16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические

ФУНКЦИИ СДОУ

Организационные

Методические

Контрольные

Технологические

1. Подготовка к докладу руководству поступающих документов

2. Организация своевременного рассмотрения документов

3. Регулирование хода испол-нения документов, прохож-дения и исполнения доку-ментов в установленный срок

4. Организация хранения доку-ментов в структурных подразделениях

5. Организация работы архива

6. Повышение квалификации работников делопроизводствен-ной службы

7. Организация рабочих мест работников делопроизвод-ственной службы

8. Организация делопроизводства по обраще-ниям граждан

9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами

1. Разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству

2. Проведение экспертизы науч-ной и практической ценности документов

3. Проведение совещаний и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы

1. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов)

2. Контроль за сроками испол-нения документов

3. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив

4. Организация контроля за работой с документами в струк-турных подразделениях

5. обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам

6. Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации

1. Осуществление экспе-диционной обработки входящих документов

2. Регистрация входящих и внутренних документов

3. Ведение информационно-справо-чной работы по доку-ментам организации

4. Набор текста на компь-ютере, копирование, тиражирование и оперативное размножение документов

5. Разработка и проектирование бланков документов

6. Подготовка документов к отправке

17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:

прямоточности,

непрерывности,

ритмичности,

параллельности,

пропорциональности.

Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы перемещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию (приложение 2,3,4). Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

Необходимо учитывать также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

Принцип непрерывности заключается непрерывной подаче документов на тот уровень, гед по ним принимается решение. Для исполнения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

Этот принцип предполагает равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.

Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

Одним из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного перемещения документа содержащуюся в нем информацию передают по телефону или другими средствами связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению.

Структура и функции предприятия, формы и методы управленческой деятельности оказывают значительное влияние на документооборот.