24 Опишите порядок исполнения документов

Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

Резолюция, как правило, оформляется на входящих документах., требующих исполнения, в первую очередь, поступающих от вышестоящий организаций, обращений граждан. Резолюция может оформляться на некоторых внутренних документах (докладных записках, заявления работников).

В состав резолюции входят следующие элементы:

Ф.И..О исполнителя (исполнителей);

Задание (содержание действий);

Срок его исполнения;

Подпись руководителя;

Дата резолюции.

В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Если в резолюции определяются несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль). На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируются порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима для конкретизации предыдущей.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах – между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается. Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив. Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК.

После предварительного рассмотрения документа и оформления резолюции документ передается на исполнения.

Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

В ходе исполнения документа можно выделить следующие этапы:

1. Получение задания на исполнение документа;

2. Сбор необходимой информации для решения вопроса;

3. Подготовка проекта документа

4. Согласование проекта

5. Печать документа

6. Подписание документа

Для сокращения времени подготовки документа, его согласования целесообразно использовать ПК. Много времени, как правило, отнимает операция согласования проекта. Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими СП передаются в юридическую службу (юрисконсульту) для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов отсутствует этап составления проекта и его согласования.

Согласование документа с должностными лицами других организаций называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профкомами, советами трудовых коллективов).

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования», который включает в себя следующие элементы:

Слово «СОГЛАСОВАНО»,

Наименование должности лица, с которым согласовывается документа (включая наименование учреждения),

Личная подпись,

Ее расшифорвка,

Дата согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО», следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности.

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

Визы – это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «виза» не входит в состав реквизита. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или СП, имеющих право подписания соответствующих документов. Прежде, чем представить проект на подпись, исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется не подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

В состав реквизита «подпись» входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ;

Личная подпись,

Расшифровка личной подписи. Между инициалами и фамилией пробел не делается.

Проект документа представляется на подпись соответствующему лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен (при необходимости). При подписании исходящих документов подписывается только первый экз. документа, в организации остаются заверенные копии. Если подписывается распорядительные документы, то допускается подписание только первых экз., а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экз. документов. В подписанные документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лиц, подписавших документ, не допускается. Некоторые виды документов подлежат утверждению руководством организации или вышестоящей организации. Как правило, это акты и некоторые виды протоколов. В организации должен быть разработан перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень таких документов дан в Инструкции по делопроизводству. Утверждение производится посредством реквизита «Гриф утверждения».

Реквизит «Гриф утверждения» располагают в правом верхнем углу над текстом то 5 ТАВ 100 мм от левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом. Документ считается исполненным, если все поставленные в нем вопросы решены. На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен. Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело. Реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа» на бланке для писем оформляют на месте реквизита «Место составления или издания». В нем указываются номер и дата документа, на который дается ответ. На исходящих документах оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Данный реквизит оформляется на нижнем поле в нижнем левом углу.

Есть три варианта оформления данного реквизита.

1. Если документ не требует ответа:

В дело № 0-0

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

2. Если ответ дан по телефону

В дело 0-0

Дан ответ по телефону

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

3. Если документ требует ответа

В дело 0-0

Дан ответ. Исх. № 0-0/000 от 00.00.0000

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

Срок исполнения документов – дата, до (к) которой, или период времени, в течение которого документ должен быть исполнен.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа. Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.