0 Индекс структурного подразделения Номер дела по нд Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации 3-18/248

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по НД, в котором будет храниться копия исходящего документа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в СДОУ для регистрации. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по НД

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Например:

512/1 – 29

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года, независимо оттого, каким СП подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Такой регистрационный индекс характерен для распорядительных документов (приказы, постановления, решения, указания, распоряжения), а также актов, протоколов.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является ли документ ответным или инициативным. Исходящие письма-ответы рекомендуется регистрировать в тех же карточках, что и письма-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о письме-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства, на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы. Однако, в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по НД и порядкового регистрационного номера исходящего документа.

В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) «отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «в дело» с добавлением индекса дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экз. РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экз. РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывается составитель на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.