15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личное дело работника.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа («ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА»).

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из 4-х пунктов, то в текст выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункта. Нумерация этих пунктов сохраняется такой же, как она была в подлиннике при этом констатирующая часть в выписке воспроизводится, как правило, полностью.

Соответствие выписки оригиналу подтверждается путем оформления реквизита «отметка о заверении копии».

«Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется от 0-го положения табулятора с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи, даты.

Верно

Начальник отдела кадров подпись А.Н.Петров

15.05.2007

Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче на руки частному лицу заверительную отметку заверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего копию, и его личной подписи.

Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел»,«Канцелярия» и др.) или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется. Например:

печать

Директор предприятия В.Н.Хомуцкий

При пересылке копии документа в другие организации или передаче на руки частному лицу заверительную подпись заверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего копию, и его личной подписи.

Отпуск – это копия исходящего документа, которая остается в деле организации-автора. На копиях исходящих документов реквизиты бланка не воcпроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов дату заверения, должность и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию, можно не указывать.

Верно

Подпись А. Н. Евсеенко