Оповещение о прибытии почты

Средства оповещения позволяют пользователю узнать о прибытии новой почты. Существуют различные способы оповещения: от выдачи сообщения New Mail (Новая почта), появляющегося в нижней части экрана, до появления пиктограммы почтового ящика с последующим возникновением на экране окна электронной почты с полным текстом сообщения или даже с речевым сообщением: «Вы получили новую почту!»

Применяется три вида оповещения (в зависимости от используемого программного обеспечения):

• при подключении к системе — пользователь извещается о прибытии новой почты каждый раз при входе в сеть;

• по запросу — пользователь выдает команду для проверки наличия новой почты;

• непосредственное — пользователь извещается в момент поступления новой почты в его почтовый ящик.

Оптимально, если программное обеспечение электронной почты поддерживает все три метода оповещения.

Подготовка текста сообщения

Подготовка текста сообщения электронной почты должна быть так же проста, как и любого другого письма. Многие пакеты электронной почты имеют хорошие многофункциональные текстовые редакторы, позволяющие легко подготавливать текст. Текстовый редактор предоставляет такие возможности, как перемещение по тексту с помощью мыши или клавиш управления курсором, выделение текста, вырезка и вставка текста, установка полей и табуляции. Должны иметься средства контекстного поиска и замены текстовых фрагментов.

К дополнительным относятся следующие возможности:

• выделение текста полужирным, курсивом или подчеркиванием;

• выбор шрифта, его размера и цвета;

• работа с составными документами, включая текст, графические изображения, электронные таблицы, информацию из баз данных, речь или музыку. При работе с сообщениями, содержащими элементы мультимедиа, необходимо использование интерфейсов WYSIWYG, чтобы увидеть сообщение именно в том виде, в каком его получит адресат;

• просмотр исходного сообщения при подготовке ответа, включая возможность извлечения из него фрагментов и вставки их в редактируемое сообщение;

• проверка правописания и грамматики, полезная для деловой корреспонденции, когда профессионализм и точность являются определяющими.

Адресация сообщений

Существует несколько основных возможностей адресации:

• Множественная рассылка копий (carbon copy). Сообщение посылается более чем одному адресату, используя один список рассылки. Например, вы посылаете отчет о перспективах развития президенту компании и копии всем вице-президентам. В каждом письме в верхней части сообщения обычно находится поле сс:label, где перечисляются получатели сообщения.

• Множественная рассылка копий без указания списка адресатов (blind-carbon copy). То же самое, что и в предыдущем случае, за исключением отсутствия списка в поле cc:label.

• Список получателей. Полный список рассылки, включая адресатов множественной рассылки копий, множественной рассылки копий без указания списка адресатов и других списков. Например, некоторые пакеты электронной почты позволяют написать письмо и послать его несколькими нажатиями клавиш вашему секретарю, всему отделу маркетинга, президенту, людям, работающим вместе с вами над каким-либо проектом.

• Адресная книга. Список людей, которым вы обычно посылаете почту. В некоторых пакетах электронной почты вы вводите только несколько первых символов имени адресата сообщения, после чего появляется полное имя адресата.

• Маршрутизация. Используя маршрутизацию, вы посылаете электрон­ную почту списку адресатов так, что она будет последовательно перемещаться от одного лица к другому. Например, менеджер по продажам посылает контракт сначала в юридический отдел (где контракт редактируется или комментируется), далее клиенту и, наконец, в отдел продаж для окончательного утверждения.

Обычно сообщения посылаются отдельному адресату, нескольким лицам по списку рассылки, на электронную доску объявлений или в общую папку сообщений — где любой человек, имеющий соответствующие права доступа, может их прочитать.