1.

3. Ступінь активності (застосування) даних у масиві. Показником активності даних є кількість участей масиву як вихідного для одержання проміжної та вихідної інформації за певний період. Крім того, масив характеризується форматом записів, принципом їхнього впорядкування в масиві, швидкістю вибірки даних із масиву.

У системі автоматизованого оброблення економічної інформації на ЕОМ на різних етапах технологічного процесу використовуються різні типи інформаційних масивів. Це зумовлено структурою оброблюваної інформації на відповідних етапах і виконуваними функціями під час її оброблення.

Залежно від місця в інформаційному забезпеченні АСУП, призначення і виконуваних функцій масиви поділяють на такі типи: вхідні, основні, робочі та вихідні.

Вхідні масиви — це проміжна ланка між вхідними документами й основними масивами. Вони створюються на магнітних носіях.

Зміст і розташування інформації у вхідному масиві аналогічні змісту і розташуванню її в первинному документі чи в місці виникнення.

Вхідні масиви створюються на основі документів однієї чи різних форм. Вони мають, як правило, лінійну структуру. За допомогою вхідних масивів і відповідних алгоритмів вхідні документи перетворюються в машинну форму.

Основні масиви створюються на підставі вхідних, постійно зберігаються і містять основні дані про об’єкти керування і процеси виробництва (наприклад, основні засоби, матеріальні і трудові ресурси). Кожен основний масив містить усю сукупність інформації, що всебічно характеризує однорідні об’єкти й необхідна під час вирішення всього комплексу завдань.

Основний масив може формуватися на підставі кількох вхідних масивів, які отримані з різних первинних документів і відображають ті чи інші характеристики об’єкта чи процесу.

Після передачі даних в основні масиви вхідні масиви можуть анулюватися. Іноді основний масив може цілком збігатися з вхідним. У цьому разі вхідний масив перезаписується на місце, відведене для основного масиву.

В умовах АБД основні масиви мають нелінійну (здебільшого реляційну чи ієрархічну) структуру і перебувають під управлінням спеціально створених з цією метою програмних засобів — системи управління базами даних.

Основний масив в ЕОМ фізично може розпадатися на ряд підмасивів (сегментів), збережених у різних місцях запам’ятовуючих пристроїв.

Необхідність створення основних масивів зумовлена прагненням забезпечити принцип одноразового формування масиву і внесення змін у дані через один масив, а також усунути дублювання даних у системі, оскільки інформація про об’єкти записується тільки один раз.

Робочі масиви призначені для роботи програм, що реалізують розв’язання конкретних задач, і включають обмежене коло реквізитів одного чи кількох основних масивів. Організація робочих масивів визначається частотою розв’язання задачі, в якій вони використовуються. Робочі масиви організуються в момент розв’язання задачі і тільки на час розв’язання, після чого анулюються. Наприклад, це може бути фільтрація даних основного масиву по плановому періоду для відбору з основного масиву плану виробництва потрібного місяця.

Вихідні масиви формуються на підставі робочих чи основних під час розв’язання задач і використовуються для виведення вихідних повідомлень. З огляду на те що результати у вихідних масивах є похідними, зберігати їх у системі недоцільно. Однак якщо з якої-небудь причини виникає необхідність у збереженні вихідного масиву, то це здійснюється у звичайному порядку.

Розглянута схема організації масивів базується на відповідному програмному апараті, що обслуговує весь процес підготовки, ведення і використання масивів. Основу інформаційної бази АСУП становлять основні масиви. Вони є єдиними і цілком виключають дублювання показників. Усі інші масиви є допоміжними і створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання тих чи інших задач.