Списки рассылки

Списки рассылки содержат наборы имен, объединенных под одним заголовком и рассматриваются, как один адрес электронной почты. Это позволяет, например, послать короткую записку всем сотрудникам отдела мар­кетинга, указав при адресации сообщения лишь одно слово «Маркетинг».

Некоторые пакеты позволяют системному администратору создавать встроенные в систему общие списки рассылки. Это удобно для объединения адресатов в группы при рассылке почты всем сотрудникам подразделения или организации. Отдельные списки рассылки могут быть секретными или доступными лишь определенной группе людей. Пользователи могут созда­вать свои собственные списки рассылки, позволяющие осуществлять мас­совую рассылку писем простыми средствами. Такие списки легко редак­тировать, их можно импортировать из других программных приложений, таких как базы данных или другие системы электронной почты.

Списки рассылки имеют еще одно применение: они удобны, когда люди объединяются по интересам, причем каждый список соответствует определенной теме или вопросу. Некоторые системы электронной почты позволяют подписываться на общедоступные списки рассылки. Например, если кто-то интересуется реактивными двигателями, то он выбирает список рассылки «Ракетное топливо». Любое сообщение или вопрос, которые он пошлет по этому списку, будет получен всеми лицами, указанными в списке. Любой ответ, посланный по этому списку, автоматически окажется в его почтовом ящике. Таким образом, электронная почта выполняет функции доски объявлений.

Полномочия

В ряде случаев программное обеспечение электронной почты позволяет устанавливать полномочия. Это означает, что вы предоставляете кому-либо, например, коллеге или помощнику временный доступ к своему почтовому ящику. В зависимости от задаваемых параметров этому лицу предоставляются различные возможности по обработке ваших почтовых сообщений.

Иногда таким лицам не разрешается читать вашу почту, они только сохраняют или переадресуют ее. Почта может классифицироваться как личная, недоступная для просмотра другими лицами, даже обладающими полномочиями.

Передача полномочий особенно полезна, когда вы временно отсутствуете на своём рабочем месте.

Обеспечение безопасности

Имеется много возможностей защиты информации. Можно потребовать, чтобы пользователь набирал пароль каждый раз при посылке, чтении и сохранении сообщения. Большинство сетей располагает собственными средствами защиты, требуя набора пароля при каждом подключении к системе, Однако многие сети не настолько защищены, чтобы предотвратить утечку важной информации электронной почты. Например, возможны случаи прослушивания телефонных линий и линий передачи данных. Возможно несанкционированное проникновение в сеть, или сотрудник, нарушая свой служебный долг, читает не предназначенную для него информацию. Возможен ряд дополнительных средств безопасности, например:

• При работе с удаленными пользователями дополнительный уровень за­щиты обеспечивает обратный дозвон. Если кто-то пытается подклю­читься к вашей сети, то программное обеспечение автоматически запрашивает телефонный номер лица, выдавшего запрос, и перезванивает ему. Таким образом, контролируются обращения и предотвращаются возможные нарушения защиты. Телефонные номера удаленных пользователей, которым разрешена работа в сети, помещаются в базу данных, Например, XYZ обращается к сети, получает подтверждение, и сеть перезванивает ему. Даже если хакер знает правильный пароль, для достижения успеха ему надо входить в сеть с телефонного аппарата XYZ.

• Зашифровывание информации — это средство, защищающее ваши со­общения таким образом, что только люди, знающие ключ, могут прочитать их. Ключ может формироваться автоматически программным обеспечением электронной почты или специальными аппаратно-про­граммными комплексами. Способы зашифровывания сообщений различаются в разных системах электронной почты. Сообщения зашифровываются перед отправкой и расшифровываются после получения. Это защищает от прослушивания каналов связи. Сообщения могут сохра­няться и архивироваться в зашифрованном виде.

Базовые методы зашифровывания, используемые в программах электронной почты, защищают от любопытных, но не спасают от опытного хакера. Однако наиболее совершенные системы электронной почты применяют устойчивые средства зашифровывания, для расшифровки которых требуются суперкомпьютеры и тысячи часов работы .