1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определенную функцию.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

• информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);

• функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

• функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксации информации – причина появления любого документа.

Важной функцией документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

С данной функцией тесно связана фальсификация документов. Даже в том случае, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.

Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.

Коммуникативная функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

• одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к людям. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.

• двухстороннее происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договора, служебная переписка.

• многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:

• документы, изначально обладающие ею;

• документы, приобретающие ее на время.

Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения – административные, трудовые.

• Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной традиции.

Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определенную область деятельности (технику, науку, живопись).

Функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив.

Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачивается. Происходит вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).