Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Курс лекций часть1 бухучет.doc
Скачиваний:
23
Добавлен:
28.04.2019
Размер:
778.75 Кб
Скачать

Раздел 6 Документация

6.1 Организация первичного наблюдения и документация

Первичное наблюдение – основа формирования хозяйственного учета. Оно охватывает:

- оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;

- однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;

- совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;

- способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России по согласованию с Минфином России, Министерством экономики. Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.

Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.).

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация – способ оформления имущества и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, последующего и текущего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а так же путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать: наименование отчетов или первичных документов; время составления; лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах; сроки и ответственного за предоставление документа в бухгалтерию; лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве. Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и к всяким злоупотреблениям. В качестве примера рассмотрим график документооборота кассового ордера (рисунок 3).

Рисунок 3 – График документооборота расходного кассового ордера (РКО)