18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции

1. В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

Специальное подразделение СДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

Работник СДОУ , например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре СДОУ нет экспедиции);

Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).

Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

организовать работу с применением различных средств оргтехники;

обеспечить своевременную, в день поступления, обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;

проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.

Работники экспедиции привозят корреспонденцию из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступившей корреспонденции должна быть завершена в первой половине дня, поскольку во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки адресату. Для эффективной работы в экспедиции должен быть разработан четкий план работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работу. Поскольку работа экспедиции является работой технического характера, то ее можно механизировать и автоматизировать. При обработке поступающей корреспонденции выполняются операции:

• Проверка правильности доставки корреспонденции и целостности упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

• Сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. В случае наличия на конверте или бандероли отметки «лично», адресования корреспонденции общественным организациям, наличия в поступлении документов на машинных носителях корреспонденция не вскрывается. На конверте проставляется отметка о получении, затем она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) вскрывается. Если объем документооборота большой, то используются конвертовскрывающие машины.

• Определение необходимости сохранения упаковки. Это происходит в случаях:

• Если получена доплатная корреспонденция;

• Если на документах нет обратного адреса;

• Если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;

• Если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почовых штемпелях;

• Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов.

• Проверка целостности и правильности вложения каждой упаковки. После вскрытия уделяется особое внимание корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. На данном этапе проверяется комплексность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, кол-во страниц, налачие приложений, проверяется дата документа, ее соответствие текущей дате. Провераяется также правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, которые подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостаки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству СДОУ.

После вышеперечисленных операций производится фиксация факта получения корреспонденции. Она производится путем проставления на документе «Отметки о поступлении». Реквизит «Отметка о поступлении» оформляется в виде штампа, размеры которого 16мм x 42 мм. «Отметка о поступлении» содержит следующую информацию: Полное (сокращенное) наименование организации-получателя, дата регистрации и индекс документа. Проставляется регистрационный штамп на нижнем поле в правом углу первого листа документа. На невскрываемой корреспонденции штамп проставляется на самом конверте. Порядковый номер на штампе может использоваться одновременно и для количественного учета документов и как составная часть индекса документа (остальные части добавляются после исполнения документа). Следует отметить, что проставление данного штампа не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы для учета документооборота и фиксации факта получения.

После фиксации факта получения документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Различаются документы, регистрируемые СДОУ и другими подразделениями организации. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации СДОУ. Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных СП. Так, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, печатные издания – в библиотеке, наряды, заявки, разнарядки – технических отделах или службах материально-технического обеспечения. При составлении перечня нерегистрируемых документов используются два метода: выявление документов, не требующих ответа и выявление видов документов, регистрируемых в СП. Т.о. в перечень включаются только те документы, которые нуждаются в учете. По этим документам СДОУ справок не наводит, как правило, это специальная документация. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного СП. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо СП, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в СДОУ, как и документы, адресованные руководителю или его заместителям. На завершающем этапе организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители СП в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы в экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.