Чтение почты

Процесс чтения электронной почты должен быть простым и понятным. Некоторые пакеты позволяют «прокручивать» в окне текст сообщения, другие отображают сообщение страница за страницей. Лучшие системы электронной почты позволяют просматривать несколько сообщений одновременно.

Во многих пакетах имеется ящик входящей почты (Inbox или In-basket). Это легкодоступная область, где хранятся все новые сообщения электронной почты. Ящики входящей почты особенно полезны для работы в автономном режиме (offline). После того как вы подсоединяетесь к службе электронной почты, вся новая почта помещается в ящик входящей почты, и вы отклю­чаетесь от системы. После этого почта просматривается в удобное для вас время без затрат на использование каналов связи в автономном режиме.

При работе с ящиками входящей почты имеется и ряд других возмож­ностей. Некоторые пакеты электронной почты позволяют просматривать присоединенные текстовые файлы. Можно просматривать некоторые типы графических изображений и прослушивать звуковые сообщения. Иногда оп­ределяется тип присоединенного файла и вызывается программное обеспе­чение, необходимое для его отображения.

При работе с ящиком входящей почты можно сортировать сообщения. Обычно сообщения сортируются по следующим признакам:

• дата доставки;

• дата отправления;

• приоритет;

• имя автора сообщения;

• размер;

• тема сообщения.

Некоторые пакеты электронной почты позволяют осуществлять контекст­ный поиск сообщений в ящике входящей почты или в других папках по заданному критерию. Если, например, вас интересуют последние результаты в области маркетинга, то в новой почте ищутся все письма, содержащие вы­ражение «результаты маркетинга». Все найденные сообщения будут отмечены.

Обработка сообщений: ответ, переадресация, удаление

После прочтения сообщения могут подвергаться различной обработке. Чаще всего для ответа на сообщение нужно щелкнуть клавишей мыши или ввести команду.

Ответ является новым сообщением, причем поля получателя сообщения (автора только что прочитанного вами сообщения) и темы сообщения (темы прочитанного сообщения) заполняются автоматически.

Несложно выполнить и переадресацию сообщения. Хорошее программ­ное обеспечение электронной почты позволяет выбрать получателя сообще­ния из списка имен, добавить короткую заметку, отредактировать первона­чальный текст и присоединить к нему файлы.

Удаление сообщения после его прочтения позволяет экономить память на дисках и поддерживать порядок в вашем почтовом ящике. В некоторых системах электронной почты сообщения удаляются автоматически по исте­чению заданного времени хранения.

Хранение сообщений

В ряде систем электронной почты сохраняются копии каждого послан­ного сообщения. Возможно автоматическое сохранение и каждого получен­ного сообщения.

Средства архивирования позволяют выбрать, какие сообщения следует сохранить, а какие удалить. Архивирование может сопровождаться сжати­ем всех сохраняемых сообщений для уменьшения количества занимаемой ими дисковой памяти.

Многие пакеты позволяют использовать метафору шкафа с папками, распределяя сообщения по папкам. Например, создаются папки «Личные сообщения» и «Результаты маркетинга». Такой шкаф с папками распола­гается либо на файловом сервере (главном компьютере сети), либо на жестком диске вашего компьютера. Некоторые папки общедоступны и аналогичны доскам объявлений. Можно создавать иерархическую структуру папок (папки в папках), удалять их, переименовывать или изменять их содержимое.

Программное обеспечение электронной почты позволяет создать для вас шкаф с папками в собственной базе данных. В некоторых случаях системы электронной почты используют файловую систему операционной системы, где для каждой папки создается свой каталог. Это позволяет обращаться к сообщениям из других прикладных программ.

Пакеты электронной почты с расширенными возможностями позволяют хранить связанные сообщения. Последовательность сообщений запоминается в формате, имитирующем диалог. Если, например, клиент обратился к вам два месяца назад, то можно просмотреть всю переписку с ним, включая его первое письмо, ваш ответ, его ответ на ваш ответ и так далее.

После сохранения сообщения могут быть отсортированы и (или) найдены по набору признаков. Сообщения выбираются в зависимости от имени от­правителя, темы, даты, времени отправления сообщения, определенного ключевого слова или же осуществляется контекстный поиск по тексту всех сообщений для нахождения определенного слова или фразы.