2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам

1. Классификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.

По способу фиксации информации (технике воспроизведения) документы делятся на:

письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.

По содержанию документы подразделяются на: организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.

По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы классифицируют на: внутренние и внешние.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на: общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:

постоянного срока хранения;

временного срока хранения свыше 10 лет;

временного срока хранения до 10 лет.

По форме документы делятся на:

определенной формы;

произвольной формы.

По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.

По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.

По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.

По видам деятельности документы делятся на: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

По степени обязательности различают директивные и информативные. Директивные документы – это документы, которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.