12 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе коллегиальности
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республики Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министерств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.
В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:
- Государственный герб (эмблема или товарный знак);
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата;
- индекс документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок;
- текст;
- визы;
- подпись.
Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назначении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительных, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания документа, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Зачастую в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа, принятого на основе коллегиальности, излагается от третьего лица ед. ч.
После распорядительного слова с новой строки, от 1-го положения табулятора оформляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).
Как правило, распорядительная часть текста делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого положения табулятора и строится по схеме:
Исполнитель (должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат. падеже) – действие – срок исполнения.
1. Начальнику отдела кадров ОДО «Прамень» Иванову И.И. составить график отпусков сотрудников.
Срок исполнения – 01.02.2007.
Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.
Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. В РБ постановления издаются Советом министров, палатами Национального собрания РБ, министерствами, ведомствами, президиумами судов другими органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями).
Постановления оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004, юридическими основаниями для их издания могут быть законы РБ и др. нормативно-правовые акты или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарат управления (в том случае, если постановления издаются оп инициативе организации).
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов распоряжения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа ПАСТАНОВА и ПОСТАНОВЛЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: перед которым указывается наименование коллегиального органа.
Распорядительная часть строится по пунктам, в каждом из которых указано поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило, организационные. Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в тексте, в том пункте, в котором утверждается документ, сразу же после пункта.
Подписывается постановление органа законодательной и исполнительной власти руководителем коллегиального органа. Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи – руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Дата постановления будет является дата заседания коллегиального органа.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов решения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа РАШЭННЕ и РЕШЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом РЕШИЛ: (РЕШИЛИ:, РЕШИЛА:), перед которым указывается наименование коллегиального органа.
При необходимости решение визируется руководителем подразделения, готовившего проект решения, юрисконстультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.
Решение подписывается руководителем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Номером решения будет порядковый номер с начала делопроизводственного года, а датой – дата заседания коллегиального органа.
Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.) издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
Решениями также оформляются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более организациями, издающими различные виды распорядительных документов.
Оформляются совместные решения на чистом листе бумаги. В заголовочной части указываются наименования всех организаций, издающих данный документ.
Номер решения порядковый с начала делопроизводственного года, номера организаций отделяются косой чертой: 35/98/40.
Датой совместного документа будет дата заседания.
Текст совместного решения излагается от первого лица мн. числа.
Подписи располагаются на одном уровне, ниже текста под названием организации.