23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Проверка правильности оформления и комплектность отправления. Документ, отправляемый из организации, должен быть зарегистрирован и иметь регистрационный номер и дату. Документ обязательно должен иметь реквизиты «Подпись», «Заголовок», если он оформлен на формате А4.
Проверка правильности адресования. При адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. В случае адресования постоянному корреспонденту на документе указывается только название организации, т.к. адрес корреспондента имеется в экспедиции.
Проверка комплектности отправления. В ходе данной операции проверяется наличие всех листов документа и необходимого количества экземпляров и листов приложения. Данная операция проводится в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением технических средств (факсом или e-mail). Неправильно оформленные или некомплектные документы возвращаются исполнителям.
Сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. В случае отправления постоянным корреспондентам документы сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.
Адресование конвертов, т.е. надписание на конвертах адресов. Данная операция осуществляется до вкладывания документов в конверт. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее подготовленные конверты с нанесенными на них адресами. Это можно сделать с помощью средств оргтехники или типографским способом. При отправлении документов разовым корреспондентам целесообразно использовать конверты с прозрачным окном. Их можно использовать и для постоянных корреспондентов, но на самом документе в данном случае должен всегда указываться полный адрес постоянного корреспондента.
Фальцевание (складывание) документов. Особо важные документы, документы, направляемые в высшие органы власти и управления не фальцуют и отправляют их в конвертах соответствующего формата.
Конвертирование (вкладка отправления в конверт).
Заклеивание конвертов. Производится либо ручным способом, либо при помощи средств оргтехники. Также используются и самоклеящиеся конверты.
Взвешивание корреспонденции. Осуществляется при помощи почтовых весов для определения стоимости отправления.
Проставление стоимости отправления, даты отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.
Составление описи на заказную корреспонденцию.
Доставка корреспонденции в почтовое отделение. Все документы, доставляемые в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в тот же день или не позднее следующего дня.

Оформление исходящих документов по всем вида отправлений и их сдача в почтовое отделение связи должно осуществляться в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Отправка ЭД на машинных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Вся сопроводительная документация к ЭД проходит все операции обработки отправляемых документов как и документы на бумажных носителях.

В связи с прогрессом средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) кол-во документов, отправляемых почтой, сокращается. Все большее развитие получают компьютерные сети и программы электронной почта. Использование электронной почты сокращает время доставки, исключает утерю информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от места их расположения.

Но существует проблема наличия программы «электронной цифровой подписи». При помощи данной программы вопрос достоверности подписи на документе.

Системы электронной почты бывают двух типов:

Глобальные;

Ведомственные.

При подключении к глобальной службе электронной почты пользователь подключается к уже существующей сети передачи данных. Данная сеть охватывает большие территории, оснащены мощным оборудованием. Кроме того, данная сеть позволяет пользователю обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.

Ведомственные системы электронной почты создаются для обеспечения внутреннего документооборота. Это эффективно при наличии большого количества филиалов.

Ведомственная электронная почта состоит из нескольких ПК, объединенных в локальную сеть. Наиболее мощный компьютер выполняет управленческую функцию и называется сервером. Другие ПК называют рабочие станции. При этом внутри сети каждый пользователь имеет доступ к информационным ресурсам и периферийным устройствам.

Для ускорения процесса обработкой отправляемой корреспонденции используются различные технические средства:

сортировальные устройства;

фальцевальная машина;

конвертозаклеиватель;

факс;

ПК.

Технологическая схема обработки отправляемой корреспонденции

Возврат исполнителю