11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Оформляется приказ по основной деятельности на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как продольным, так и угловым вариантом. Организации, не имеющие права использовать на своих бланках изображение Госгерба РБ, могут выбирать язык для оформления реквизитов (русск. Или бел.), а также вариант расположения реквизитов (угловой или продольный). На гербовых бланках приказы по основной деятельности обязаны оформляться на двух языках продольным вариантом расположения реквизитов.
Кроме реквизитов бланка, при подготовке приказа используются следующие реквизиты:
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назначении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительным, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Текст приказа излагается от первого лица ед. ч.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания документа, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие.
После распорядительного слова с новой строки, от 1-го положения табулятора оформляется текст постановляющей части.
Как правило, распорядительная часть текста делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого положения табулятора и строится по схеме:
Исполнитель (должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат. падеже) – действие – срок исполнения.
1. Начальнику отдела кадров ОДО «Прамень» Иванову И.И. составить график отпусков сотрудников.
Срок исполнения – 01.02.2007.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
Последним пунктом в приказах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на ... .
Приказы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.
Проекты приказов визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательном порядке проект приказа согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта приказа ли отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:
Юрисконсульт
Подпись А.Е.Байкулов
18.11.2007 Замечания прилагаются.
Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.
Подписывается приказ руководителем и в день подписания регистрируется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.
Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
Вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.
Действует до отмены его или до истечения срока действия, указанного в тексте.
Руководитель может делегировать своим заместителям право издавать приказ по определенным вопросам.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Данное определение значительно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций, так как руководители организаций, действующие на принципах единоначалия, для решения вопросов основной деятельности издают приказы, а коллегиальные органы принимают постановления и решения.
Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах, либо делегироваться путем издания руководителем распорядительного документа.
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов распоряжения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа РСПАРАДЖЭННЕ и РАСПОРЯЖЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Текст приказа излагается от первого лица ед. ч.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания документа, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Распорядительная часть начинается распорядительным словом ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Распорядительное слово может отсутствовать.
Проекты распоряжений визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательном порядке проект распоряжения согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта распоряжения ли отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:
Юрисконсульт
Подпись А.Е.Байкулов
18.11.2007 Замечания прилагаются.
Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.
Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.
Подписывается распоряжение руководителем и в день подписания регистрируется. Дата в распоряжении проставляется лицом, его подписавшим.
Дата в распоряжении оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года. Номер может быть дополнен буквенными (или цифровыми обозначениями).
Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.
Издается единолично руководителем организации.
Оформляются на общем бланке формата А4 или специальном бланке для указаний.
В состав реквизитов распоряжения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа УКАЗАННЕ и УКАЗАНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания документа, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Распорядительная часть текста указания начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Проекты указания визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательном порядке проект указания согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта указания или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:
Юрисконсульт
Подпись А.Е.Байкулов
18.11.2007 Замечания прилагаются.
Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту указания.
Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.
Подписывается указание руководителем и в день подписания регистрируется. Дата в указании проставляется лицом, его подписавшим.
Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
Вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.