7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.).

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и/или служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).

Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внутренние справки не выходят за пределы организации. Оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.)

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):

Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Заголовок справки должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного.

В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.

Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».

При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);

• полное и сокращенное наименовании организации;

• название вида документа (СПРАВКА);

• дата;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• визы согласования и ознакомления;

• отметка об исполнении и направлении документа в дело;

• подпись (подписи)

При необходимости справка может заверяться печатью.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат». Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:

Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (например, письма).

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.

Справка личного характера содержит следующие реквизиты:

• наименование организации,

• Название вида документа (СПРАВКА),

• дата;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• текст;

• подпись (подписи)

• печать.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланк.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью.

печать

Директор института подпись В.В. Федоров

Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач

Личная справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Наименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.

Регистрируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.